H.U.T. Hotelreservierungs- und Tagungsmanagement GmbH aus Köln

Das Team erfahrener Event-Manager:innen der H.U.T. Hotelreservierungs- und Tagungsmanagement GmbH aus Köln sorgt dafür, dass Kongresse, Messen, Tagungen und Events perfekt geplant, organisiert und realisiert werden.

Bei ihr sind alle Kunden mit ihren Eventplänen gut aufgehoben, ganz gleich, ob es sich dabei um einen VIP-Event für fünf Gäste oder um einen Kongress mit Hunderten von Besuchern:innen handelt.

Horst L. Bauer, Geschäftsführer der Gesellschaft, erklärt: „Wir organisieren jährlich eine Vielzahl an Veranstaltungen auf höchstem Niveau. Daher liegen die Maßstäbe, an denen sich unsere Arbeit orientiert, auch entsprechend hoch. Denn ob das Investment in eine Veranstaltung, Messe oder Tagung erfolgreich ist, hängt nicht zuletzt von deren Planung und Umsetzung ab – und das ist unser Part.“

Dabei sind besonders bei Veranstaltungen mit vielen Besuchern:innen die Zutrittspunkte ein physisches Nadelöhr. Um unnötige Wartezeiten zu vermeiden, ist es wichtig, an diesen neuralgischen Punkten zuverlässig und schnell arbeitende IT-Systeme im Einsatz zu haben. Bauer betont: „Am Einlass von beispielsweise Messen ist es zu den Stoßzeiten immer voll, denn die Besucher:innen müssen dort stets etwas warten, weil vor ihrem Eintritt erst die individuellen Tickets beziehungsweise Besucherausweise gedruckt und ausgehändigt werden. Hier zählt im wahrsten Sinne des Wortes jede Sekunde und der Ausfall eines Ticketdruckers kann für viel Unmut sorgen.“

Um diesem potenziellen Risiko entgegenzuwirken, hat die H.U.T. zur Produktion der Eintrittskarten und Besucherausweise ihrer Events und Messen insgesamt fünf Epson ColorWorks C4000e angeschafft. Die ColorWorks wurden zur raschen Herstellung von schnelltrocknenden, wisch- und wasserbeständigen Farbetiketten entwickelt und sie drucken auf die Etiketten im Handumdrehen individuelle Informationen wie Name und Firma. Dabei verarbeiten sie eine Vielzahl an Oberflächen und Formaten. Großer Wert wurde dabei auch auf die Zuverlässigkeit und die einfache Handhabung der Geräte gelegt, sodass der Austausch des Papiers oder der Tintenpatrone sehr schnell von der Hand geht.

Bauer erklärt: „Wir nutzen für den Druck unserer Besucherausweise mit den ColorWorks ein recycelbares, speziell für diesen Zweck mit Knickperforation und Eurolochung gestanztes Nakagawa-Etikettenpapier, denn diese Kombination funktioniert für uns hervorragend. Das Papier wird bedruckt, vom Träger abgelöst, gefaltet, in ein Schlüsselband eingehängt und dann dem:der Besucher:in ausgehändigt – einfach, schnell, zuverlässig und ohne Probleme.“

Die ColorWorks wurden von der H.U.T. schon in Umgebungen eingesetzt, in denen in kürzester Zeit Tausende von Besucherausweisen gedruckt werden mussten. Neben der Druckgeschwindigkeit von bis zu bis zu 100 mm pro Sekunde ist auch die Qualität der Drucke ein entscheidendes Kriterium, das für die Epson Drucker sprach.

Bauer erklärt: „Jede:r Besucher:in eines Events trägt sein:ihr Ticket stets offen mit sich und die veranstaltenden Unternehmen würden es nicht akzeptieren, wenn die jeweiligen Logos beispielsweise unsauber oder in falschen Farben dargestellt würden oder die Namen der Besucher:innen nach einigen Stunden nicht mehr lesbar wären. Das entspräche zudem in keiner Weise unserem eigenen Anspruch an unsere Arbeit.“

Vor dem Einsatz der Epson ColorWorks setzte die H.U.T. Plastikkarten mit speziell dafür geeigneten Drucksystemen ein. Aus Nachhaltigkeitsgründen und auch aufgrund mangelhafter Druckgeschwindigkeit wurde dann aber auf ein System mit eigener Teilnehmerverwaltung, Code-Scannern sowie den Epson ColorWorks Druckern umgestellt. Das von der H.U.T. entwickelte System ist sehr flexibel, schnell aufgebaut und wird auch rasch in bestehende IT-Systeme eingebunden. „Gesteuert werden die Drucker auf den Events über einen Laptop und eine WLAN-Verbindung oder, falls verfügbar, auch über eine LAN-Verkabelung – abhängig von der jeweiligen Location. Wir sind mit den Epson ColorWorks Druckern sehr zufrieden. Ob Kongress, Messe oder Event: Mit uns und Epson wird es ein Erfolg!“, schließt Bauer.

Weiterführende Informationen Epson ColorWorks

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