Autohaus Cyran GmbH Gronau

Seit fast 60 Jahren verlassen sich BMW-Fahrer im Münsterland auf die Kompetenz des Autohauses Cyran.

Ursprünglich als Zweiradunternehmen gegründet, wurde bereits 1966 der Grundstein für eine erfolgreiche langjährige Kooperation mit der Bayerischen Motoren Werke AG gelegt. Die Namen BMW und Cyran gehören bis heute weit über die Region hinaus zusammen.

Anfang 2020 stellte das Haus seine Druckinfrastruktur auf Epson Business-Inkjet-Drucker um. Das Unternehmen entschied sich dazu, seine alten stromhungrigen Laserdrucker vollständig gegen WorkForce Pro WF-C579R als Arbeitsplatzdrucker für die Abteilungen Vertrieb, Service, Buchhaltung und Back-Office zu tauschen. Zusätzlich steht ein vollausgebauter WorkForce Pro WF-C879R DIN A3+-Kopierer am Empfang des Hauses bereit.

„Bei Druckern, die direkt am Arbeitsplatz stehen, muss man vorsichtig sein wegen der möglichen Emissionen“, erklärt Marika Weyck, Leiterin Verwaltung und Buchhaltung des Hauses. „Bei den Laserdruckern, die wir zuvor genutzt haben, wurden deshalb die Lüftungsöffnungen mit speziellen Filtern versehen – aber wer will das schon haben? Die Epson Inkjets hingegen rufen aufgrund der sauberen Tintentechnologie keine Einwände gegen ihren Einsatz auch direkt am Arbeitsplatz hervor.“

Gedruckt werden im Haus viele kurzseitige Dokumente wie Rechnungen, Aufträge und andere Korrespondenz. Daneben werden im Service ebenfalls spezielle, von BMW vorgegebene Serviceformulare doppelseitig bedruckt. Bei Unfallschäden werden auch Fotografien der Schäden für den Unfallbericht gefordert, deshalb müssen die Geräte über eine gute Druckqualität verfügen. Ihre naturgetreue, kräftige Farbwiedergabe selbst auf Normalpapier ist ein Punkt, der für die Epson WorkForce Pro spricht. Denn auch Fahrzeugbeschreibungen wie etwa die Schilder, welche die Verbrauchswerte der Autos farbig wiedergeben, werden je nach Bedarf auf den WorkForce Pro produziert. Die langlebige, robuste Pigmenttinte der Epson WorkForce Pro sorgt zuverlässig dafür, dass die Schilder selbst bei längerer Sonnenstrahlung, beispielsweise wenn die Fahrzeuge im Freien oder in den großen Sichtfenstern des Hauses stehen, nicht verblassen.

Zusätzlich fallen aber auch längere Dokumente von 20 bis 30 Seiten an, wie für die Leasingverträge von Fahrzeugen, die aus rechtlichen Gründen in voller Länge schriftlich vorliegen müssen. So kommt das Autohaus Cyran monatlich auf etwa 12.000 Drucke, die praktisch alle auf DIN-A4-Normalpapier getätigt werden. Gedruckt wird aus einem von BMW zur Verfügung gestelltes Wirtschaftssystem, das neben der Auftrags- und Bestellabwicklung für Fahrzeuge und Ersatzteile auch die internen Prozesse des Autohauses steuert. Alle Epson WorkForce Systeme sind dabei in ein hausinternes Netzwerk integriert, sodass jeder Mitarbeiter im Prinzip mit jedem Drucker arbeiten kann. „Die Epson WorkForce wurden einfach an unsere Branchensoftware angeschlossen und funktionierten auf Anhieb.“

1:1-Austausch senkt Kosten

Auch die detaillierte Aufstellung der Kosteneinsparungen dank der neuen Druckinfrastruktur trug zu der Entscheidung bei, von Laser auf Tintendrucker umzustellen. Der betreuende Fachhändler berechnete dabei präzise auf Grundlage des Druckaufkommens und der installierten Geräte die zu erwartenden Kosteneinsparungen bei Strom und CO2.

Für jeden der alten, stromhungrigen Laserdrucker gab es ein 1:1-Pendant im Epson Portfolio. „Mit den neuen Druckern sparen wir nicht nur Strom, sondern es gibt an den Arbeitsplätzen sogar noch mehr Platz, da sie kompakter sind“, freut sich Weyck.

Die Bedienung der WorkForce ist sehr einfach. Alle Mitarbeitende bekamen eine kurze Einweisung und schon kannte sich jeder mit den Druckern aus. Das Menü ist sehr verständlich und sämtliche Funktionen sind leicht zu finden. Weyck weiter: „Heute wechseln wir sogar die Consumables selbst aus, weil man bei den Epson WorkForce Pro einfach die leere Patrone rausnimmt und eine neue einsteckt – fertig. Bei den Laserdruckern gab es dabei früher schon mal verschmierte Finger, daher war das sehr unbeliebt.“

Dank der RIPS-Technologie ist ein Tausch der Patronen bei den eingesetzten WorkForce Pro WF-C879R und WF-C579R ohnehin nur selten nötig, da die hochvolumigen Kartuschen für bis zu 86.000 Seiten reichen. Das vermindert die Ausfallzeiten und verbessert die Handhabung weiter.

Scannen für weniger Papier im Unternehmen

Die Drucksysteme waren aber nicht der einzige Grund für den Umstieg auf die Epson WorkForce Pro. Auch die mit den Geräten verfügbaren Scanner werden in steigendem Umfang eingesetzt. Weyck erklärt dazu: „Das Autohaus Cyran möchte in der kommenden Zeit den Papierverbrauch senken und setzt dabei zunehmend auf Prozesse für eine papierlose Verarbeitung von Dokumenten.“

So werden mittlerweile Termine auch von Kundenseite praktisch nur noch via E-Mail-Kommunikation vereinbart. Die für den Termin nötigen Informationen werden dann zwar noch auf dem zugehörigen Servicedokument ausgedruckt, aber der Rest geschieht schon papierlos. Zu diesen Prozessen gehört auch, dass Papierdokumente in digitale Unterlagen verwandelt werden. Dazu werden bei Cyran gerne die Funktionen „Scan-2-Mail“ oder auch „Scan-2-PDF“ eingesetzt, mit denen digitale Unterlagen erstellt und gleichzeitig auch intern und extern verteilt werden.

Weyck ergänzt: „BMW hat auch schon angekündigt, dass in einer seiner nächsten Updates des Wirtschaftssystems papierlose Dokumentenprozesse stärkerer in den Fokus rücken. Aber auch dann werden wir nach wie vor Drucker benötigen und wir sind froh, mit den Epson WorkForce Pro eine zuverlässige, sparsame und auch nachhaltige Druckinfrastruktur gefunden zu haben.“

Das Autohaus Cyran wird ausgerüstet von:

Mersch Büroausstattung GmbH
Westfalenring 116
48485 Neuenkirchen
Tel.: 05973-9348-0
E-Mail: info@buero-mersch.de
Web: www.buero-mersch.de