Å gjøre sosialt distanserte arbeidsplasser trygge og effektive krever at teknologibruken tilpasser seg

På sitt mest grunnleggende er arbeidsplasser og kontorer kommersielle bygninger som gir rom der ansatte kan utføre arbeidet som gir dem lønn. Men hvis vi ser på rollen kontorer spiller, så er de så mye mer enn det. De er et sted der folk føler seg komfortable og trygge for å utføre sine roller etter beste evne, og for de aller fleste er det et aspekt av sosial inkludering og tilhørighet som tilbys på kontoret.

Men med pandemien som fremdeles griper verden, har kontorer måttet tilpasse seg. Mange har forsøkt å holde dem åpne i noen grad og innenfor lokale retningslinjer – noen for å opprettholde kritisk kontinuitet, og i mange andre tilfeller for å støtte den mentale helsen til sine ansatte og aktivere sosial samhandling, alt dette i en redusert og sosialt distansert kapasitet.  For å gjøre dette har HR, anleggsteam og kontorledere over hele verden måttet ta reguleringene for sosial distansering i sine respektive myndigheter og implementere dem i en kontorkontekst.

Og dette har ikke vært enkelt.

Forstyrrelsen sosial distansering har forårsaket for vår vanlige kontoratferd, har vært betydelig. Enkle tiltak vi en gang tok for gitt, som å lage en kaffe eller hente et dokument fra skriveren, er nå mer komplekse og krever overveielse fra de som overvåker kontorsikkerhet og utstyrsbruk.  

Disse bekymringene gjenspeiles av de ansatte. [1]  

Berøringsfri utskriftsteknologi

Heldigvis har teknologien holdt tritt med de raskt skiftende forventningene til samfunnet vårt. I tillegg til dette nye behovet for avstand har teknologien kommet for å hjelpe til med å legge til rette for en ny normal.

En slik utvikling er trykk uten berøring. Siden det moderne kontoret ble født, har skrivere vært en hjørnestein i arbeidsplassen. I mange tilfeller fungerer de som uformelle møtepunkter, omtrent som vannkjøleren, og har vært et sted der folk diskuterer og deler ideer med kolleger.

Men med endrede kontorprotokoller har det å samle seg ved en delt skriver og deretter berøre fellesoverflater for å frigjøre en utskriftsjobb blitt langt fra det ideelle.

Som en del av Epson Print Admin-programvaren gjør berøringsfrie skrivere det mulig for brukerne å utføre en utskriftsjobb uten å ha noen fysisk kontakt med skriveren. Skriveren vil autentisere personen, finne dokumentet i den sikre køen og deretter frigi brukerens dokumenter. Ved å bruke et kort til å frigi en utskriftsjobb gjør det at brukerne kan skrive ut dokumentene sine bare når de fysisk er foran skriveren – noe som reduserer antall utskrifter som ikke blir hentet, og som ytterligere reduserer berøringspunktene som opprettes ved å måtte søke gjennom forkastede utskrifter for å finne ens egen utskrift. Konfidensiell informasjon forblir sikker, kostnadene reduseres og organisasjonen forblir i samsvar.

Som ofte med den beste teknologien kan den tilpasses når behovet oppstår. Denne berøringsløse løsningen ble først utviklet for å hjelpe ansatte med synshemminger, og kan nå brukes for å hjelpe til med å løse bekymringene og kravene i den pågående pandemien. Men det er denne typen teknologi som vil hjelpe oss med å fortsette å være produktive og arbeide trygt på delte steder. Og hvis alle kan være fornuftige og sosialt distansere seg, kan tilfeldige samtaler og idédeling fortsatt finne sted rundt (eller i det minste nær) skriveren.