Epson verlicht de administratie van de vrachtwagenchauffeur onderweg

Het kantoor op de weg. Zo kan je een moderne vrachtwagencabine het best omschrijven. Om te voldoen aan de eisen van de klanten (just-in-time delivery), om het overzicht te bewaren in de administratie en om de routes te optimaliseren vertrouwen transporteurs steeds vaker op digitalisering. Specialist Trimble Transport & Logistics doet een beroep op de scanners van Epson om het proces nog efficiënter te maken.
 
Trimble Transport & Logistics biedt aan transporteurs innovatieve oplossingen die het transport op de weg veilig, kostenefficiënt en duurzaam maken. Het hoofdkwartier bevindt zich in Ieper. In Leuven zijn ontwikkelaars dagelijks bezig met R&D. “De basis van onze oplossing is een boordcomputer met daarrond een softwareplatform dat kan dienen voor de planning en administratie. De data worden bijvoorbeeld gebruikt voor de berekening van het loon. Ook het verbruik van de vrachtwagen en de rijstijl van de chauffeur zijn data die de boordcomputer kan doorsturen”, vertelt Filip Camerlynck, Project Manager bij Trimble Transport & Logistics. Meer dan 1.200 transporteurs in Europa hebben samen in totaal ongeveer 90.000 Trimble boordcomputers. Van kleine kmo’s met een vijftal vrachtwagens tot grote multinationals met honderden vrachtwagens.

De transportsector staat onder druk. Enerzijds is er veel concurrentie (vaak uit landen met lagere loonkost), anderzijds is er druk van de klant om just-in-time te leveren zodat hij zijn logistieke kosten zo laag mogelijk kan houden. Dit impliceert dat de efficiëntie in de planning beter moet. Een betrouwbare track & trace oplossing is hierbij onontbeerlijk.
 
Een bijkomende uitdaging is om het administratief proces te verlichten en te automatiseren. Pas als de vrachtbrief op kantoor komt, kan de transporteur starten met de facturatie. Terwijl de transporteur alle kosten op voorhand al gemaakt heeft: aankoop/leasing van de vrachtwagen, de brandstof en het loon van de vrachtwagenbestuurder. Door te automatiseren en zo de vrachtbrief sneller op kantoor te krijgen, kan de transporteur sneller facturen versturen en verbetert hij zijn cashflow.

Trimble stelde een aantal criteria voorop: prijs, compatibiliteit met besturingssysteem Linux (omdat de boordcomputers daarop draaien) en bedrijfszekerheid. “De scanner wordt in de cabine gemonteerd. Je mag niet vergeten dat elke cabine verschillend is en je constant trilling hebt van een voertuig in beweging. Bovendien kan de temperatuur op het dashboard in de zomer oplopen tot 50°C en in de winter kan het bijvoorbeeld -20°C zijn. In al deze omstandigheden moet de scanner blijven werken”, verduidelijkt Brecht Vercaempst, Quality Manager Trimble Transport & Logistics. 

Een bijkomende uitdaging is dat de vrachtbrief (CMR) op doorslagpapier is. Het laatste exemplaar is het belangrijkste (want dat omvat alle handtekeningen) maar is ook het minst leesbare. De scanner moet dus een goede contrastratio hebben.
 
Uiteindelijk is om bovenstaande redenen gekozen voor de Workforce DS-30 mobiele scanners van Epson. 

Begin 2018 ging Trimble Transport & Logistics met de Epson-scanners aan de slag. Ondertussen zijn er al zo’n 2.500 geïnstalleerd. Filip Camerlynck: “Veelal wordt de scanner geïnstalleerd bij klanten waarvan de chauffeurs verre afstanden afleggen en langere tijd in het buitenland verblijven, of waarvan de lading zeer kostbaar is (smartphones, luxewagens …). Door de vrachtbrief (CMR) bij ontvangst in te scannen en automatisch door te sturen naar het kantoor, heeft de chauffeur al wat minder verantwoordelijkheid.”
 
Trimble monteert de Epson Workforce DS30 met degelijke en handige velcrostrips in de cabine. Brecht Vercaempst: “De velcro hecht goed, is niet onderhevig aan de invloed van luchtvochtigheid, UV-licht of warmte en kan ook een kleine kromming van het dashboard overbruggen.”
 
Dat de Epson Workforce DS30 compact is, is een groot pluspunt. De chauffeur kan de scanner gemakkelijk opbergen in het handschoenkastje van zijn cabine. “Voor ons is ook de status-led interessant. Zo kunnen we vanop afstand toch weten of het toestel nog goed werkt,” aldus Brecht Vercaempst. “Niet dat dit vaak gebeurt, want de RMA-rate ligt zeer laag.”
 
Het voordeel voor chauffeurs is dat ze de vrachtbrief onmiddellijk kunnen scannen en daarna kunnen doorrijden. Ook bij een langere rit met meerdere stops is de kans kleiner dat de chauffeur de vrachtbrief verliest. Er is altijd een digitale kopie op kantoor. Voor de transporteur is het grote voordeel dat alle documenten op elk moment beschikbaar zijn, zodat hij verzekeringstechnisch steeds in orde is.