Hybride randapparatuur voor een hybride wereld

Het arbeidsproces heeft een enorme transformatie ondergaan in de richting van hybride modellen, maar wat veel mensen zich niet realiseren, is dat al die veranderingen steeds sneller gaan. Volgens Gartner gaat alles steeds sneller. Schattingen suggereren dat eind 2023 al 39% van de wereldwijde kenniswerkers betrokken zal zijn bij een hybride regeling. In 2022 was dat nog 37% ⁱ.

Deze aardverschuiving heeft onze manier van werken helemaal opnieuw gedefinieerd. Organisaties zijn voortdurend verwikkeld in een race om diensten en strategieën te implementeren die een gemengde werkomgeving kunnen ondersteunen. Van investeringen in de allerbeste communicatie- en samenwerkingstools, zoals platforms voor videoconferenties, tot initiatieven op het vlak van digitale transformatie zoals cloudsystemen en oplossingen voor documentbeheer.

Toch zien veel organisaties, in de haast om zich aan te passen, enkele van de belangrijkste dagelijkse technologieën over het hoofd. Namelijk: de IT-randapparatuur die we allemaal voor vanzelfsprekend houden, zoals scanners en printers. Het gevolg is dat er grote problemen kunnen ontstaan als de bestaande technologie in nieuwe werkpatronen moet worden geïntegreerd. Natuurlijk zijn investeringen in externe samenwerkingstools en -software belangrijk, maar de fysieke hulpmiddelen waar werknemers op vertrouwen voor hun cruciale dagelijkse taken mogen evenmin worden verwaarloosd.

Door ervoor te zorgen dat de IT-randapparatuur op de hybride wereld is afgestemd, kunnen organisaties hun werknemers de juiste technologieën bieden om efficiënt te werken, ongeacht hun locatie of werkopstelling.

De hybride aanpak heeft de traditionele set-up volledig in de war gestuurd

Hybride werken heeft tot drie grote veranderingen geleid in de traditionele kantoorruimte. Ten eerste zijn er minder bureaus en is de gemeenschappelijke ruimte groter. Dat komt doordat mensen vooral naar kantoor komen om anderen te spreken en niet om gericht werk te doen. De tijd van vaste fysieke werkruimten, gekenmerkt door hokjes en rijen bureaus, is voorbij. Het gevolg is dat ruimte nu een premie is.

Ten tweede worden de bureaus zelf steeds kleiner. Bijna driekwart (74%) van de werknemers zegt over minder bureauruimte te beschikken ⁱⁱ. En ten derde heeft hot-desking ervoor gezorgd dat werknemers niet langer een eigen opslagruimte of een eigen werkplek hebben. Het idee om elke dag naar je eigen bureau terug te keren, is aan het verdwijnen.

Kortom, er zijn minder bureaus, ze zijn kleiner en de werknemers kunnen er hun apparaat of hun technologieën niet op bewaren. Toch hebben bedrijven niet altijd geïnvesteerd in IT-randapparatuur om deze verandering het hoofd te kunnen bieden. Maar al te vaak wordt technologie die zich beter leent voor een statische kantooromgeving, waarin werknemers voortdurend toegang hadden tot dezelfde apparatuur op hun bureau of op vaste locaties in de buurt, de hybride wereld in gesleurd.

Voor wie maar af en toe een printer of scanner gebruikt, lijkt dat misschien niet zo'n probleem. Maar hoe zit het met werknemers die voor hun dagelijkse taken van die apparaten afhankelijk zijn? Zoals administratieve medewerkers in HR en financiën.

Denk eens aan een beginnende HR-medewerker. Die is volledig afhankelijk van scanners voor het digitaliseren en beheren van personeelsdossiers, zoals contracten, cv's en identificatiebewijzen. En ook in de financiële sector zijn scanners essentieel voor de omgang met facturen, kassabonnen en financiële afschriften. Alleen zo kunnen transacties efficiënt en nauwkeurig worden verwerkt en bijgehouden, met minder fouten door de handmatige invoer van gegevens.

In een hybride wereld zijn deze werknemers uiteindelijk constant bij de gedeelde kantoorscanner bezig om honderden documenten te verwerken. Dit is noch efficiënt, noch een goede kantooretiquette. Het leidt tot vertragingen en onderbrekingen die de algehele productiviteit en efficiëntie van de werkomgeving verstoren.

Een veelzijdige IT-randapparatuur die naadloos kan worden aangepast aan de veranderende werkdynamiek is van cruciaal belang geworden. De werknemers van vandaag hebben flexibele oplossingen nodig die hen in staat stellen op efficiënte wijze met hun print- en scanbehoeften om te gaan, ongeacht de indeling van hun kantoor. Dit betekent dat oplossingen compacter, flexibeler en efficiënter moeten worden.

Zorgen dat IT-randapparatuur deel uitmaakt van een hybride model

Er zijn drie dingen waarmee IT-managers rekening moeten houden als ze de stap zetten. Ten eerste hebben ze software nodig voor het boeken van resources. Zo kunnen werknemers gedeelde resources, zoals vergaderruimten, bureaus, apparatuur zoals scanners en zelfs parkeerruimten, reserveren en plannen.

Met dergelijke software kunnen organisaties een eerlijke toegang tot hun resources garanderen. Deze technologie kan bijvoorbeeld zo worden geconfigureerd dat werknemers in het financiële of HR-team een scanner kunnen reserveren voor de dagen dat ze op kantoor zijn. Op die manier worden potentiële problemen voorkomen en hun workflow en productiviteit geoptimaliseerd.

Bovendien helpt het organisaties het gebruik van de resources bij te houden en te analyseren, waardoor goed geïnformeerde besluitvorming en resourceplanning makkelijker worden. Kortom, door het gebruik van boekingssoftware voor resources kunnen organisaties een naadloze en productieve hybride werkomgeving creëren waarin werknemers efficiënt toegang krijgen tot en gebruik maken van essentiële resources.

Ten tweede moeten organisaties hun aanbod van randapparatuur opnieuw analyseren, rekening houdend met factoren als connectiviteit, draagbaarheid en compatibiliteit. Hybride werk betekent dat werknemers vaak tussen verschillende werkruimten moeten bewegen. Randapparaten zoals scanners moeten mee evolueren en veelzijdig en compact zijn. Niet alleen moeten ze de ruimte efficiënt benutten, vooral bij kleinere bureaus of hot desks, maar ze moeten werknemers ook in staat stellen om documenten snel en efficiënt te digitaliseren, zelfs in tijdelijke werkruimten. Door hybride randapparatuur te gebruiken die veelzijdig en handig is, kunnen organisaties hun processen stroomlijnen en de productiviteit en flexibiliteit vergroten.

Ten slotte is het opstellen van duidelijk beleid en duidelijke richtlijnen voor aanschaf, onderhoud en ondersteuning van de apparatuur van cruciaal belang bij de implementatie van een hybride werkmodel. Door een uitgebreid inkoopproces voor apparatuur uit te stippelen, kunnen organisaties erop toezien dat hun werknemers over de benodigde hulpmiddelen en apparaten beschikken om hun taken effectief uit te voeren, ongeacht of dit op afstand of op kantoor gebeurt. Dit betekent dat protocollen moeten worden opgesteld voor het aanschaffen van apparatuur, het toewijzen van budgetten en het overwegen van factoren als compatibiliteit en betrouwbaarheid.

Bovendien is het van het grootste belang om een robuust onderhoudssysteem te implementeren, om eventuele technische problemen onmiddellijk te kunnen aanpakken. Zo moeten er bijvoorbeeld procedures worden vastgesteld voor het onderhoud van apparatuur, de planning van regelmatige controles en het bieden van toegankelijke kanalen voor werknemers om problemen te melden of assistentie te vragen. Door voor het onderhoud van apparatuur een proactieve aanpak te kiezen, kunnen organisaties uitvaltijd minimaliseren en hun productiviteit optimaliseren.

Het arbeidsproces is onherroepelijk veranderd, en daarom zien organisaties zich verplicht om hun strategieën te herzien en ingrijpende veranderingen door te voeren. Misschien is het laatste puzzelstukje ervoor te zorgen dat ook de IT-randapparatuur klaar is voor de toekomst. Managers moeten terug naar de basis om ervoor te zorgen dat hun personeel over de juiste hulpmiddelen en apparatuur beschikt.

Door open te staan voor hybride randapparatuur die de perfecte combinatie biedt van veelzijdigheid en betaalbaarheid, kunnen werknemers productief en georganiseerd blijven, ongeacht hun werkomgeving.

Hier kunt u meer lezen over onze hybride scanners: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.