Rendre les lieux de travail distanciés sûrs et efficaces nécessite d’adapter l’utilisation de la technologie

À la base, les espaces de travail et les bureaux sont des locaux professionnels offrant aux employés un lieu pour effectuer le travail qui leur garantit un salaire. Néanmoins le bureau est bien plus que cela, si nous examinons son rôle de manière holistique. Ce lieu permet aux personnes de se sentir à l’aise et en sécurité afin de remplir leurs rôles au mieux de leurs capacités. Pour une grande majorité, le bureau implique une notion d’inclusion sociale et d’appartenance.

Avec la pandémie qui sévit toujours dans le monde, les bureaux ont dû s’adapter. Ils ont été nombreux à tenter de maintenir ces espaces ouverts tout en respectant les directives locales, dans une certaine mesure pour maintenir une continuité essentielle, et dans de nombreux autres cas, pour favoriser la santé mentale de leurs employés, permettre des interactions, même si ces dernières sont moindres et socialement distanciées. Pour ce faire, les équipes des RH et des services généraux, ainsi que les responsables d’agences du monde entier ont dû appliquer les réglementations de distanciation sociale imposées par leurs gouvernements respectifs et les mettre en œuvre dans le cadre du travail au bureau.

Cela n’a pas été tâche facile.

La distanciation sociale a perturbé de manière considérable les habitudes au bureau. Les gestes simples et habituels d’autrefois, comme préparer un café ou récupérer un document à l’imprimante, sont désormais plus complexes et doivent être pris en compte par les personnes chargées de superviser la sécurité et l’utilisation des équipements au bureau.

Ces préoccupations sont rapportées par les salariés. Une étude récente d’Epson, portant sur les attentes en matière de technologie, a révélé que trois employés sur cinq s’attendent à ce que l’utilisation d’appareils partagés soit adaptée à l’environnement post-COVID-19 , [1] suggérant que ces attentes ne seront surement pas de courte durée et que ce qui semblait initialement être des ajustements temporaires pourrait très bien devenir plus permanent.

Technologie d’impression sans contact

Heureusement, la technologie a progressé au même rythme que les évolutions rapides des attentes de notre société. Face à ce nouveau besoin de distanciation, la technologie s’est positionnée au premier plan pour faciliter une nouvelle normalité.

L’impression sans contact représente l’une de ces évolutions. Depuis les débuts du bureau moderne, les imprimantes représentent une des pierres angulaires du lieu de travail. Il s’agit dans de nombreux cas de points de rencontre informels, tout comme les fontaines à eau, où il fait bon discuter et partager des idées avec ses collègues.

Avec les protocoles réadaptés au bureau, les rassemblements autour d’une imprimante partagée ainsi que les contacts sur les surfaces communes pour lancer un travail d’impression sont loin d’être idéaux.

L’impression sans contact mise au point par Epson grâce à son logiciel Epson Print Admin, permet aux utilisateurs de lancer un travail d’impression sans aucun contact physique avec le système d'impression. L'utilisateur s'authentifie sur le système d'impression, les documents de l’utilisateur sont identifiés dans la file d’attente sécurisée, puis sont imprimés. À l’aide de leur badge, les utilisateurs peuvent lancer le travail d’impression et imprimer leurs documents uniquement lorsqu’ils se trouvent physiquement présents devant le système d'impression, réduisant ainsi les impressions non récupérées et les points de contact, lorsqu’il est nécessaire de rechercher l’impression en question parmi les autres. Les informations confidentielles sont sécurisées, les coûts plus faibles et votre organisation respecte la réglementation.

Comme c’est souvent le cas avec les technologies performantes, il est facile de les adapter en cas de besoin. Initialement développée pour aider les employés souffrant de déficiences visuelles, cette solution sans contact est en cours de déploiement pour aider à répondre aux préoccupations et aux exigences dans le contexte actuel de la pandémie. Ce type de technologie favorisera la productivité et la sécurité au travail dans les espaces partagés. Si chacun fait preuve de bon sens tout en respectant la distanciation sociale, il est possible de discuter et d’échanger ses idées autour de l’imprimante (ou du moins à proximité).