Cómo elegir el mejor escáner para tu oficina

Navegar por el mundo de los escáneres de documentos para empresa puede resultar desalentador, puesto que existe una amplia diversidad de opciones disponibles. Esta guía está diseñada para ayudarte a elegir el escáner empresarial adecuado para tus necesidades, desde escáneres móviles, a escáneres de sobremesa compactos y escáneres con alimentación de hojas y planos, así como escáneres para gráficos.

Para decidir cuál es el escáner adecuado para tu empresa, debes conocer los distintos tipos de escáner que tienes a tu disposición:

• Escáneres de sobremesa móviles y compactos: compactos, portátiles y fáciles de transportar, estos escáneres son ideales para quienes trabajan fuera de casa o disponen de poco espacio en el escritorio, pero aun así necesitan de una gran capacidad de escaneado.

• Escáneres con alimentador de hojas: ideales para oficinas con mucho trabajo, los escáneres con alimentador de hojas son perfectos para digitalizar un gran volumen de documentos con una alta fiabilidad para múltiples tipos de soportes y formatos.

• Escáneres planos: escáneres robustos, versátiles y de alta velocidad que pueden escanear distintos tamaños y tipos de soportes.

• Escáneres gráficos: escáneres de alta calidad para la reproducción de imágenes nítidas y precisas con una gran resolución, para sectores en los que la precisión y el detalle son vitales.

¿Para qué sirve un escáner móvil?

Los escáneres móviles A4 suelen ser utilizados por profesionales sobre el terreno o aquellas personas que trabajan en entornos reducidos y con problemas de espacio. En el caso de la gama de escáneres móviles profesionales de Epson, el rendimiento es un factor clave, ya que ofrece la posibilidad de escanear en cualquier lugar con dispositivos ligeros y optimizados para obtener resultados rápidos y precisos.

• Cómo elegir tu escáner móvil. A la hora de elegir tu escáner móvil, debes buscar características clave, entre las que se incluyen:
  • Diseño compacto y ligero.
  • Diversas fuentes de alimentación, como USB, baterías de iones de litio y enchufe convencional.
  • Escaneado instantáneo sin calentamiento.
  • Escaneado continuo y alimentación automática de documentos.
  • Opciones de software para agilizar el escaneado.
  • Capacidad para manejar varios gramajes y formatos de papel.

¿Por qué necesitas un escáner compacto de sobremesa?

Los buenos escáneres compactos de sobremesa, como los escáneres compactos de Epson, ofrecen una solución de escaneado todo en uno para cualquier persona que disponga de un espacio de escritorio limitado y necesite digitalizar varios tipos de soportes y documentos.

Fabricados para equilibrar potencia y comodidad, estos escáneres altamente versátiles te permiten hacer más con menos y aprovechar todas las ventajas de un escáner ultra compacto sin tener que sacrificar un importante espacio de escritorio en tu despacho u oficina.

Escáneres móviles vs escáneres compactos de sobremesa: ¿cuál elegir?

A la hora de decidir entre un escáner móvil y un escáner compacto de sobremesa, tu elección depende en gran medida de necesidades específicas relacionadas con la movilidad, el espacio y el volumen de escaneado. Estas son algunas consideraciones que te ayudarán a tomar una decisión:

• Ventajas de los escáneres móviles
  • Portabilidad: los escáneres móviles son ligeros y compactos, diseñados para ser transportados. Esto los hace perfectos para profesionales que viajan con frecuencia o necesitan escanear documentos en diversas ubicaciones.
  • Facilidad de uso: suelen ser muy fáciles de utilizar, con una configuración mínima. Por eso son ideales para escanear rápidamente sobre la marcha sin necesidad de un espacio de trabajo permanente.
  • Flexibilidad: los escáneres móviles pueden funcionar a través de una conexión USB de batería o Wi-Fi, lo que ofrece flexibilidad en entornos donde las tomas de corriente son escasas.

• Ventajas de los escáneres de sobremesa compactos
  • Mayor velocidad y capacidad: aunque siguen siendo relativamente pequeños, los escáneres compactos de sobremesa suelen ofrecer velocidades de escaneado más rápidas que los escáneres móviles y un mejor manejo de múltiples y diversos tipos de documentos, incluidos pasaportes.
  • Funciones avanzadas: estos escáneres suelen venir con software y funcionalidades más sofisticados, como ajustes de mayor resolución, procesamiento avanzado de imágenes y una mejor integración con los sistemas de oficina para la gestión de documentos.
  • Rentabilidad: por sus capacidades, los escáneres de sobremesa compactos pueden ser más rentables que los escáneres de oficina de tamaño completo, sin dejar de ofrecer la mayoría de las funcionalidades necesarias.

¿Qué es un escáner con alimentación de hojas/papel?

Las empresas suelen utilizar los escáneres con alimentador de hojas para escanear contratos, informes, facturas y otros documentos de oficina. Los escáneres con alimentador automático de hojas/papel están diseñados para pasar hojas de papel individuales por el escáner. El documento se introduce en el escáner desde una bandeja o alimentador y pasa por los sensores de escaneado para capturar los datos antes de ser expulsado por el otro lado.

Son ideales para escanear grandes volúmenes de documentos, como facturas, formularios y otros papeles, y pueden manejar varias páginas y formatos de forma eficaz, lo que los hace adecuados para entornos como oficinas, bancos o áreas administrativas donde se procesan documentos en papel con frecuencia.

Dentro de este formato, los mejores escáneres con alimentador de hojas se presentan en una amplia gama de tamaños y ofrecen distintas funcionalidades. Si echas un vistazo a la gama de escáneres con alimentador automático de Epson, podrás elegir entre:

• Escáneres USB y USB de alta velocidad: con un potente manejo de soportes y funciones inteligentes, se integran a la perfección en tus flujos de trabajo empresariales y pueden ofrecer escaneado de documentos a doble cara continuo y de alta velocidad sin comprometer la integridad de los datos.
• Escáneres de red: permiten escanear directamente a carpetas de red y en la nube, direcciones de correo electrónico y memorias USB.
• Escáneres A3: cuentan con un alimentador de gran capacidad, funciones de escaneado de soportes anchos y una pantalla táctil fácil de usar.

¿Qué es un escáner plano y cómo funciona?

Este formato de escáner, que incluye escáneres planos de fotos y documentos y escáneres planos A3 para obras de arte o diseño gráfico, se utiliza colocando documentos, fotos u otros soportes en una plataforma de cristal bajo la que se mueve la matriz de escaneado. Son ideales para documentos especiales, como:

• Negativos fotográficos, radiografías y diapositivas.
• Pasaportes.
• Libros y revistas gruesos.
• Documentos que no se pueden escanear con un escáner con alimentador automático de hojas.

La gama de escáneres planos de Epson te ofrece una amplia selección de diferentes velocidades, incluidos escáneres planos de alta velocidad que pueden escanear hasta 70 ppm, ciclos de trabajo y capacidades multifunción, así como funciones de escaneado avanzadas, salida de imágenes de alta resolución y eficiencias de flujo de trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre los escáneres planos y los escáneres con alimentador automático de hojas?

Mientras que los escáneres planos son ideales para documentos y elementos individuales, como se ha descrito anteriormente, los escáneres con alimentador automático de hojas son una opción mucho más eficiente para escanear varias páginas, ya que pueden manejar grandes volúmenes sin el mismo nivel de intervención del usuario.

¿Qué es un escáner gráfico y por qué lo necesitas?

Los escáneres gráficos ofrecen resultados de alta precisión al escanear documentos detallados, como registros históricos, fotografías, negativos de películas y radiografías. Son ideales para una amplia gama de sectores, entre los que se incluyen:

• Sanidad.
• Militar (escaneado de mapas detallados).
• Museos (archivo de items).
• Producción textil.
• Fotografía y diseño gráfico.
• Sector público y jurídico

A la hora de elegir el mejor escáner gráfico, debes tener en cuenta factores como la versatilidad y las capacidades de alta resolución. Los escáneres gráficos Epson Expression 13000XL y 13000XL Pro A3, que componen la gama de escáneres gráficos de Epson, te ofrecen ambas características y mucho más, como flexibilidad, facilidad de uso y bajo consumo de energía.

Elegir el escáner de empresa adecuado

Como has visto, elegir el escáner adecuado implica que sus capacidades se adapten a las necesidades específicas de tu empresa, ya sea la portabilidad para escanear sobre la marcha, el manejo de grandes volúmenes para entornos de oficina o la precisión para trabajos creativos. Epson ofrece una amplia gama de escáneres profesionales para cubrir diversas necesidades, garantizando que las capacidades de escaneado de tu empresa tengan respuesta de la forma más eficiente y eficaz posible.