Drucker und Scannerdaten: Mehr wissen lohnt sich

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU ist diesen Mai in Kraft getreten, doch laut dem Marktforschungsunternehmen Forrester halten 80 Prozent aller Firmen diese (noch) nicht vollständig ein, ob absichtlich oder unabsichtlich ¹ Die Technologie und deren Verwendung, Speicherung und Freigabe von Daten und die damit verbundenen Risiken zu kennen sowie die Möglichkeiten des Schutzes besser kennenzulernen können sich für jedes Unternehmen als sehr nützlich herausstellen.

Drucker und Scanner sind in unserem digitalen Zeitalter viel mehr als nur Büroausstattung. Sie haben sich zu einem wichtigen Bindeglied in Büronetzwerken entwickelt, da sie uns mit gemeinsam genutzten Laufwerken, Laptops, Mobiltelefonen und Tabletgeräten verbinden. Dank technologischer Fortschritte können Multifunktionsdrucker und vernetzte Scanner eine Verbindung zu vielen Geräten herstellen und damit erhebliche Mengen an personen- und unternehmensbezogenen Daten sortieren und verarbeiten.

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In Bezug auf Scanner und Multifunktionsdrucker gibt es zwei hauptsächliche Schwachstellen, welche die Geräte anfällig für Datenverlust oder -diebstahl machen und welche von einem Unternehmen angemessen angegangen werden müssen, um angesichts der neuen DSGVO einen potenziellen Verstoß zu vermeiden.

1. Unbefugter Zugriff auf das Netzwerk: Drucker und Scanner können einen Zugangspunkt zum Unternehmensnetzwerk darstellen, da mehrere Arten von Geräten mit einem Bürodrucker verbunden sein können, beispielsweise Laptops, Tablets und Mobiltelefone.

2. Nicht abgeholte Druckausgaben: Wohl am offensichtlichsten ist die Tatsache, dass nicht abgeholte Dokumente mit vertraulichen Informationen in falsche Hände geraten können.

Epson hat den Wandel, den Bürotechnologie durchläuft, sowie die damit verbundenen potenziellen Risiken erkannt und bietet mit seinen Multifunktionsdruckern und Scannern Lösungen für kundenspezifische Herausforderungen, um sicherzustellen, dass Probleme behandelt und kontrolliert werden können und dass Unternehmen den neuen Anforderungen der DSGVO gerecht werden können. Die unterschiedlichen Lösungen können drei Kategorien zugeteilt werden, welche die hauptsächlichen Risiken beseitigen:

• Verbesserte Dokumentsicherheit:Ein Druckeradministratorsystem kann dazu verwendet werden, Befugnisse zu erteilen, Benutzer zu authentifizieren und identifizieren sowie das zu kontrollieren, was jeder Benutzer an einem Druckergerät machen kann und was nicht. Vertrauliche Dokumente können nicht in falsche Hände geraten, weil die Ausdrucke nur dem Eigentümer freigegeben werden. Andere fortschrittliche Administratorfunktionen ermöglichen weitere Kontrolle über den Dokumentenfluss auf sicherere Weise.

• Festplattensicherheit:Wenn ein Drucker ausgetauscht werden muss, können alle vertraulichen Informationen auf dem aktuellen Drucker gelöscht werden, indem alle Einstellungen auf den werkseitigen Zustand (Initialisierung) zurückgesetzt werden.

• Sichere/verschlüsselte Kommunikation:Mit der integrierten IP-basierten Filterfunktion können Benutzer die IP-Adressen, Servicearten sowie Portnummern für Empfang und Übertragung filtern. Dies gibt dem Netzwerkadministrator die Möglichkeit, den Benutzerzugriff zu überwachen und festzulegen. Es ist auch möglich, die gesamte Netzwerkkommunikation mit der IPSec-Funktion zu verschlüsseln. Dank der PIN-Code-Funktion erhalten nur diejenigen Zugriff, die diese Nummer kennen. Zusätzliche Sicherheit verschafft die umfassende Kompatibilität der Drucker mit den aktuellen Sicherheits- und Verschlüsselungsprotokollen.

Moderne Drucker und Scanner sind leistungsstarke Bürotechnologien und die von diesen Geräten erfassten, gespeicherten und freigegebenen Daten sollten geschützt werden. Glücklicherweise gibt es Lösungen, auf die Sie vertrauen können, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Kontrolle besitzt und regelkonform handelt.

Weitere Informationen zur Sicherheit im Zusammenhang mit Druckern und Scannern finden Sie in unserem Whitepaper „IT-Sicherheit und die DSGVO: Welche Bedeutung diese Themen für die Druck- und Scanlösungen in Ihrem Unternehmen haben“.