MultiSafe ontsluit documenten met Epson WorkForce scanners

MultiSafe is een assurantie- en verzekeringsmakelaar uit Huis ter Heide, die voor particulieren, werknemers en bedrijven risico’s in kaart brengt en indien nodig verzekeringsoplossingen inkoopt. Hierbij wordt altijd gekeken naar de omstandigheden en de actuele situatie, zodat risico's passend verzekerd worden, maar ook passend verzekerd blijven wanneer de omstandigheden veranderen.

Voor de werknemersverzekering zoals het pensioen worden de getroffen voorzieningen online inzichtelijk gemaakt via de applicatie EBLinc, die door zowel werkgevers als werknemers op ieder moment kan worden geraadpleegd. Verzekeraars versturen nog altijd veel papieren documenten, waardoor MultiSafe een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige oplossing nodig heeft voor het digitaal toegankelijk maken van deze continue papierstroom binnen de online omgeving. Hiervoor gebruiken zij sinds kort Epson WorkForce DS-510N en DS-520N scanners.

De secundaire arbeidsvoorwaarden die werkgevers voor werknemers treffen, zoals de pensioenregeling, het nabestaandenpensioen en regelingen bij arbeidsongeschiktheid, moeten nauwgezet worden nagekomen en altijd voldoen aan de meest actuele wet- en regelgeving. MultiSafe zorgt dat uit alle beschikbare gegevens, zoals het salaris en de afgesproken pensioenregeling, een passende verzekeringsdekking ontstaat. Ook tussentijdse wijzigingen in het aantal arbeidsuren of het salaris worden direct doorgevoerd, zodat het pensioen altijd overeenkomstig kan worden opgebouwd. 

Om de geregelde voorzieningen inzichtelijk te maken, gebruikt men een online applicatie die werkgevers en werknemers veel werk uit handen neemt. “Deelnemers kunnen op ieder gewenst moment inzien wat er aan huidige en toekomstige voorzieningen is geregeld en dat scheelt werkgevers natuurlijk enorm veel tijd,” vertelt Roy van den Anker, partner bij MultiSafe. “Werkgevers maken hun secundaire arbeidsvoorwaarden veel beter inzichtelijk en hoeven dus veel minder vragen te beantwoorden. Werknemers hebben altijd de beschikking over hun meest actuele gegevens, wat veel tijd en moeite kan schelen wanneer zij bijvoorbeeld informatie nodig hebben om een hypotheek af te sluiten.”

Tot voor kort gebruikte MultiSafe één centrale scanner voor de hele organisatie. De documenten die verzekeraars versturen naar hun cliënten, werden hier in grote partijen verwerkt en moesten vervolgens in een aantal stappen en handelingen weer worden toegewezen aan de juiste medewerker. Dit was een tijdrovend en bewerkelijk proces, gezien de grote hoeveelheid aan documenten. Om dit proces te versnellen en vereenvoudigen, ging MultiSafe samen met de vaste IT-leverancier op zoek naar een vervangende oplossing.

De nieuwe scan-oplossing moest voldoen aan een aantal criteria: de kwaliteit van de scanners moest hoog zijn, de oplossing moest tijd besparen en bovendien moest er worden voldaan aan een
aantal technische specificaties om de koppeling met de online applicatie mogelijk te maken. Na een eerste selectieronde, waarbij er werd gekeken naar verschillende merken en modellen, kwamen de Epson WorkForce scanners als beste uit de bus. Hierop volgde een uitgebreide test van de Epson WorkForce DS-510N op één werkplek, die deze bevinding bevestigde. 

Naast de hoogwaardige scans die mogelijk zijn met de WorkForce, kon er dankzij de meegeleverde Epson-software een directe koppeling worden gemaakt met de online applicatie. “Wat erg handig is aan deze gedecentraliseerde oplossing, is dat we de apparaten nu gewoon op ons bureau kunnen plaatsen,” zegt Van den Anker. “We kunnen nu direct na controle de documenten inscannen en met veel minder handelingen opslaan. Dat scheelt ons enorm veel werk en tijd.”

MultiSafe heeft inmiddels sinds driekwart jaar zeven Epson WorkForce scanners in gebruik en dat bevalt goed. “De overgang verliep erg soepel,” vertelt Van den Anker. “Als er iets verandert in de werkprocessen, dan kost dat doorgaans wel wat tijd. Medewerkers moeten kennis maken met de nieuwe oplossing en ze moeten worden ingewerkt om de nieuwe middelen in hun dagelijkse werkzaamheden te integreren. De Epson scanners werken echter zo logisch en gebruiksvriendelijk, dat de overgang geruisloos is verlopen. Onze medewerkers zijn bovendien erg enthousiast over de voordelen en de tijdwinst die ze nu kunnen realiseren.”

De Epson WorkForce scanners bevallen zo goed dat MultiSafe al plannen heeft voor uitbreiding van het Epson-arsenaal. “We gebruiken dezelfde online applicatie voor een dienst waarbij we werkgevers helpen met het managen van hun ziekteverzuim en daar bieden we dezelfde transparantie aan  werkgevers als bij onze verzekeringsoplossingen. In de toekomst verwachten we dan ook op wel meer plekken een Epson scanner in te zetten.”