Aumento della produttività: il ruolo delle apparecchiature IT per l’ufficio non è da sottovalutare

L'Europa e il Medio Oriente hanno un problema di produttività. Sebbene in alcuni Paesi, ad esempio l'Irlanda e il Lussemburgo, i risultati siano positivi, i lavoratori europei producono circa 65 unità di prodotto per ogni ora di lavoro[i]. Emirati Arabi Uniti e Arabia Saudita producono rispettivamente 43 e 48 unità di prodotto all'ora[ii] (il valore potrebbe variare a seconda delle statistiche). Nei Paesi africani la produttività è ancora più bassa. Gli Stati Uniti, invece, producono circa 85 unità di prodotto per ogni ora di lavoro[iii].

In genere, si presume che la scarsa crescita della produttività sia dovuta a una forza lavoro ridotta con competenze non aggiornate e a minori investimenti in complesse forme di produzione[iv]. Gli economisti cercano spesso di esaminare i vari fattori che compongono il cosiddetto "puzzle della produttività". Tuttavia, non sempre si riesce a trovare la causa esatta.

I responsabili aziendali dovrebbero quindi provare ad analizzare più da vicino la propria situazione in modo da capire cosa li frena. A volte il problema è davvero banale e potrebbe dipendere da una mancanza di formazione, da un ambiente di lavoro poco efficiente, da condizioni di scarso benessere o da interruzioni nei processi[v].

Quest'ultimo aspetto è fondamentale. Senza processi fluidi e tecnologie adeguate alla base, è possibile perdere ore - se non giorni - di lavoro. Secondo quanto emerso da una ricerca condotta da Epson nel 2022, infatti, i lavoratori nel settore sanitario in Europa, Medio Oriente e Africa perdono 7 ore al mese a causa di un'infrastruttura IT poco efficiente che impedisce loro di svolgere le mansioni assegnate[vi].

A tale riguardo, Epson ha recentemente condotto uno studio a livello regionale su come l'impiego di semplici tecnologie di uso quotidiano in ufficio, ad esempio le stampanti, possa incrementare la produttività. I risultati dell'intervista condotta su fornitori di servizi di stampa e utenti ha evidenziato in particolare due problematiche da risolvere. Innanzitutto, occorre fare in modo che le stampanti funzionino regolarmente, senza tempi di inattività. In secondo luogo, è necessario aumentare la produttività automatizzando le attività manuali lente e ripetitive.

Problematiche legate alla produttività in prima linea

Secondo Andy Ratcliffe di Key Digital, pluripremiato fornitore di servizi IT gestiti con sede nel Regno Unito, le aziende subiscono forti pressioni sotto entrambi i punti di vista. "I clienti non possono permettersi tempi di fermo in quanto la tecnologia svolge un ruolo determinante in tutte le attività aziendali. Dopo la pandemia e le difficoltà finanziarie che hanno colpito le imprese, è necessario fare di più con meno risorse ed è quindi fondamentale migliorare la produttività nel flusso di lavoro".

Andreas Olsson di Telloprint, importante fornitore svedese di servizi gestiti per supermercati, ritiene che non sia tanto una questione di flussi di lavoro, bensì di velocità operativa e disponibilità. "Un negozio potrebbe avere quattro o cinque stampanti e utilizzarle di tanto in tanto. Il tempo di uscita della prima pagina è quindi fondamentale".

Gustaf Nerme di Workflow Nordic, fornitore di soluzioni IT con sede in Svezia, sostiene che l'affidabilità operativa sia il problema più grande, aggiungendo anche: "I clienti devono avere la certezza che le stampanti funzionino perfettamente, che i tempi di fermo siano ridotti al minimo, che l'assistenza sia pronta a intervenire e che eventuali problemi vengano risolti il prima possibile. Massima produttività e manutenzione minima: questo è quello che conta per i clienti".

Abdullah Darwazeh della Jordan Computer Trading Co., azienda fornitrice di servizi IT nel Medio Oriente, ha commentato: "Molti clienti hanno problemi con le stampanti laser a causa dello scarso rendimento dei materiali di consumo e della continua necessità di sostituire i ricambi, operazione che richiede molto tempo". Questo sta portando i suoi clienti a prendere in considerazione le stampanti inkjet, che non presentano tali problematiche.

Due sfide, un'unica soluzione

Le limitazioni delle stampanti laser sono un problema che è emerso più e più volte dalle risposte fornite nell'ambito dello studio. Una volta estremamente efficienti per la stampa in ufficio, oggi le laser sono considerate lente, oltre a richiedere una maggiore manutenzione.

Tutti gli intervistati concordano sul fatto che con le tecnologie di stampa alternative attualmente disponibili, ad esempio le stampanti inkjet, è possibile ridurre i tempi di fermo e contemporaneamente aumentare la velocità, con conseguente incremento della produttività in tutta la regione.

Ad esempio, Achilleas Gikas di Infinitum, azienda greca specializzata nella stampa e nell'imaging, afferma: "Le nuove stampanti inkjet per l'ufficio usano meno consumabili e questi hanno una durata più lunga, quindi le interruzioni per la loro sostituzione si riducono. Così facendo, la produttività di stampa aumenta del 45%". Questo dato è stato riscontrato anche da Andy Ratcliffe di Key Digital (Regno Unito), secondo cui la riduzione dei tempi di inattività ha permesso ai clienti di aumentare la produttività del 45%.

Gustaf Nerme di Workflow Nordic (Svezia) aggiunge al riguardo: "Le stampanti inkjet richiedono meno interventi e assicurano un funzionamento affidabile, due aspetti che i clienti apprezzano particolarmente". Ne è l'esempio un cliente con 50 stampanti inkjet, che non ha mai avuto bisogno di assistenza in un anno.

Nerme aggiunge anche: "I clienti hanno inoltre notato che l'uscita della prima pagina è molto più veloce con le stampanti inkjet, con conseguente risparmio di tempo".

Spostandoci in Slovacchia, Radovan Slaninka di EuroDeal, azienda che si occupa di outsourcing, ritiene che con l'hardware giusto sia possibile ridurre i tempi di inattività del 15%. Marko Ilic, consulente MPS di AIGO Business Systems in Serbia, afferma invece che i suoi clienti hanno aumentato la produttività grazie al minor tempo impiegato per l'uscita della prima pagina. Oltreconfine, in Romania, Zoltan Nagy Magyari, fondatore di The Computer Print Store, dichiara di aver ridotto del 20% i tempi di fermo grazie alle stampanti inkjet.

È evidente che la maggior parte delle sfide legate alla produttività delle stampanti che le aziende stanno affrontando nell'intera regione possa essere risolta scegliendo la giusta tecnologia. E le statistiche non fanno altro che confermarlo: una stampante inkjet può davvero fare la differenza. Considerando la perdita di tempo, stimata anche in giorni, dovuta a tecnologie poco efficienti, le inkjet svolgono quindi un ruolo davvero importante.

Cosa impedisce il passaggio a una stampante inkjet più produttiva?

La domanda sorge spontanea: cosa impedisce alle aziende di passare alla tecnologia inkjet? Secondo gli intervistati, si tratta di una combinazione di fattori. Primo tra tutti, l'inerzia. Molte organizzazioni hanno dimestichezza con le laser e non prendono in considerazione l'idea di passare ad altre stampanti.

Tuttavia, il mercato sta iniziando a muoversi. Secondo i dati elaborati da IDC, infatti, il mercato delle stampanti inkjet per l'ufficio crescerà a un tasso del 5,1% all'anno, mentre la domanda di stampanti laser subirà una contrazione dell'1,1% su base annua^[vii].

In secondo luogo, le false credenze. I clienti non sempre credono alle statistiche. Le prove, però, parlano da sé. Nick Koutrakos di Dr Print (Grecia) ritiene che per le aziende sia necessario seguire il cambiamento. Gustaf Nerme di Workflow Nordic (Svezia) afferma: "Il passaparola corre veloce sul mercato".

Infine, una cattiva reputazione che la tecnologia inkjet si trascina dal passato. Secondo Andreas Olsson di Telloprint (Svezia), infatti, le persone credono ancora che le stampe escano con l'inchiostro bagnato, come succedeva con le vecchie stampanti inkjet. Matthias Schiweitz di GM LaserHOST (Germania), azienda attiva nel settore dell'outsourcing, è invece ottimista: "Negli ultimi anni la stampa inkjet ha fatto passi da gigante". Dopo averla provata, le persone passano immediatamente alla stampa inkjet. Giovanni Passarella di Indi (Italia) ha invece dichiarato: "Le stampanti inkjet sono il futuro e prenderanno il posto delle laser".

Le percezioni cambiano e sempre più organizzazioni si rendono conto dei vantaggi offerti dalla tecnologia inkjet e dai multifunzione come mezzo per aumentare la loro produttività. Sebbene queste considerazioni possano sembrare marginali rispetto alle problematiche generali legate alla produttività di intere nazioni, dobbiamo pensare che nelle aziende di tutto il mondo ci sono milioni di stampanti, quindi anche un piccolo cambiamento può fare un'enorme differenza su vasta scala. Mentre gli esperti continueranno a studiare i fattori macroeconomici alla base dei problemi di produttività, è giunto il momento per imprese e fornitori di tecnologie per l'ufficio di analizzare nel dettaglio la propria situazione aziendale e di apportare semplici cambiamenti.

Forse, come primo passo si potrebbe proprio valutare una stampante inkjet.