DISTRAZIONE FATALE
“La convocazione di una riunione è un ottimo modo per non lavorare”. Una battuta sentita forse mille volte, ma non lontana dalla realtà. Per rendere una riunione una completa perdita di tempo (e tutti sappiamo che “non sono tempi”) ci vuole pochissimo. La giornalista del Corriere della Sera, Maria Luisa Agnese ha identificato cinque tipologie di “riunionisti fatali”: il dominatore, lo scettico, il burlone, il divagatore e il complottista. Inutile aggiungere di più: chiunque di noi ha già avuto esperienza diretta con ognuno di loro. E a tal proposito il sociologo Domenico De Masi non va leggero: “La riunione -dichiara- è un gran teatro per dare sfogo alle personalità.
Ma è anche un grande alibi, la scena dove si rappresenta quel dramma tragico-comico che spesso è l’azienda e, a volte, a tirarla in lungo sono proprio i manager che cercano scuse per stare in ufficio perché non amano la famiglia e a casa s’annoiano”. Se poi aggiungiamo PowerPoint usati a sproposito, l’impreparazione dei partecipanti e la presenza di persone non pertinenti avremo la certezza di celebrare il più alto, e inutile, “rituale della noia profonda”. E allora che fare? Lamentarsi e dare la colpa a qualcun altro non basta. Capire qualche piccolo meccanismo sì.
Anzitutto stabilire un’agenda, che faccia capire ai partecipanti che l’incontro è necessario e lo è per il lavoro, permettendo quindi loro non solo di sapere perché sono convocati, ma anche di prepararsi. Poi è necessario considerare che le riunioni sono un dialogo (ma non con il telefonino appoggiato sul tavolo). Non si parla ai colleghi, ma con i colleghi, e quindi se si pensa di “leggere un discorso” tanto vale inviare una mail con buona pace di tutti. Lo stesso vale per le statistiche e i dati: vanno limitati allo stretto necessario.
Nessuno ragionevolmente potrebbe, infatti, tenere a mente tonnellate di numeri e istogrammi. Per quanto riguarda i toni, qualche battuta può passare, ma l’atteggiamento iperconfidenziale no. Così come non va bene zittire i colleghi, mettersi sul pulpito o, più in generale, superare quei confini che, anche al di fuori della meeting room, dovrebbero essere rispettati nell’ambito di una corretta relazione professionale. Ma soprattutto è importante osservare quale sarà l’atteggiamento dei colleghi alla prossima riunione. Se risponderanno alla convocazione con un “non posso, ho troppe cose da fare”, forse sarà il caso di ripassare i temi qui sopra evidenziati. E poi ringraziamoli. Se non altro per averci ricordato che anche noi, probabilmente, abbiamo un sacco di cose da fare. Per ora.
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