Hybridioheislaitteet hybridityöhön

Työelämässä on tapahtunut valtava muutos kohti hybridimalleja, mutta muutos on itse asiassa yhä kiihtymässä. Gartnerin mukaan muutos jatkuu, ja arvioiden mukaan vuoden 2023 loppuun mennessä 39 prosenttia maailman tietotyöntekijöistä työskentelee hybridijärjestelyssä, kun vastaava luku vuonna 2022 oli 37 prosenttiaⁱ.

Tämä merkittävä muutos on määritellyt työskentelytapamme uudelleen, ja organisaatiot pyrkivät kilpaa ottamaan käyttöön palveluja ja strategioita, jotka tukevat yhdistettyä työympäristöä. Investoinneista huippuluokan viestintä- ja yhteistyövälineisiin, kuten videoneuvottelualustoihin, digitaalisen muutoksen aloitteisiin, kuten pilvipohjaisiin järjestelmiin ja asiakirjahallintaratkaisuihin.

Kiireessä monet organisaatiot ovat kuitenkin jättäneet huomiotta joitakin keskeisiä jokapäiväisiä teknologioita. Nimittäin: IT-oheislaitteet, kuten skannerit ja tulostimet, joita me kaikki pidämme itsestäänselvyyksinä. Tästä on aiheutunut isoja ongelmia, kun nykyistä teknologiaa on integroitu uusiin työskentelymalleihin. Vaikka investoinnit etäyhteistyövälineisiin ja -ohjelmistoihin ovat tärkeitä, on tärkeää huomioida fyysiset työkalut, joita työntekijät käyttävät tärkeissä päivittäisissä tehtävissään.

Varmistamalla, että IT-oheislaitteet soveltuvat hyvin hybridimaailmaan, organisaatiot voivat antaa työntekijöilleen oikeat teknologiat, joiden avulla he voivat työskennellä tehokkaasti sijainnista tai työjärjestelyistä riippumatta.

Hybridi on rikkonut perinteisen asetelman

Hybridityöskentely on tuonut kolme suurta muutosta perinteiseen toimistotilaan. Ensinnäkin vähemmän pöytiä ja enemmän yhteistyötilaa. Tämä johtuu siitä, että kun ihmiset menevät toimistoon, he menevät tapaamaan kollegojaan. Kiinteät fyysiset työtilat tunnusomaisine koppeineen ja pöytäriveineen ovat historiaa. Tämän seurauksena tila on nyt kortilla.

Toiseksi työpöydät pienentyvät jatkuvasti. Lähes kolme neljäsosaa (74 %) työntekijöistä ilmoittaa, että heillä on vähemmän työpöytätilaa. ⁱⁱ. Kolmanneksi "hot desking" tarkoittaa sitä, että työntekijöillä ei ole säilytystilaa eikä omistusoikeutta työtilaansa. Ajatus "omasta työpöydästä", johon voi palata päivästä toiseen, on katoamassa.

Lyhyesti sanottuna työpaikoilla on vähemmän työpöytiä, jotka ovat pienempiä ja joissa työntekijät eivät voi säilyttää työvälineitään tai teknologiaansa. Yritykset eivät kuitenkaan ole välttämättä investoineet IT-oheislaitteisiin tämän muutoksen mukaisesti. Useimmiten hybridimaailmaan on sovitettu teknologiaa, joka soveltuu paremmin staattiseen toimistoympäristöön, jossa työntekijöillä on jatkuvasti käytettävissään samat laitteet omalla työpöydällään tai kiinteässä paikassa sen lähellä.

Jos käytät satunnaisesti tulostinta tai skanneria, tämä ei ehkä vaikuta kovinkaan merkittävältä ongelmalta. Mutta entä työntekijät, jotka tarvitsevat niitä suoriutuakseen tehokkaasti päivittäisistä tehtävistään? Esimerkiksi henkilöstö- ja taloushallinnon hallintotehtävissä työskentelevät.

Ajattele hetki henkilöstöhallinnon ammattilaista. Hän tukeutuu voimakkaasti skanneriin digitoidessaan ja hallinnoidessaan työntekijätietoja, kuten sopimuksia, ansioluetteloita ja henkilöllisyystodistuksia. Samoin taloushallinnossa skannerit ovat välttämättömiä laskujen, kuittien ja tilinpäätösten käsittelyssä, jotta tapahtumia voidaan käsitellä ja seurata tehokkaasti, parantaa tarkkuutta ja vähentää manuaalisia tietojen syöttövirheitä.

Hybridimaailmassa nämä työntekijät joutuvat seisomaan jaetun toimiston skannerin ääressä käsitelläkseen satoja asiakirjoja. Tämä ei ole tehokasta eikä hyvää toimistokäytäntöä, sillä se johtaa viivästyksiin ja keskeytyksiin, jotka vaikuttavat työpaikan yleiseen tuottavuuteen ja tehokkuuteen.

Tarvitaan monipuolisia IT-oheislaitteita, jotka pystyvät mukautumaan saumattomasti muuttuvaan työn dynamiikkaan. Nykypäivän työntekijät tarvitsevat joustavia ratkaisuja, joiden avulla he voivat hoitaa tulostus- ja skannaustarpeensa tehokkaasti toimiston kokoonpanosta riippumatta. Tämä tarkoittaa, että ratkaisuista on tehtävä entistä kompaktimpia, joustavampia ja tehokkaampia.

Varmista, että IT-oheislaitteet ovat osa hybridimallia

IT-johtajien on otettava huomioon kolme asiaa muutosta tehdessään. Ensinnäkin tarvitaan resurssien varausohjelmisto. Näin varmistetaan, että työntekijät voivat varata ja aikatauluttaa yhteisiä resursseja, kuten kokoushuoneita, työpöytiä, laitteita, kuten skannereita, ja jopa pysäköintipaikkoja.

Tällaisilla ohjelmistoilla organisaatiot voivat taata resurssien tasapuolisen saatavuuden. Tämä teknologia voidaan esimerkiksi konfiguroida niin, että henkilöstöhallinnon tai taloushallinnon työntekijät voivat varata skannerin niille päiville, jolloin he ovat toimistossa, jolloin mahdolliset ristiriidat poistuvat ja työnkulku ja tuottavuus optimoidaan.

Lisäksi se auttaa organisaatioita seuraamaan ja analysoimaan resurssien käyttöä, mikä helpottaa tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja resurssien suunnittelua. Resurssien varausohjelmiston avulla organisaatiot voivat luoda saumattoman ja tuottavan hybridityöympäristön, jossa työntekijät voivat tehokkaasti käyttää ja hyödyntää keskeisiä resursseja.

Toiseksi organisaatioiden on arvioitava uudelleen oheislaitetarjontaansa ja otettava huomioon sellaiset tekijät kuin yhdistettävyys, siirrettävyys ja yhteensopivuus. Hybridityössä työntekijät liikkuvat usein eri työtilojen välillä, joten oheislaitteiden, kuten skannerien, on oltava monipuolisia ja kompakteja. Niiden on oltava tilatehokkaita erityisesti pienemmillä työpöydillä tai hot desk -ympäristöissä, ja lisäksi niiden avulla työntekijöiden on voitava vaivattomasti digitoida asiakirjoja nopeasti ja tehokkaasti myös vaihtuvissa työtiloissa. Käyttämällä monipuolisia ja käteviä hybridioheislaitteita organisaatiot voivat virtaviivaistaa prosessejaan ja parantaa tuottavuutta ja ketteryyttä.

On ratkaisevan tärkeää laatia laitehankintoja, -huoltoa ja -tukea koskevat selkeät käytännöt ja ohjeet, kun hybridityömalli otetaan käyttöön. Määrittelemällä kattavan laitehankintaprosessin organisaatiot voivat varmistaa, että työntekijöillä on käytössään tarvittavat välineet ja laitteet tehtäviensä tehokkaaseen hoitamiseen, työskentelivätpä he sitten etänä tai toimistossa. Tähän kuuluu laitteiden hankintaa koskevien menettelyjen laatiminen, määrärahojen määrittäminen ja yhteensopivuuden ja luotettavuuden kaltaisten tekijöiden huomioon ottaminen.

Lisäksi on tärkeää ottaa käyttöön vankka huoltojärjestelmä, jotta mahdolliset tekniset ongelmat voidaan ratkaista nopeasti. Tähän kuuluu laitteiden huoltomenettelyjen määrittely, säännöllisten tarkastusten aikatauluttaminen ja helppokäyttöisten kanavien tarjoaminen työntekijöille, jotta he voivat ilmoittaa ongelmista tai pyytää apua. Ennakoivalla lähestymistavalla laitteiden kunnossapitoon organisaatiot voivat minimoida käyttökatkokset ja optimoida tuottavuuden.

Työmaailma on muuttunut peruuttamattomasti, mikä on pakottanut organisaatiot arvioimaan strategiansa uudelleen ja tekemään laajoja muutoksia. Ehkä palapelin viimeinen palanen on varmistaa, että IT-oheislaitteet vastaavat tulevaisuuden tarpeita. Johtajien on palattava perusasioihin varmistaakseen, että heidän työntekijöillään on oikeat työkalut ja laitteet.

Käyttämällä hybridioheislaitteita, jotka tarjoavat täydellisen yhdistelmän monipuolisuutta ja edullisuutta, työntekijät voivat pysyä tuottavina ja organisoituina työympäristöstä riippumatta.

Lue lisää hybridiskannereistamme täältä: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.