FÄRGSKRIVARE AVSEDDA FÖR PERSONANPASSADE BESÖKSBRICKOR FÖRBÄTTRAR BESÖKARUPPLEVELSEN

Epson har lanserat en kompakt färgetikettskrivare för besöksbrickor som är utformad för receptionsdiskar och besöksområden. Den digitala ColorWorks C3500-skrivaren för brickor fungerar sömlöst med en organisations dokumenthanteringsprogram för besökare. Detta hjälper dig att uppfylla kraven i allmänna dataskyddsförordningen, ¹ vilket ger en säkrare och mer personanpassad besökarupplevelse som mer effektivt efterlever reglerna. 

Allteftersom gästböcker för besökare i receptionen tas bort ²till följd av implementeringen av allmänna dataskyddsförordningen har många organisationer börjat ersätta nuvarande hanteringslösningar för besökare med säkrare digitala lösningar. Epsons digitala ColorWorks-etikettskrivare för gäster är utformad för att användas tillsammans med dokumenthanteringsprogram för besökare för att ge en säkrare, mer färgstark och välkomnande besökarupplevelse vid receptionsdisken.

Epsons kompakta C3500 ColorWorks-etikettskrivare för besökare framställer helt anpassade och personliga besöksbrickor med en förbättrad visuell identifiering såsom gästfoto, streckkoder och företagets officiella färger.

HEMA Machine and Apparatus Protection GmbH, som tillverkar skyddsutrustning för drift av tunga maskiner, använder Epsons ColorWorks-skrivare kombinerad med Pri-dento VMS Advanced-hanteringsprogram för besökare för att kunna skapa en mer välkomnande besöksupplevelse på företagets kontor i närheten av Seligenstadt i Bayern i Tyskland.

HEMA tar emot många besökare varje dag och behövde uppgradera till en effektiv, säker och mer personanpassad lösning för hantering av besökare. Nu med införandet av Epson ColorWorks digitala skrivare kan besökarnas brickor och dokumentation förberedas i förväg, vilket gör att mottagningsproceduren kan genomföras mycket smidigare. Programvaran för registrering av besökare kan även anslutas till en kamera, vilket innebär att varje besöksbricka kan personanpassas med ett foto av besökaren. För att ge extra säkerhet innehåller den nya programvaran för registrering av besökare funktioner för ansiktsigenkänning för identifiering av besökare och utskrift av personanpassade brickor med streckkoder. 

Nico Hechmann, systemchef på HEMA, förklarar: ”Våra besökare i receptionen välkomnas med färgglada personanpassade ID-kort som framställs i förväg. På varje bricka finns vår företagslogotyp, ett foto på besökaren och en streckkod med rätt åtkomstnivå för varje besökare.

 Vi är mycket nöjda med vår nya lösning för hantering av besökare, och med Epsons digitala ColorWorks-skrivare för brickor som vi tog i bruk helt nyligen. Den har varit mycket smidig att införa och enkel att använda, den är säker och sparar en hel del tid för både våra besökare och medarbetarna i receptionen.”

Jacob Kallergis, produktchef för färgetikettskrivare, säger: ”Epson arbetar med ett antal utvecklare som specialiserar sig på programvara för hantering av besökare i syfte att förbättra besökarupplevelsen vid receptionsdisken. Det är allmän kännedom att gästböcker för besökare i receptionen innebär allvarliga risker för organisationer, ³och nu när strängare kontroller av sekretess och datahantering träder ikraft i och med allmänna dataskyddsförordningen har företag för avsikt att uppgradera sina rutiner, men ska samtidigt se till att besökarnas upplevelse förblir positiv, professionell och välkomnande.

Epsons ColorWorks-skrivare står på receptionsdisken och är enkel att använda, och i kombination med programvaran för besökshantering och anslutningen till en enhet, t.ex. en surfplatta, kan den samla in relevant gästinformation på ett säkert sätt och samtidigt skriva ut färgglada och professionella besöksbrickor med foton med hög upplösning på gäster, företagslogotyper och streckkoder.” 

1. Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) https://www.itgovernance.co.uk/data-protection-dpa-and-eu-data-protection-regulation
2. Gästböcker utgör även ett hot mot sekretess och dataskydd. En gästbok tillgänglig för alla som vistas i receptionen gör att alla kan se andra människors personliga information. Om boken blir stulen utgör detta en personuppgiftsincident för en organisation. Allmänna dataskyddsförordningen ställer höga krav på datasäkerhet och datasekretess, inklusive kravet för kryptering av personuppgifter och säkerställandet av konfidentialitet för samtliga insamlade personuppgifter. Organisationer kan dömas till böter på upp till 20 miljoner EUR eller 4 % av organisationens globala omsättning om de bryter mot bestämmelserna i allmänna dataskyddsförordningen.
3. Pappersbaserade gästböcker medför flera olika risker, inklusive en tydlig överblick över namnen på andra människor, vilka personer de besöker, deras arbetsplatser och deras namnteckningar. Gästböcker ger inte heller besökare möjligheten att ge samtycke och läsa igenom villkoren för insamlingen av deras uppgifter, och de får heller ingen beskrivning av hur organisationen kommer att använda uppgifterna som har samlats in i boken.