Standardisering av produkter utan att ge avkall på kvalitén

Hermitage Academy är baserad i Durham och är en Ofsted-rankad enastående skola. Med 1 000 elever i åldern 11 till 18 ger skolan undervisning och inlärning av hög kvalitet som backas upp av förstklassig omsorg och stöd för elever, föräldrar och lärare. Den är även mycket känd för innovation: teknik används för att hjälpa eleverna att både förbättra sitt lärande och att förbereda sig för att utmärka sig i vidare utbildning och framtida karriärer.

Under ett utvärderingsmöte med Epson betonade Andrew Reynolds, ledare och chef för IKT-supporttjänster, de problem han hade med sin befintliga utskriftsutrustning. "Vi har under åren köpt olika laserskrivarmodeller från en välkänd tillverkare. Det var tidskrävande att hantera förbrukningsmaterial och vi beställde ibland för mycket. Dessutom förbrukade skrivarna mycket ström. Vi kände att situationen skulle bli enklare om vi standardiserade vår skrivarpark. Epson rekommenderade att vi gjorde en utvärdering av en WorkForce Pro WP-4015DN.”

Efter en omfattande utvärdering beslutades det att ersätta skrivarparken med 50 Epsons WorkForce Pro-bläckstråleskrivare. Skrivarna används i klassrum, på rektorns kontor och på avdelningskontor i hela skolan. Så här säger han: ”Bläckstråletekniken i WorkForce Pro-skrivarna ger ypperlig utskriftskvalitet. Skrivarna är billiga i inköp, men det viktigaste är att de är exceptionellt prisvärda att använda och underhålla.” Samtidigt är de mycket strömsnåla, så vi sparar ytterligare pengar och bidrar till att minska vår miljöpåverkan. Skrivarna levereras med tre års garanti som standard. Med många tillverkare skulle denna garantinivå kosta mer än vad vi betalat för varje Epson-skrivare. Genom att standardisera med WorkForce Pro är det också mycket enklare att hantera bläcklager vilket sparar oss värdefull tid som hellre spenderas någon annanstans."

För att hjälpa Andrew att hantera sin skrivarpark är skrivarna nätverksanslutna, vilket gör att Andrew kan se bläcknivåer och status för alla skrivare på distans från sitt kontor. Skolan utnyttjar även medlemskapet i Epsons program för auktoriserat självunderhåll (ASM). Detta är en tjänst där ett lager av produkter eller delar kan hållas på plats, vilket ger en snabb tillgång till utbyten och viktiga verksamheter kan fortsätta vid behov.

Skolan har alla sina Epson-produkter registrerade på en säker portal. Om någon utrustning får problem kan Andrew registrera detta online och byta ut produkten mot en reserv som innehas av skolan. Epson beställer under tiden en ny produkt omedelbart. Tjänsten levereras utan extra kostnad. "Jag är förvånad över kvaliteten på stödet som vi får," konstaterar Andrew.

AMS-tjänsten var en av de främsta orsakerna till att Andrew också valde att standardisera skolans projektorpark genom att köpa 50 av Epsons EB-475W-projektorer för exceptionellt korta avstånd. Prestanda, enkel installation och minimal skötsel var också avgörande faktorer.

Projektorerna är väggmonterade och projicerar 2 600 lumen av både vitt och färgat ljus (CLO) och ger livfulla, naturliga färger och djup svärta, även i dagsljus. Eftersom projektorerna har exceptionellt kort projektionsavstånd kastar inte läraren en skugga över de projicerade bilderna eller får ljus i sina ögon. Bilden är tydlig och är enkel att se i hela klassrummet vid högt omgivningsljus med en bildstorlek på upp till 100 tum. Det finns även en inbyggd högtalare så det behövs inga extra tillbehör. Projektorerna ansluts enkelt till nätverk med Epsons programvara EasyMP™. Detta innebär att Andrew kan hantera inställningar på distans och se till att projektorerna stängs av automatiskt på natten. Han sätter även stort värde på att projektorerna levereras med alla komponenter som krävs för installation.

Han säger: ”Tidigare anlitade vi en AV-installatör för att få projektorerna på plats. Vi kan montera EB-475W-projektorerna själva. Det är busenkelt och sparar mycket pengar. Dessutom är det fantastiskt att kunna ändra inställningar på alla 50 projektorerna på distans. Det sparar också mycket tid.”

Projektorerna är ett viktig undervisningsstöd och används i alla klassrum i hela skolan och även i dess samlingslokaler. Klassen kan visa innehåll från internet som styrs från lärarens dator eller laptop och från HD Blu-ray-spelare och dokumentkameror för att visa böcker eller andra läromedel. Eftersom de används hela tiden är det oerhört viktigt med på-plats-garanti. Detta gäller också utbyteslampor. "Det är en väl genomtänkt tjänst med den uppbackning som skolorna behöver för att minska driftsavbrott från undervisningsverktyg som vi är starkt beroende av", säger Andrew.

Användningen av Epsons teknik i Hermitage Academy slutar inte med WorkForce Pro-skrivare och projektorer för exceptionellt korta avstånd. Skolan ville också ha möjlighet att visa exempel på elevernas arbete från konst-, teknik- och designavdelningar runt om på skolan. "Dessa tryck måste vara stora så när vi skulle leta efter en storformatsskrivare var Epson återigen det självklara valet", säger Andrew.

De huvudsakliga inköpsfaktorerna var utskriftsstorlek, utskriftskvalitet och driftskostnader. Skolan fick låna proffsskrivaren Epson Stylus Pro 9890. Den skriver ut på 44 tum och är avsedd för fotografer och konstnärer och ger naturliga utskrifter i korrekt färg snabbt. Den imponerade direkt.

”Utskriftskvaliteten är enastående”, menar Andrew. ”Vi kan skriva ut enorma bilder med 44 tums bredd från en 30 meter lång rulle.” Vi kan kontrollera åtkomsten till skrivaren vilket gör att människor bara skriver ut vad de verkligen behöver. En storformatsskrivare är naturligtvis en investering för oss, men de löpande kostnaderna är lägre än för en vanlig skrivare tack vare de stordriftsfördelar som fås genom att utnyttja större bläckpatroner med hög kapacitet. Detta gör omkostnaderna mer hanterbara för skolor.

Genom att standardisera med Epsons produkter för våra vanliga skrivare, projektorer och storformatsskrivare har Andrew Reynolds kunnat sänka driftkostnaderna och spara tid som han har kunnat ägna åt viktigare saker. Han avslutar med att säga att: "Kvaliteten på all utrustning från Epson som vi använder är förstklassig. Hela kittet används frekvent i hela skolan. Tack och lov är det extremt sällsynt med problem, men när vi väl har dem går serviceavtalet in och vi har snabbt en ersättare på plats. Det är fantastiskt att service och support är en del av erbjudandet. Det övertygade mig att standardisera med Epson vilket sparar mig mycket tid. Andra IT-chefer inom utbildning vet att tid är en bristvara i vårt yrke."