Användningen av teknik måste anpassas för att göra socialt distanserade arbetsplatser säkra och effektiva

I grunden är arbetsplatser och kontor kommersiella fastigheter som ger anställda plats att utföra det arbete som ger dem deras lön. Men om vi betraktar kontorens roll holistiskt är de så mycket mer än så. De är platser där människor känner sig bekväma och trygga så att de kan utföra sina roller efter bästa förmåga. Och för det stora flertalet finns det också en aspekt av social inkludering och tillhörighet på kontoret.

Men eftersom pandemin fortfarande håller greppet om världen har kontoren tvingats anpassa sig. Många har försökt förbli öppna i viss utsträckning och inom ramen för lokala riktlinjer – vissa för att upprätthålla viktig kontinuitet och i många andra fall för att stödja sina medarbetares psykiska hälsa. Arbetsplatsen möjliggör viktig social interaktion, även om det sker i minskad och socialt distanserad form.  I syfte att uppnå detta har HR, anläggnings-team och kontorschefer över hela världen varit tvungna att anta sina respektive myndigheters regler för social distansering och implementera dem i ett kontorssammanhang.

Och det har inte varit lätt.

De störningar som social distansering har medfört för vårt normala arbete på kontoret har varit betydande. Enkla åtgärder som vi en gång tog för givna, t.ex. att koka kaffe eller hämta ett dokument från skrivaren, har blivit mer komplexa och kräver hänsynstaganden från de som ansvarar för säkerheten och användning av utrustning.  

Medarbetarna berörs också av dessa bekymmer. [1]  

Beröringsfri utskriftsteknik

Tekniken har som tur är hållit jämna steg med samhällets snabbt föränderliga förväntningar. Tillsammans med detta nya behov av distansering har tekniken utvecklats för att underlätta det nya normala.

En sådan utveckling är beröringsfria utskrifter. Sedan det moderna kontoret föddes har skrivare varit en viktig del av arbetsplatsen. I många fall fungerar de som informella mötesplatser, ungefär som fikarummet, och de har varit en plats där människor diskuterar och delar idéer med kollegor.

Men nu när nya regler har införts på kontoren är det inte längre lämpligt att samlas vid en delad skrivare och sedan vidröra gemensamma ytor för att aktivera ett utskriftsjobb.

Epsons beröringsfria lösning är del av Print Admin-programvaran och ger användarna möjlighet att starta ett utskriftsjobb utan att ha fysisk kontakt med skrivaren. Skrivaren autentiserar användaren, hittar dokumentet i den säkra kön och skriver sedan ut användarens dokument. Genom att använda ett kort för att aktivera ett utskriftsjobb kan användarna skriva ut sina dokument endast när de befinner sig fysiskt framför skrivaren. Detta minskar antalet utskrifter som inte har hämtats och minskar de beröringspunkter som uppstår när man söker igenom kasserade utskrifter för att hitta det egna dokumentet. Konfidentiella uppgifter förblir säkra, kostnaderna minskar och din organisation uppfyller kraven.

Som ofta är fallet med den bästa tekniken kan den anpassas när behovet uppstår. Denna beröringsfria lösning som ursprungligen utvecklades för att hjälpa medarbetare med nedsatt synförmåga lanseras nu som ett sätt att hantera de problem och krav som den pågående pandemin medför. Det är denna typ av teknik som kommer att hjälpa oss att fortsätta vara produktiva och arbeta säkert i delade lokaler. Och om alla kan vara förnuftiga och distansera sig socialt är det fortfarande möjligt att hålla informella samtal och dela idéer runt (eller åtminstone nära) skrivaren.