Verejný sektor čelí výzvam kvôli nedostatočným technológiám

Verejný sektor už dlho čelí výzvam súvisiacim s digitálnou transformáciou. Už kvôli rozsahu úloh, ktoré v mnohých spoločnostiach plní, je tento sektor často ťažkopádny a málo flexibilný. Tiež trpí nedostatkom pracovných síl a zručností, nehovoriac o neustálej kontrole zo strany verejnosti aj politikov.

Napriek tomu boli úradníci v čase pandémie rovnako pohotoví a prezieraví ako pracovníci v iných odvetviach. Rýchlo prijímali nové technológie a zabezpečovali hladký priebeh operácií. Vznikli nové aplikácie, ktoré občanom umožnili využívať služby na diaľku. Zmenili sa pravidlá, ktoré umožnili digitálne riešenia. Vývoj aplikácií s využitím „low code“ pomohol pracovníkom radníc rýchlo vytvárať nové webové stránky. Robotická automatizácia procesov (RPA) pomohla zvládnuť záplavu online žiadostí. Bolo to pôsobivé.

Preto je prekvapujúce, že s odznievajúcou pandémiou verejný sektor zrejme opäť bojuje so základmi IT, tentokrát s produktmi, ako sú tlačiarne, skenery a ďalšie zariadenia známe skôr ako periférne.

Spoločnosť Epson vykonala jeden z najväčších prieskumov svojho druhu, ktorého sa zúčastnilo viac ako 5 000 osôb s rozhodovacou právomocou v oblasti IT, používateľov a vplyvných osobností v 33 krajinách Európy, Blízkeho východu a Afriky. Dáta v článku prinášame za Slovenskú republiku. V mnohých prípadoch išlo o štátnych úradníkov. Prieskum obsahoval 40 otázok, ktorých cieľom bolo zistiť, aké sú podľa pracovníkov v tomto odvetví kľúčové výzvy, ktoré pred nimi stoja v oblasti bežne používaných technológií.

K strate dát dochádza často

Najväčšie obavy vzbudzuje skutočnosť, že viac ako polovica respondentov z verejného sektora (54 %) pripúšťa, že nedostatky v ich procesoch viedli v posledných 12 mesiacoch k chybnému uloženiu alebo strate dát a dokumentov. A hoci sa to môže zdať dosť zlé, v skutočnosti môže byť problém ešte rozsiahlejší.

Podľa niektorých odborníkov z tohto sektora dochádza k strate dát až 38-krát častejšie, ako vedúci pracovníci IT v súčasnosti odhadujú[i]. Ide o závažný problém vzhľadom na to, že sa môže týkať organizácií, ktoré sú zodpovedné za presadzovanie ochrany osobných údajov. To je potrebné rýchlo riešiť.

Lenže ako, keď sa rozsah problému zdá byť obrovský a jeho príčiny nejasné? Odpoveď nájdeme u tých, ktorí sú v prvej línii a často riešia problémy s ochranou dát. Podľa dvoch tretín (66 %) respondentov prechod na skenované, digitalizované záznamy toto riziko zníži.

Náprava je naozaj jednoduchá. Úradníci sa v zásade domnievajú, že s prístupom ku skeneru môžu situáciu zlepšiť. Akonáhle je dokument naskenovaný, dvere k digitalizácii sú otvorené. Pomocou technológie optického rozpoznávania znakov (OCR) je možné tieto dokumenty bezpečne uložiť a „prečítať“ softvérom a informácie použiť v celom systéme, čím sa proces automatizuje.

Napriek tomu iba tretina (33 %) uviedla, že zintenzívni skenovanie, aby obmedzili stratu alebo nesprávne umiestnenie dát a záznamov. To sa zdá byť takmer protichodné. Respondenti vedia, čo je treba urobiť, ale nezameriavajú sa na to.

Zlé IT komplikuje zamestnancom prácu

Strata dát však nie je jediný problém. Respondenti z verejného sektora strácajú každý mesiac v priemere takmer jeden deň (šesť hodín) kvôli nevyhovujúcim informačným technológiám, ktoré im bránia v práci. To je celý deň, kedy administratívni pracovníci, manažéri a vedúci pracovníci nemôžu slúžiť ľuďom, pre ktorých by tu mali byť: vám.

Vzhľadom na počet zamestnancov vo verejnom sektore je dopad na celý región obrovský. Napríklad v Spojenom kráľovstve pracuje odhadom 5,74 miliónov štátnych zamestnancov[i]. Nemecký verejný sektor je najväčším zamestnávateľom v krajine, zamestnáva približne 4,9 miliónov ľudí[ii].

Dokonca aj podľa týchto základných odhadov by sa v tomto odvetví mohli každoročne strácať miliardy premárnených hodín – a to v dobe, kedy sú verejné rozpočty pod väčším tlakom ako kedykoľvek počas posledných 70 rokov. Vynásobte tieto straty v 33 sledovaných krajinách a zistíte, že ide o neuveriteľne vysoké straty spôsobené nízkou produktivitou.

Situácia by sa dala napraviť relatívne malými investíciami do správneho kancelárskeho hardvéru. Niektoré z týchto technológií by navyše mohli hrať úlohu pri znižovaní nákladov na energie, čo je pre krajiny v celom regióne prioritou.

Napríklad výskum Univerzity v Cambridge ukazuje, že atramentová technológia môže byť v závislosti od typu použitej tlačiarne až o 90 % energeticky účinnejšia ako laserová[iii]. Ročne sa na celom svete predá približne 94,35 miliónov tlačiarní[iv], pričom len 19 % v komerčnom prostredí je atramentových[v].

Čo brzdí tento sektor?

Tieto zistenia vyvolávajú otázku: „Ako to možno napraviť?“ Odpoveď nie je nikdy jednoduchá a veľmi sa pri jednotlivých krajinách a inštitúciách líši.

Napriek tomu môžu manažéri IT uskutočniť niekoľko jednoduchých, taktických krokov, aby našli riešenie problémov, ktorým musia čeliť. Najprv je potrebné, aby v spolupráci so zamestnancami identifikovali nedostatky v procesoch, ktoré vedú k stratám dát. Potom musia zvážiť jednoduché spôsoby, ako digitalizovať záznamy a informácie, aby sa problémom predišlo. Pomôcť by mohli investície do jednoduchej skenovacej technológie a súvisiaceho školenia.

Musia tiež zistiť, kde by mohli rýchle opravy zvýšiť produktivitu pri ďalších periférnych IT zariadeniach, ako sú tlačiarne, projektory a ďalšie vybavenie. Oprava nefunkčnej tlačiarne v kancelárii alebo investícia do novej nízkoenergetickej tlačiarne sa nemusí zdať ako priorita, ale môže vrátiť jeden deň v mesiaci každému zamestnancovi. 

Po vyriešení krátkodobých problémov môžu konečne začať uvažovať o širších strategických nárokoch na správu každodenného kancelárskeho hardvéru. Hoci sa môže zdať, že ide o okrajovú záležitosť, výskumy ukazujú, že zlá správa môže mať obrovské následky.

Verejný sektor nesmie stratiť technologickú dynamiku, ktorú získal počas pandémie – najmä ak ide o to podstatné. Vzhľadom na to, že sa štátni zamestnanci snažia zvládnuť obrovské nároky, ktoré sú na nich teraz kladené, musí technológia opäť prísť na pomoc.

KONIEC