Multifuncționale pentru biroul tău hibrid

Multifuncționalele IT s-au dezvoltat pentru a satisface cerințele moderne ale locului de muncă, precum un consum mai redus de energie, versatilitate și conectivitate multiplă.

Această schimbare a redefinit modul în care lucrăm, iar organizațiile se grăbesc să implementeze astfel de modele și strategii pentru a sprijini un mediu de lucru mixt cu platforme de videoconferință sau sisteme bazate pe cloud și soluții de gestionare a documentelor.

Cu toate acestea, în graba de a se adapta, multe organizații au trecut cu vederea unele dintre tehnologiile esențiale de zi cu zi, rezultând câteva probleme evidente atunci când vine vorba despre încorporarea tehnologiei existente în noile modele de lucru. În timp ce investițiile în instrumente și software de colaborare la distanță sunt importante, echipamentele fizice de care angajații depind pentru sarcinile zilnice cruciale nu ar trebui neglijate.

Modelele pentru sistemul de lucru hibrid au detronat configurarea tradițională

Lucrul hibrid a adus trei schimbări majore în spațiul de birou tradițional. În primul rând, mai puține birouri și mai mult spațiu de comunicare. Acest lucru se datorează faptului că angajații vin la birou, în special pentru a socializa, în timp ce lucrul condensat este desfășurat acasă.

În al doilea rând, birourile în sine devin mai mici. Aproape trei sferturi (74%) dintre angajați raportează că au mai puțin spațiu de lucru. ¹

În al treilea rând, munca temporară de la birou a dus la lipsa de spațiu de depozitare și la lipsa de proprietate asupra spațiului de lucru. Ideea de a avea "biroul meu", ca un loc în care să te întorci zi de zi, dispare.

Cu toate acestea, businessurile nu au investit foarte mult în multifuncționale potrivite pentru schimbarea sistemului de lucru. Echipamentele din biroul companiei, la care toți angajații aveau acces, trebuie schimbate cu unele mai mici și personale. Acest lucru este necesar, în special pentru oamenii care se ocupă de activități administrative în departamentul de resurse umane și finanțe.

Dacă ne gândim la un profesionist junior de resurse umane, acesta va depinde în mare măsură de scanere pentru a gestiona documentele angajaților, cum ar fi contracte, CV-uri și alte documente de identificare. De asemenea, în finanțe, scanerele sunt esențiale în gestionarea facturilor, a chitanțelor și a situațiilor financiare pentru a procesa și urmări tranzacțiile în mod eficient, îmbunătățind acuratețea și reducând erorile de introducere manuală a datelor.

Necesitatea multifuncționalelor versatile, care să se adapteze fără probleme la dinamica schimbătoare a muncii, a devenit vitală. Angajații de astăzi au nevoie de soluții flexibile care să le permită să gestioneze eficient imprimare și scanarea, indiferent de configurarea biroului lor. Astfel, soluțiile trebuie să devină mai compacte mai flexibile și mai eficiente.

Asigurarea faptului că multifuncționalele pot face față sistemului de lucru hibrid

Sunt 3 lucruri pe care directorii de departamente trebuie să le aibă în vedere atunci când fac schimbări. În primul rând, este nevoie de un software pentru partajarea resurselor. Asta va permite angajaților să faca rezervări pentru diferite resurse comune cum ar fi camere de ședință, birouri, scanere sau locuri de parcare.

Prin implementarea unui astfel de software, organizațiile pot garanta accesul echitabil la resurse. De exemplu, această tehnologie poate fi configurată pentru a permite membrilor echipei HR sau financiar să rezerve un scanner pentru zilele în care sunt la birou, optimizând fluxul de lucru și productivitatea.

Mai mult decât atât, acesta ajută și organizațiile să urmărească și să analizeze utilizarea resurselor, facilitând luarea deciziilor informate și planificarea resurselor. În ansamblu, utilizarea unui software pentru partajarea resurselor permite organizațiilor să creeze un mediu de lucru hibrid productiv, în care angajații pot accesa eficient resursele esențiale.

În al doilea rând, organizațiile trebuie să reevalueze caracteristicile multifuncționalelor, luând în considerare aspecte precum conectivitatea, portabilitatea și compatibilitatea. Munca în sistemul hibrid implică adesea deplasarea angajaților între diverse spații de lucru, astfel încât echipamentele de tipul scanerelor trebuie să evolueze pentru a fi versatile și compacte. Acestea nu numai că trebuie să fie eficiente în utilizarea spațiului, în special într-un birou mai mic sau într-un mediu cu birouri temporare, dar trebuie să permită angajaților să scaneze documentele rapid, chiar și în spații de lucru neconvenționale. Prin trecerea la multifuncționalele Epson, companiile pot simplifica procesele și pot îmbunătăți productivitatea echipelor de lucru.

În cele din urmă, stabilirea unor politici și seturi de reguli clare privind achiziția, întreținerea și asistența echipamentelor este esențială pentru menținerea unui sistem de lucru hibrid. Prin definirea unui proces cuprinzător de achiziție a echipamentelor, organizațiile pot asigura angajaților instrumentele și dispozitivele necesare pentru a-și îndeplini sarcinile eficient, indiferent dacă lucrează de la distanță sau în birou.

Totodată, prin adoptarea unei abordări proactive în ceea ce privește întreținerea echipamentelor, organizațiile pot minimiza timpul de nefuncționare și pot optimiza productivitatea.

Munca a fost schimbată în ultimii ani, obligând organizațiile să-și adapteze infrastructura și tehnologia în consecință. Asigurarea unei integrări eficiente a multifuncționalelor în lumea sistemului de lucru hibrid este esențială pentru a permite angajaților să lucreze eficient și fără întreruperi.

Prin implementarea unui software pentru partajarea resurselor, alegerea multifuncționalelor versatile și stabilirea unor politici clare privind achiziția și întreținerea echipamentelor, organizațiile pot crea un mediu de lucru hibrid productiv, în care angajații se pot baza pe tehnologie pentru a-și desfășura sarcinile zilnice cu ușurință și eficiență.

Află mai multe despre scanerele Epson potrivite pentru mediul de lucru hibrid aici: https://www.epson.ro/ro_RO/verticals/business-scanner-range/mobile-scanners

¹https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.