Standaardiseren van producten zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit

De Hermitage Academy is gevestigd in het graafschap Durham, en krijgt van Ofsted (Inspectie van het Onderwijs) de beoordeling ‘outstanding’ (uitmuntend). De school heeft 1000 leerlingen, in de leeftijdsgroep 11-18 jaar, en biedt hoogwaardig onderwijs met superieure zorg en ondersteuning voor leerlingen, ouders en leerkrachten. De school heeft eveneens een sterke reputatie op het gebied van innovatie: technologie wordt ingezet om studenten te helpen bij de verbetering van hun leerproces en ter voorbereiding op goede prestaties in het hoger onderwijs en hun loopbaanontwikkeling daarna.

Tijdens een evaluatiebijeenkomst met Epson, wees Andrew Reynolds, leidinggevende en manager van ICT-ondersteuningsservices, op de problemen die hij ondervond met de huidige printervloot. “In de loop der jaren hebben we verschillende modellen laserprinters van een gerenommeerde fabrikant aangeschaft. Het beheer van verbruiksartikelen was tijdrovend en soms werd er te veel besteld. Bovendien verbruikten de printers veel stroom. Wij meenden dat we de situatie konden verbeteren door te standaardiseren op één printer. Epson adviseerde ons om de WorkForce Pro WP-4015DN te evalueren.”

Na een uitgebreid evaluatietraject hebben we toen besloten om de bestaande printervloot te vervangen met 50 Epson WorkForce Pro-inketprinters. De printers worden gebruikt in klaslokalen, het kantoor van de schooldirecteur en in de verschillende afdelingskantoren van de school. Andrew zegt: “De inkjettechnologie die in de WorkForce Pro-printers wordt gebruikt levert een geweldige printkwaliteit. De printers zijn scherp geprijsd en, nog belangrijker, ze zijn bijzonder voordelig in gebruik en onderhoud. Bovendien zijn ze zeer energiezuinig, waardoor we extra geld besparen en bijdragen aan de vermindering van de belasting van het milieu. De printers worden standaard geleverd met 3 jaar garantie. Dit garantieniveau zou bij veel andere fabrikanten meer kosten dan wat we nu betalen voor een Epson-printer. Het standaardiseren op de WorkForce Pro maakt het ook veel eenvoudiger voor ons om de inktvoorraad te beheren, waardoor we kostbare tijd besparen die elders nuttig besteed kan worden.”

Om Andrew te helpen zijn printers te beheren, bevinden de printers zich in een netwerk, zodat hij op afstand het inktniveau en de status van alle printers vanuit zijn kantoor kan overzien. De school profiteert ook van de voordelen van het lidmaatschap van Epson’s Authorised Self Maintainer Program (ASM); deze service voorziet in het beheer van een voorraad producten of onderdelen op locatie, wat snelle toegang biedt tot vervangingsonderdelen voor de uitvoering van bedrijfskritische operaties indien noodzakelijk.

De school onderhoudt een overzicht van alle Epson-producten op een beveiligde portal. Als er een probleem optreedt met de apparatuur, wordt dit door Andrew online geregistreerd waarna het product wordt vervangen met een reserveonderdeel uit de voorraad van de school. Ondertussen wordt er door Epson onmiddellijk een nieuw product besteld. Deze service wordt gratis geleverd. “Ik sta versteld van de kwaliteit van de ondersteuning die we krijgen,” aldus Andrew.

De ASM-service was een van de hoofdredenen voor Andrew´s besluit om de projectoren op school ook te standaardiseren, via de aanschaf van 50 exemplaren van Epson´s EB-475W-projectoren met ultrakorte projectieafstand. Prestaties, installatie- en gebruiksgemak waren ook belangrijke factoren in dit besluit.

De projectoren zijn aan de muur gemonteerd, projecteren 2.600 lumen witte en gekleurde lichtopbrengst (CLO), en leveren levendige natuurlijke kleuren en diepe zwarttinten, zelfs bij daglicht. Vanwege de ultrakorte projectieafstand van de projectoren, werpt de leerkracht geen schaduw op het geprojecteerde beeld en kan hij/zij geen licht in de ogen krijgen. In situaties met veel omgevingslicht blijft het beeld helder en goed zichtbaar vanuit alle plekken in het klaslokaal, zelfs met een beeldgrootte van maximaal 100 inch. De projectoren hebben een ingebouwde luidspreker waardoor er geen extra apparatuur nodig is. De projectoren kunnen eenvoudig in een netwerk worden opgenomen dankzij Epson’s EasyMP™-software. Dit betekent dat Andrew de instellingen op afstand kan beheren om ervoor te zorgen dat de projectoren ´s nachts automatisch worden uitgeschakeld. Hij hecht ook waarde aan het feit dat de projectoren worden geleverd met alle onderdelen die zijn vereist voor de installatie.

Hij zegt verder: “Vroeger betaalden wij een AV-installateur om de projectoren te plaatsen. Nu kunnen wij de EB-475W-projectoren zelf installeren. Het is echt eenvoudig en scheelt ons behoorlijk wat geld. Bovendien is het geweldig om zelf op afstand de instellingen van alle 50 projectoren aan te kunnen passen. Dat scheelt een hoop tijd.”

De projectoren zijn een belangrijk educatief hulpmiddel en worden overal op school in elk klaslokaal gebruikt, als ook in de aulazalen. Leerlingen kunnen content bekijken (beheerd vanuit de pc of laptop van de leerkracht) op internet via HD Blu-rayspelers en visualisers, om boeken of ander onderwijsmateriaal weer te geven. Aangezien ze voortdurend in gebruik zijn, is de garantie op locatie eveneens bijzonder belangrijk. Vervanging van lampen wordt ook gedekt door de garantie. “Het is een goed doordachte service met de ondersteuning die een school nodig heeft om uitvaltijd te beperken voor de onderwijstools waar we zo afhankelijk van zijn,” aldus Andrew.

Het gebruik van Epson-technologie bij de Hermitage Academy blijft niet beperkt tot WorkForce Pro-printers en projectoren met ultrakorte projectieafstand. De school had ook behoefte aan de mogelijkheid om voorbeelden van het werk van studenten van de kunst- en technologie- en ontwerpafdelingen tentoon te stellen door het hele schoolgebouw. “Deze moesten groot zijn, dus toen we op zoek gingen naar een grootformaatprinter leek Epson opnieuw de logische keuze,” aldus Andrew.

De belangrijkste overwegingen bij de aanschaf waren afdrukformaat, printkwaliteit en bedrijfskosten. De school kreeg een testexemplaar te leen, de 44-inch Epson Stylus Pro 9890 professionele printer. Ontworpen voor fotografen en kunstenaars, maakt deze printer levensechte afdrukken met nauwkeurige kleuren bij hoge snelheid. We waren er onmiddellijk van onder de indruk.

“Je mond valt open van de printkwaliteit,” aldus Andrew. “Met een papierrol van 30 meter, en een breedte van 44 inch, kunnen wij enorme afbeeldingen afdrukken. We kunnen het gebruik van de printer beheren zodat er alleen wordt afgedrukt wat mensen echt nodig hebben. Een grootformaatprinter vormt vanzelfsprekend investeringsaanschaf voor ons, hoewel de bedrijfskosten lager zijn dan die van een normale printer, vanwege de schaalvoordelen die het gebruik van grotere inktpatronen met hoge capaciteit oplevert. Dit maakt de overheadkosten beter beheerbaar voor onze school.

Standaardisering op een exclusieve Epson-oplossing voor onze dagelijkse printers, projectoren en afdrukbehoeften op groot formaat heeft Andrew Reynolds geholpen om de bedrijfskosten te verminderen en tijd te besparen die elders nuttig besteed kan worden. Zoals hij concludeert: “Alle Epson-apparatuur die we gebruiken is van absolute topkwaliteit. Alle apparaten worden veel gebruikt in de hele school. Problemen komen gelukkig maar uiterst zelden voor, maar als er een probleem is, dan treedt het servicecontract in werking en beschikken we in een handomdraai over een vervangingsapparaat op de betreffende locatie. Het is fantastisch dat service en ondersteuning onderdeel zijn van de deal. Het heeft mij overgehaald om te standaardiseren op Epson, en het bespaart me een hoop tijd. Andere IT-managers in het onderwijs zullen het met me eens zijn dat tijd in ons beroep zeer beperkt is.”