Hibrīdas perifērijas ierīces hibrīdiem apstākļiem

Darba vidē ir notikusi būtiska transformācija, ieviešot hibrīdus modeļus. Taču daudzi vēl nav apjautuši, ka šī transformācija turpinās. Saskaņā ar Gartner pētījumu izmaiņas faktiski paātrinās. Tiek lēsts, ka līdz 2023. gada beigām 39% visas pasaules intelektuālā darba veicēju būs nodarbināti hibrīdos apstākļos. 2022. gadā šis rādītājs bija 37%. ⁱ.

Šīs intensīvās izmaiņas ir pārveidojušas darba organizēšanu. Organizācijas sacenšas, lai ieviestu pakalpojumus un stratēģijas ar mērķi atbalstīt jauktu darba vidi. No ieguldījumiem kvalitatīvākajos saziņas un sadarbības rīkos, piemēram, videokonferenču platformās, līdz digitālās transformācijas iniciatīvām, piemēram, mākonī balstītām sistēmām un dokumentu pārvaldības risinājumiem.

Tomēr, steigā veicot pielāgojumus, daudzas organizācijas ir atstājušas novārtā dažas ikdienā svarīgas tehnoloģijas. Proti: IT perifērijas ierīces, ko visi uzskatām par pašsaprotamām, piemēram, skenerus un printerus. Tādēļ, izmantojot esošās tehnoloģijas jauniem strādāšanas paņēmieniem, rodas dažas acīm redzamas problēmas. Lai arī ieguldījumi attālas sadarbības rīkos un programmatūrā ir būtiski, novārtā nedrīkst atstāt fiziskos rīkus, ko darbinieki izmanto svarīgiem ikdienas uzdevumiem.

Nodrošinot IT perifērijas ierīču piemērotību hibrīdiem apstākļiem, organizācijas var piedāvāt darbiniekiem atbilstošas tehnoloģijas, lai viņi varētu efektīvi strādāt neatkarīgi no atrašanās vietas vai darba apstākļiem.

Hibrīdās iespējas ir izmainījušas tradicionālos darba apstākļus

Hibrīdas strādāšanas iespējas ir izraisījušas trīs būtiskas izmaiņas tradicionālajā darba vietā. Pirmkārt, ir samazināts galdu skaits un iegūta lielāka vieta sadarbībai. Tas ir tādēļ, ka cilvēki biežāk ierodas birojā, lai satiktu citus, nevis veiktu individuālus uzdevumus. Ir pagājis fiksētu darba vietu laiks, kuram bija raksturīgas nodalītas telpas un galdu rindas. Tādēļ tagad svarīgāka ir vieta.

Otrkārt, ir samazinājušies arī darba galdu izmēri. Gandrīz trīs ceturtdaļas (74%) darbinieku norāda, ka strādā pie mazāka darbgalda. ⁱⁱ. Treškārt, strādājot rezervējamā darba vietā, darbiniekiem nav vietas mantu glabāšanai, kā arī nav noteiktas darba vietas. Izzūd jēdziens “mans galds” kā vieta, kur strādāt katru dienu.

Īsāk sakot, galdi ir kļuvuši mazāki, ir samazinājies to skaits, un darbinieki uz tiem nevar novietot rīkus vai tehnoloģijas. Taču uzņēmumi ne vienmēr ir ieguldījuši IT perifērijas ierīcēs atbilstoši šīm izmaiņām. Tehnoloģija, kas ir labāk piemērota statiskai biroja videi, kur darbiniekiem bija pastāvīga piekļuve iekārtām uz viņu darba galdiem vai noteiktās vietās tuvumā, bieži ir nepiemērota hibrīda darba apstākļiem.

Cilvēkiem, kas printeri vai skeneri lieto reti, tā nešķitīs liela problēma. Bet kā jutīsies darbinieki, kam šīs ierīces ir nepieciešamas efektīvai ikdienas uzdevumu veikšanai? Piemēram, tie, kas veic administratīvas funkcijas personāla un finanšu nodaļās.

Uz mirkli iedomājieties jaunāko personāla nodaļas speciālistu. Viņam ir ļoti nepieciešami skeneri, lai digitalizētu un pārvaldītu ziņas par darbiniekiem, piemēram, līgumus, dzīves un darba gājuma aprakstus, kā arī identifikācijas dokumentus. Līdzīga situācija ir finanšu jomā. Skeneri ir svarīgi darbā ar rēķiniem, čekiem un finanšu pārskatiem, lai efektīvi apstrādātu darījumus un sekotu tiem līdzi, uzlabotu precizitāti un samazinātu manuālas datu ievades izraisītās kļūdas.

Hibrīda darba apstākļos šie darbinieki galu galā stāv pie biroja koplietošanas skenera un apstrādā simtiem dokumentu. Tas nav efektīvi un neatbilst labai biroja darba etiķetei, radot kavēšanos un pārtraukumus, kas ietekmē darba vietas kopējo produktivitāti un efektivitāti.

Sevišķi svarīga ir kļuvusi vajadzība pēc daudzveidīgām IT perifērijas ierīcēm, ko bez problēmām var pielāgot mainīgajiem darba apstākļiem. Mūsdienās darbiniekiem ir nepieciešami daudzveidīgi risinājumi, kas sniedz iespēju efektīvi veikt nepieciešamos drukāšanas un skenēšanas darbus neatkarīgi no biroja darba organizācijas. Tas nozīmē, ka risinājumiem ir jābūt kompaktākiem, pielāgojamākiem un efektīvākiem.

Pārliecināšanās par iespēju iekļaut IT perifērijas ierīces hibrīdā modelī

Veicot izmaiņas, IT vadītājiem ir jāapsver trīs jautājumi. Pirmkārt, ir nepieciešama resursu rezervēšanas programmatūra. Tā nodrošinās iespēju darbiniekiem rezervēt resursus un saplānot koplietošanas resursu, piemēram, sanāksmju telpu, galdu, tādu iekārtu kā skeneri un pat autostāvvietu, izmantošanu.

Ieviešot šādu programmatūru, organizācijas var garantēt efektīvu piekļuvi resursiem. Piemēram, šo tehnoloģiju var konfigurēt tā, lai personāla un finanšu nodaļu darbinieki varētu rezervēt skeneri tajās dienās, kad atrodas birojā, tā novēršot iespējamos konfliktus un optimizējot darba plūsmu un produktivitāti.

Turklāt organizācijas var arī sekot līdzi resursu lietojumam un analizēt to, atvieglojot pārdomātu lēmumu pieņemšanu un resursu plānošanu. Kopumā resursu rezervēšanas programmatūras izmantošana sniedz iespēju organizācijām izveidot organizētu un produktīvu hibrīdo darba vidi, kurā darbinieki var efektīvi piekļūt svarīgākajiem resursiem un maksimāli labi izmantot tos.

Otrkārt, organizācijām ir nepieciešams novērtēt vēlreiz perifēro ierīču piedāvājumu, apsverot tādus faktorus ka savienojamība, pārvietošanas iespējas un saderība. Hibrīds darbs bieži vien ir saistīts ar darbinieku pārvietošanos uz dažādām darba vietām, tāpēc perifērijas ierīcēm, piemēram, skeneriem, ir jābūt daudzveidīgiem un kompaktiem. Tiem ne tikai jāaizņem maz vietas, jo īpaši, ja galds ir mazāks vai ja tas tiek rezervēts, bet arī jānodrošina darbiniekiem iespēja ērti, ātri un efektīvi digitalizēt dokumentus pat pagaidu darba vietās. Sākot izmantot daudzveidīgas un ērtas hibrīdās perifērijas ierīces, organizācijas var racionalizēt procesus un uzlabot produktivitāti un reaģēšanas spējas.

Visbeidzot, ieviešot hibrīdu darba modeli, būtiski ir izveidot skaidras politikas un vadlīnijas par iekārtu iegādi, apkopi un atbalstu. Nosakot visaptverošu iekārtu iegādes procesu, organizācijas var nodrošināt darbiniekiem nepieciešamos rīkus un ierīces, lai viņi varētu efektīvi veikt darbu neatkarīgi no tā, vai strādā mājās vai birojā. Tas ietver protokolu izveidi iekārtu iegādei, budžeta piešķiršanu un tādu faktoru ka saderība un uzticamība izvērtēšana.

Bez jau minētā būtiska ir arī uzticamas apkopes sistēmas ieviešana, lai nekavējoties risinātu tehniskas problēmas, kas varētu rasties. Šī sistēma ietver tādu procedūru definēšanu kā iekārtu apkope, regulāru pārbaužu ieplānošana un pieejamu iespēju nodrošināšana darbiniekiem saistībā ar problēmu pieteikšanu vai palīdzības pieprasīšanu. Proaktīvi veicot iekārtu apkopi, organizācijas var samazināt dīkstāves laiku un optimizēt produktivitāti.

Darba vide ir neatgriezeniski mainījusies, liekot organizācijām pārvērtēt stratēģijas un veikt radikālas pārmaiņas. Iespējams, ka pēdējais puzles gabaliņš ir pārliecināšanās par to, vai IT perifērijas ierīces ir piemērotas turpmākajām vajadzībām. Vadītājiem ir nepieciešams atgriezties pie pašiem pamatiem — gādāt, lai darbaspēkam būtu atbilstoši rīki un iekārtas.

Sākot izmantot hibrīdas perifērijas ierīces, kas piedāvā lielisku daudzveidības un pieejamas cenas kombināciju, darbinieki var turpināt produktīvi un organizēti strādāt, neatkarīgi no darba apstākļiem.

Vairāk par hibrīdiem skeneriem uzziniet šeit: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.