Hibridiniai išoriniai įrenginiai hibridiniam pasauliui

Darbo pasaulis patyrė didelių transformacijų link hibridinių modelių, tačiau daugelis neįsivaizduoja, kad jos vis dar įgauna daugiau spartos. Iš tiesų, „Gartner“ duomenimis, pokyčiai spartėja, o tai reiškia, kad iki 2023 m. pabaigos 39 % visuotinių žinių darbuotojų dirbs hibridinėje aplinkoje, 2022 m. padaugės iki 37 %. ⁱ.

Šis „seisminis poslinkis“ pakeitė mūsų darbo būdą, o organizacijos lenktyniauja, kad įdiegtų paslaugas ir strategijas mišriai darbo aplinkai palaikyti. Nuo investicijų į geriausius ryšio ir bendradarbiavimo įrankius, pvz., vaizdo konferencijų platformas, iki skaitmeninio transformavimo iniciatyvų, pvz., debesies technologijomis pagrįstų sistemų ir dokumentų valdymo sprendimų.

Tačiau skubėdamos prisitaikyti dauguma organizacijų praleido tam tikras svarbias kasdienes technologijas. Būtent: IT išoriniai įrenginiai, kurie mums visiems įprasti, pvz., skeneriai ir spausdintuvai. Todėl yra tam tikrų didelių problemų, susijusių su esamos technologijos integravimu į naujus darbo šablonus. Investicijos į nuotolinio bendradarbiavimo priemones ir programinę įrangą yra svarbios, tačiau fiziniai įrankiai, kurie darbuotojams padeda atlikti svarbias kasdienes užduotis, neturėtų būti nepaisomi.

Užtikrindamos, kad IT išoriniai įrenginiai puikiai tinka hibridiniam pasauliui, organizacijos gali suteikti darbuotojams galimybę naudotis technologijomis, kad jie galėtų efektyviai dirbti nepriklausomai nuo jų buvimo vietos ar darbo aplinkos.

Hibridai sutrikdė tradicinę sąranką

Hibridinis darbas padarė tris pokyčius tradicinėje biuro patalpoje. Pirma, mažiau stalų ir daugiau bendradarbiavimo vietos. Taip yra todėl, kad besilankantys biure žmonės dažniau susitinka su kitais žmonėmis, nei dirbdami susitelkę į darbą. Praėjo fiksuotų fizinių darbo vietų laikai, charakterizuojami darbo kameromis ir stalų eile. Todėl dabar erdvė labai svarbi.

Antra, patys stalai tampa mažesni. Beveik trys ketvirčiai (74 %) darbuotojų praneša, kad turi mažiau vietos ant darbo stalo ⁱⁱ. Trečia, dėl labai apkrautos dėl darbo vietos darbuotojai turi ne tik saugojimo, bet ir nuosavybės problemų savo darbo vietoje. Mintis turėti savo darbo vietą, į kurią kasdien grįžtama, dingsta.

Taigi yra mažiau stalų, jie mažesni ir ant jų darbuotojai negali saugoti savo įrankių ar technologijų. Tačiau įmonės į IT išorinius įrenginius nebūtinai investavo taip, kad atitiktų šį pakeitimą. Dažniau technologija, kuri geriau tinka statiškame biure, kur darbuotojai turi nuolatinę prieigą prie tos pačios įrangos ant savo stalo ar netoli esančios fiksuotos vietos, buvo perkelta į hibridinį pasaulį.

Bet kam, kas kasdien naudoja spausdintuvą ar skenerį, tai gali neatrodyti didelė problema. O kaip dėl darbuotojų, kurie pasikliauja jais, kad galėtų efektyviai atlikti kasdienes užduotis? Pavyzdžiui, personalo ir finansų skyrių administratoriai.

Akimirką pamąstykite apie jaunesnįjį personalo skyriaus specialistą. Jis labai priklausomas nuo skenerių, kad galėtų skaitmeninti ir tvarkyti darbuotojų įrašus, pvz., sutartis, CV ir identifikavimo dokumentus. Panašiai finansų skyriuje skeneriai yra būtini tvarkant sąskaitas, kvitus ir finansinius duomenis, kad būtų galima efektyviai apdoroti ir sekti operacijas, padidinti tikslumą ir sumažinti rankinio duomenų įvedimo klaidas.

Hibridiniame pasaulyje šie darbuotojai stovi prie bendrai naudojamo biuro skaitytuvo ir apdoroja šimtus dokumentų. Tai nėra nei našus, nei geras biuro etiketas, dėl to delsa ir pertraukimai turi įtakos bendram darbo vietos našumui ir efektyvumui.

Universalių IT išorinių įrenginių, kurie gali sklandžiai prisitaikyti prie besikeičiančios darbo dinamikos, poreikis tapo itin svarbus. Šiuolaikiniai darbuotojai reikalauja lanksčių sprendimų, kurie leistų efektyviai patenkinti spausdinimo ir skenavimo poreikius nepriklausomai nuo biuro sąrankos. Todėl sprendimai turi tapti kompaktiškesni, lankstesni ir našesni.

Užtikrinkite, kad IT išoriniai įrenginiai būtų hibridinio modelio dalis.

Pereidami prie pokyčių IT vadybininkai turi apsvarstyti tris dalykus. Pirma, jiems reikia išteklių rezervavimo programinės įrangos. Taip darbuotojai galės rezervuoti ir suplanuoti bendrai naudojamus išteklius, pvz., susirinkimų kambarius, stalus, įrangą, pvz., skenerius ir netgi automobilių stovėjimo vietas.

Įdiegdamos tokią programinę įrangą organizacijos gali užtikrinti puikią prieigą prie išteklių. Pavyzdžiui, šią technologiją galima sukonfigūruoti taip, kad darbuotojai, dirbantys personalo ar finansų komandoje, galėtų rezervuoti skenerį dienom, kai jie yra biure, nepakenkdami bet kokiam potencialiam darbo srautui bei optimizuodami darbo srautą ir produktyvumą.

Be to, tai taip pat padeda organizacijoms stebėti ir analizuoti išteklių naudojimą, palengvinant sprendimų priėmimo procesą ir išteklių planavimą. Bendrai naudojant išteklių rezervavimo programinę įrangą, organizacijos gali sukurti sklandžią ir produktyvią hibridinę darbo aplinką, kurioje darbuotojai gali efektyviai pasiekti ir išnaudoti svarbiausius išteklius.

Antra, organizacijos, svarstydamos tokius faktorius kaip jungiamumas, portabilumas ir suderinamumas, turi iš naujo pamąstyti apie savo išorinius įrenginius. Hibridinis darbas dažnai reikalauja darbuotojų judėjimo iš vienos darbo vietos į kitą, todėl išoriniai įrenginiai, pvz., skeneriai, turi evoliucionuoti, kad būtų universalūs ir kompaktiški. Jie ne tik turi taupiai naudoti vietą, ypač mažose darbo erdvėse ar darbo ant stalo aplinkoje, bet jie turi ir leisti darbuotojams lengvai ir efektyviai skaitmenizuoti dokumentus net laikinose darbo erdvėse. Naudojant universalius ir patogius hibridinius išorinius įrenginius, organizacijos gali supaprastinti savo procesus ir padidinti našumą bei lankstumą.

Galiausiai, įdiegiant hibridinį darbo modelį labai svarbu nustatyti aiškias įrangos įsigijimo, priežiūros ir palaikymo strategijas ir gaires. Dėl išsamaus įrangos įsigijimo proceso apibrėžimo organizacijos gali užtikrinti, kad darbuotojai turėtų būtinų įrankių ir įrenginių, kad galėtų efektyviai atlikti užduotis tiek nuotoliniu būdu, tiek biure. Tai apima įrangos įsigijimo, biudžeto paskyrimo protokolų sudarymą ir atsižvelgimą į tokius faktorius kaip suderinamumas ir patikimumas.

Be to, patikimos techninės priežiūros sistemos įdiegimas labai svarbus, kad būtų galima greitai spręsti bet kokias technines problemas, kurių gali kilti. Tai apima ir įrangos techninės priežiūros procedūrų apibrėžimą, reguliaraus tikrinimo tvarkaraščių sudarymą ir prieinamų kanalų suteikimą darbuotojams pranešti apie problemas arba prašyti pagalbos. Nustatant aktyvų požiūrį į įrangos techninę priežiūros, organizacijos gali sumažinti prastovų laiką ir optimizuoti našumą.

Darbas negrįžtamai pasikeitė ir organizacijos turi iš naujo įvertinti savo strategijas ir atlikti sklandžių pakeitimų. Galbūt paskutinė dėlionės dalis yra užtikrinti, kad IT išoriniai įrenginiai tiktų ateičiai. Lyderiai turi grįžti prie pagrindinių dalykų, kad užtikrintų, jog darbuotojai turėtų įrankių ir įrangos.

Įtraukiant hibridinius išorinius įrenginius, kurie suteikia tobulą universalumo ir įperkamumo mišinį, darbuotojai gali būti produktyvūs ir organizuoti nepriklausomai nuo savo darbo vietos.

Sužinokite daugiau apie hibridinius skenerius čia: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.