MAZUMA SCEGLIE WorkForce Pro WP-4595 DNF

Fondata nel 2006, Mazuma fornisce servizi di contabilità affidabili e a basso costo per aziende di piccole dimensioni. In particolare, le fondatrici Lucy Cohen e Sophie Hughes offrono in abbonamento pacchetti tutto compreso con i quali il cliente invia la documentazione al team preposto di Mazuma, che la elabora e la rispedisce al mittente nel giro di pochi giorni. Grazie a un innovativo sistema di tracciatura mediante codice a barre, il cliente può monitorare in ogni momento lo stato di avanzamento del lavoro.

Mazuma è stata fondata sei anni fa da Lucy Cohen e Sophie Hughes, due amiche d'infanzia appena ventenni che avviarono la loro attività lavorando inizialmente da casa. Ora Mazuma conta 20 dipendenti e dispone di un ufficio a Bridgend, nel sud del Galles, dove viene offerta assistenza contabile a migliaia di clienti in tutto il Regno Unito. L'azienda, che è presente anche negli Stati Uniti con una filiale a Salt Lake City, ha come obiettivo quello di diventare il più importante fornitore di servizi di contabilità per le piccole imprese del Regno Unito.

Parlando a proposito di come è nata l'azienda, Lucy Cohen, co-fondatrice e responsabile commerciale di Mazuma, ha dichiarato: "Abbiamo avviato la nostra attività secondo un approccio meno burocratico e libero dai vincoli strutturali e di gestione spesso legati al settore della contabilità. Per mio padre, andare ogni anno dal commercialista era una vera e propria tortura: questo progetto rappresentava per noi un'opportunità di fare le cose in modo diverso ed eravamo certe che un approccio del genere avrebbe funzionato".
 

Benché il tipo di attività svolta preveda la gestione della documentazione dei clienti a mezzo posta e online, Mazuma ha comunque scelto di avere un ufficio come sede anziché affidarsi al telelavoro, che avrebbe evitato i costi legati all'affitto degli spazi. Per Lucy Cohen e Sophie Hughes, solo lavorando in un ufficio è possibile creare un team coeso all'interno dell'azienda. L'interazione diretta, inoltre, assicura un servizio completo e processi più fluidi. La presenza di un ufficio è importante anche a livello normativo, dal momento che nel settore della contabilità è essenziale garantire la protezione dei dati. I documenti dei clienti rimangono sempre in ufficio e vengono rispediti all'interno delle caratteristiche buste viola sigillate, sul quale viene applicato un codice a barre in modo che possano essere tracciate dal sistema di Mazuma.

L'ufficio comporta una serie di costi e spese generali. Lucy Cohen, come ogni contabile che si rispetti, ha quindi adottato un approccio pratico alla gestione di questo aspetto del business.

"È fondamentale scegliere apparecchiature d'ufficio convenienti, affidabili, a risparmio energetico e di buona qualità per non doverle sostituire o riparare spesso in caso di rottura".

In un settore in cui i dettagli sono tutto ai fini di una meticolosa analisi finanziaria, i documenti devono essere stampati affinché sia possibile esaminarli attentamente, riportando all'occorrenza delle note. A questo proposito, Mazuma stampa circa 25.000 pagine all'anno, ovvero 68 pagine al giorno (weekend inclusi). Lo scorso anno l'azienda ha speso una cifra pari a 1.600 sterline in carta e toner. I costi di stampa rappresentano una quota considerevole delle spese per l'ufficio di Mazuma e devono pertanto essere tenuti il più possibile sotto controllo. Lucy Cohen spiega:

"Nel settore della contabilità, e più in generale nel Regno Unito, il cosiddetto ufficio senza carta non è un'opzione attuabile. Possiamo solo cercare di stampare nel modo più efficiente, conveniente ed ecologico possibile. I rapporti, i libri contabili, il materiale di marketing e la documentazione generica sono infatti alla base del business di Mazuma ed è quindi necessario stamparli".

Per soddisfare i requisiti di stampa dell'ufficio, Lucy Cohen aveva in precedenza acquistato delle stampanti laser, non trovando però un modello in grado di gestire efficacemente la quantità di stampe richiesta da Mazuma con la qualità desiderata. È quindi passata alla tecnologia inkjet, installando due stampanti a getto d'inchiostro Epson Workforce Pro WP-4595 DTWF, le quali vengono utilizzate da tutti e 20 i dipendenti per stampare migliaia di documenti. La gamma WorkForce Pro include stampanti compatte ad alte prestazioni che, oltre alla stampa fronte/retro, consentono anche la scansione di documenti e l'invio di fax. Alle funzionalità offerte si aggiungono anche vantaggi quali la riduzione del 50% del costo per pagina, una maggiore velocità di stampa e un risparmio fino all'80% sui consumi energetici rispetto alle stampanti laser della concorrenza. Secondo le stime e in confronto alle stampanti laser installate in precedenza, con i multifunzione della gamma WorkForce Pro Mazuma ridurrà del 25% i costi di stampa nei prossimi tre anni.

Sempre a proposito delle stampanti, Lucy Cohen ha aggiunto: "Gestendo una piccola azienda, dobbiamo cercare di tenere basse le spese senza però scendere a compromessi per quanto riguarda la qualità e l'efficienza. Prima pensavo che le stampanti inkjet fossero adatte soprattutto per l'uso a casa, ma con Epson Workforce Pro ho dovuto ricredermi. Il risparmio sui costi per pagina e il minore consumo energetico mi hanno convinto. Potrebbe sembrare strano, ma per il nostro ufficio la possibilità di stampare un maggior numero di fogli con una sola cartuccia di inchiostro fa realmente la differenza dal punto di vista economico".

 

Oltre a stampare documenti ad uso interno, Mazuma produce anche grandi quantità di materiali di marketing e di comunicazione rivolti ai clienti. I multifunzione WorkForce Pro hanno una risoluzione di 4800x1200 dpi.

A tale riguardo, Lucy Cohen ha commentato: "Spiegare come funziona la nostra attività è spesso difficile. Semplicemente, la gente non crede al fatto che offriamo servizi con costi a partire da solo 20 sterline. I materiali di comunicazione e i prospetti per i clienti con il nostro logo giocano quindi un ruolo determinante. I multifunzione WorkForce Pro ci consentono di stampare materiali di marketing di alta qualità con colori brillanti, senza dover così rivolgerci a un'azienda esterna per la loro realizzazione".

La stampa a colori ha anche aiutato Lucy Cohen e Sophie Hughes a decidere il motivo del loro nuovo sito web, attualmente in fase di riprogettazione. Infatti, grazie alle stampe a colori del modello del nuovo sito, le due imprenditrici hanno potuto valutare tutte le possibili opzioni.

Lucy Cohen ha aggiunto: "Circa l'80% dei clienti di Mazuma ha trovato il nostro riferimento su Internet ed è quindi importante che il nostro sito web abbia l'aspetto giusto. Le stampe mi hanno aiutato a definire il cosiddetto look and feel del nuovo sito, del quale ho anche discusso con Sophie. La riproduzione fedele dei colori possibile con il multifunzione WorkForce Pro è stata determinante in questo processo".

 

Lucy Cohen e Sophie Hughes hanno rivoluzionato il settore della contabilità, adottando un approccio completamente nuovo che distingue la loro attività non solo per quanto riguarda il modello di business, ma anche per la scelta di utilizzare cancelleria di colore viola con il loro logo. Questa nuova concezione del business si riflette anche a livello tecnologico: le due imprenditrici sono infatti convinte che con le giuste apparecchiature sia possibile conseguire un vantaggio competitivo, come dimostrato dalle stampanti scelte per l'uso in ufficio.

"Molte aziende del settore utilizzano ancora le stampanti laser. Noi abbiamo invece optato per la tecnologia a getto d'inchiostro, riscontrando una maggiore qualità ed efficienza. C'è sempre spazio per il cambiamento, anche in un settore fortemente regolamentato come quello della contabilità", ha concluso Lucy Cohen.