Più produttività con il giusto sistema IT

La perdita di produttività dovuta alla carenza di infrastrutture IT e a una gestione non ottimale del parco stampanti è un problema importante per molte imprese europee che si stanno sforzando di rimanere competitive in un’economia globale difficile.

Una ricerca commissionata da Epson Europe ed effettuata nel primo trimestre del 2014 su 1.250 medie e grandi imprese nel Regno Unito, Francia, Germania, Italia e Spagna, ha rivelato la sbalorditiva entità del problema. In media, queste imprese affermano di subire perdite di produttività pari a circa una settimana di lavoro l’anno per dipendente a causa dei tempi di fermo dei sistemi IT e dell’hardware; ciò equivale a un costo totale annuo di produttività che si aggira attorno ai 24 miliardi di €, 7 dei quali possono essere attribuiti direttamente a problemi relativi alle stampanti.

Per affrontare questa sfida, le aziende intelligenti devono prestare più attenzione alla gestione dei loro sistemi IT e adottare un punto di vista più a lungo raggio e più strategico per la gestione del parco stampanti. In particolare, le imprese che adottano un modello di stampa centralizzato dovrebbero valutare questo modello, riconoscendo il fatto che non è più ottimale per tutte le esigenze aziendali e dei dipartimenti e che prevede chiare limitazioni. Il modello di stampa distribuito può sbloccare enormi incrementi di produttività

Giocare ad aspettare

La scelta di un tipo di stampante e del parco stampanti è di fondamentale importanza per i risultati aziendali e per la produttività e deve essere in linea con ciascun ufficio e con la grandezza dei gruppi di lavoro. La nostra ricerca mostra che i dipendenti che ancora lavorano con modelli di stampa centralizzati hanno sempre meno pazienza. Due delle maggiori frustrazioni relative alla produttività indicate dai dipendenti sono quelle associate alla manutenzione della stampante (57%) e ai tempi di inattività derivanti dalle code di stampa, nonché quelle associate alla necessità di doversi allontanare dalla scrivania per recuperare le stampe (48%) dalle aree stampa centralizzate. Queste frustrazioni possono indebolire la motivazione dei dipendenti e, di conseguenza, l’efficienza aziendale.

Recentemente molte imprese hanno scelto di affidarsi a gruppi di lavoro più piccoli che richiedono un modello di stampa flessibile e accessibile. La scelta logica per tali imprese è quella di un parco stampanti distribuito, in cui le stampanti si trovano in prossimità dei gruppi di lavoro e sono controllate localmente per garantire migliori prestazioni, motivazione e produttività dei dipendenti.

Storicamente, i parchi stampanti distribuiti non sono sempre stati una soluzione appetibile per le imprese, a causa delle difficoltà percepite associate alla previsione dei costi di stampa e alla gestione della manutenzione. Questo punto di vista sta cambiando ed Epson sta presentando nuove tecnologie in grado di alleviare queste preoccupazioni.

Le nuove tecnologie di stampa aprono la strada

Le nuove tecnologie inkjet, tra cui il sistema RIPS (Replaceable Ink Pack Systems), che consente di stampare fino a 75.000 pagine senza sostituire i materiali di consumo, offrono una soluzione genuina per la gestione dei modelli con parco stampanti. Questi modelli sono in grado di stampare senza interruzioni per tre anni in media, rappresentando così una soluzione più gestibile per un modello con parco stampanti distribuito e una proposta più allettante per i fornitori di programmi a costo copia. Di conseguenza, questi prodotti, gestiti attraverso contratti di programmi a costo copia, riescono a offrire il costo prevedibile di un modello di stampa centralizzato e i vantaggi in termini di comodità e produttività di una soluzione distribuita.

Le stampanti inkjet stanno emergendo come alternativa reale alle stampanti laser negli ambienti aziendali, offrendo vantaggi in termini di velocità, affidabilità ed efficienza energetica. Secondo la società di ricerca IDC, le stampanti inkjet stanno aumentando la penetrazione nei sistemi di stampa aziendale, crescendo a un tasso annuo del 12%, anche negli anni in cui le vendite del laser sono diminuite. IDC prevede inoltre che, entro il 2017, i prodotti inkjet rappresenteranno il 25% del mercato delle stampanti aziendali e dei multifunzione.

Uno spostamento verso i programmi a costo copia?

Al fine di ottenere una maggiore efficienza aziendale e incrementi di produttività, sempre più imprese stanno iniziando a valutare attentamente i benefici derivanti dal possedere sistemi tecnologici e stampanti di proprietà, anziché prodotti in leasing attraverso soluzioni gestite. Secondo la nostra ricerca, attualmente il 72% delle aziende è proprietaria delle stampanti che utilizza e il 70% ne effettua la gestione e la manutenzione autonomamente. Tuttavia, il 60% afferma di stare valutando il passaggio a programmi a costo copia e la metà di questo 60% prevede di effettuare il passaggio entro i prossimi due anni.

Le imprese che effettuano questo spostamento adottano un approccio il più olistico possibile, prendendo in considerazione la tecnologia di stampa e il modello a parco stampanti distribuito che più si adatta a loro. Per alcune organizzazioni, il passaggio a un’altra tecnologia di stampa o modello di parco stampanti può essere la chiave per realizzare enormi incrementi di produttività e profitto.