È arrivato il famoso ufficio senza carta?

Quale miglior modo di dare il via a un blog se non utilizzarlo come pretesto per fare un po’ d’ordine? Quasi 40 anni dopo la prima idea di ufficio senza carta, vorremmo vedere a che punto siamo.

Fa sorridere pensare che l’idea dell’ufficio senza carta, una visione futuristica, fu promossa da un articolo su Businessweek già nel 1975. Sono passati quasi 40 anni e ne stiamo ancora parlando, ma con tecnologie come i tablet, i videoproiettori interattivi e gli smartphone, per non parlare dei prodotti per l’acquisizione di documenti e i software gestionali… ormai ci siamo quasi. Di sicuro stiamo usando la stampa in un modo diverso.

Da Epson Europe, come nella maggior parte delle aziende, perseguiamo una politica di archiviazione dei documenti aziendali importanti nei nostri server centrali (sono finiti i giorni degli archivi ingombranti) e cerchiamo in ogni modo di limitare l’uso della carta, almeno rispetto alla realtà proposta nel 1975. Detto questo, la carta rimane ancora un elemento importante, ma in una prospettiva più a breve termine, e portiamo avanti politiche aziendali di incoraggiamento al riciclo della carta, con la raccolta centralizzata e i punti di smaltimento in ciascun ufficio anziché i classici cestini da scrivania.

Alcune persone nel nostro team hanno sposato questa idea e non usano affatto la carta, altri invece faticano ad abbandonare il metodo “classico”. Mentre alcuni colleghi hanno scrivanie degne di una pubblicità della Apple, altre sono attrezzate con una grande mole di documenti, per non parlare delle mensole o degli armadietti.

La differenza di comportamento sembra sortire effetti sia sulle aziende sia sui singoli impiegati. Una relazione datata 2013 della Global Community of Information Professionals mostra che il quantitativo di carta utilizzato nei processi aziendali è in diminuzione nel 41% delle società, ma in aumento nel 19% di esse.

Che utilizziate più carta dei vostri colleghi o che siate semplicemente degli accumulatori seriali, di certo qualcosa vada fatto e questa sfida può essere di esempio anche per qualcuno di voi. Ecco alcuni suggerimenti per eliminare la carta dalle vostre scrivanie:

1. Assegnate la priorità ai documenti
2. Riciclate la carta dei documenti non importanti
3. Effettuate una scansione dei documenti importanti e salvateli in formato elettronico
4. Tornate al vostro lavoro quotidiano

Provate anche voi a lavorare senza carta!