DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI IN UFFICIO

Nell’era digitale i flussi di documenti cartacei che investono quotidianamente le imprese sono molto più ricchi e variegati rispetto al passato. Anche se la maggior parte dei documenti oggi “viaggia” per posta elettronica, in azienda si è comunque costretti a stampare file e immagini (fatture, moduli d’ordine, preventivi ecc.) per poterli conservare nell’archivio aziendale come vuole la procedura standard. Tuttavia, archiviare i documenti in formato cartaceo è un’operazione complessa e costosa, sicuramente non adatta ai nuovi ritmi di lavoro. In questa situazione, il passaggio a un archivio elettronico di gestione e conservazione dei dati diventa strategico e comporta diversi benefici.

Viene naturale pensare immediatamente alla quantità di carta e inchiostro che possiamo risparmiare se scegliamo di limitare il numero di documenti stampati. Di conseguenza anche il livello di usura di stampanti, fotocopiatrici e fax si abbassa, permettendo di contenere anche le spese di manutenzione. Non si tratta solo di teoria, la riduzione dei costi di gestione è reale: secondo un’analisi del Politecnico di Milano, un’azienda con un archivio cartaceo di 10.000 documenti potrebbe risparmiare oltre 20.000 euro l’anno passando alla conservazione digitale.

La digitalizzazione non fa solo risparmiare denaro, ma anche tempo: con l’archiviazione elettronica si riduce anche il tempo dedicato alla gestione di ogni singolo documento, in modo da potersi dedicare ad attività più importanti per il proprio lavoro. Inoltre, con un sistema digitale il rischio di errori di archiviazione si riduce e la consultazione diventa più veloce e accessibile anche per più persone nello stesso momento. Non è facile calcolare il risparmio effettivo, ma è stato stimato, per esempio, che la gestione digitale dei documenti relativi al ciclo ‘preventivo-ordine–pagamento’ costi soltanto il 20% della somma richiesta dal processo cartaceo tradizionale.

Passare al digitale, insomma, conviene. Tuttavia, il processo di transizione può sembrare insidioso e molte aziende lo temono. Per un passaggio all’archivio elettronico in tempi brevi e senza difficoltà, Epson ha la soluzione: gli scanner per l’ufficio della serie WorkForce sono perfetti per digitalizzare grandi quantità di documenti e, grazie al software Document Capture Suite in dotazione, anche il processo di archiviazione diventa semplice e veloce.

E voi? Non siete ancora passati all’archivio digitale? Scoprite tutti i dettagli sul nostro sito, dove troverete la soluzione che fa per voi!