Les comportements en matière d’impression changent, mais le papier reste roi

Quel est le rôle de l’impression dans un monde du travail axé sur le numérique ? Comment évoluent nos besoins en matière de services d’impression à mesure que notre comportement au bureau change ?

Ces questions préoccupent les entreprises actuellement en pleine mutation numérique, en particulier celles qui recherchent un nouvel avantage concurrentiel. Comment intégrer l’impression dans les nouveaux flux de travail qui donnent la priorité à la fourniture de services numériques ?

Celles qui prévoient d’introduire des flux de travail et des processus numérisés feraient bien de se souvenir des propos de Peter Drucker, gourou du management : « La culture mange la stratégie comme petit-déjeuner. » En d’autres termes, les personnes ont tendance à ne pas se conformer aux normes établies en matière de comportement, peu importe combien de fois vous leur dites d’adopter telle ou telle conduite. C’est ainsi qu’elles continueront d’imprimer quand elles le souhaitent. Le changement ne survient que lorsque les comportements émergents s’intègrent de façon cohérente aux modèles établis.

Le bureau moderne

Il ne s’agit pas de dire que le bureau du futur ressemblera à celui d’aujourd’hui, loin de là. Les entreprises réimaginent les flux de travail et les processus autour du numérique, tout en prônant un renforcement de la flexibilité, de la collaboration et des performances, sans oublier d’être davantage tournées vers le client. Toutefois, ces flux de travail connectés, plus rapides et plus souples, n’ont pas entraîné le déclin de l’impression, comme certains l’avaient prédit. Bien au contraire.

De la même façon que la musique en streaming a favorisé la renaissance du vinyle et que les e-books ont encouragé un plus grand nombre d’entre nous à acheter des livres papier traditionnels, la capacité du numérique à envoyer des informations de manière ciblée nous rappelle à tous la valeur sous-jacente du document papier.

Sur le lieu de travail, le cloud – une technologie qui nous permet de stocker des documents, de les partager et d’y accéder depuis n’importe où – sert de vecteur. Plus nous partageons, plus nous disposons d’informations et, au final, plus nous avons de documents à imprimer. L’environnement de travail moderne étant de plus en plus centré sur les documents, l’impression continue à jouer un rôle primordial.

Bien sûr, il existe un certain nombre de secteurs – les services juridiques, médicaux et financiers pour n’en citer que quelques-uns – au sein desquels les dossiers papier demeurent essentiels. Dans le milieu financier en particulier, tout fichier numérique corrompu présente un risque de non-conformité. Le caractère immuable du papier joue alors en sa faveur. En parallèle, bon nombre de banques s’intéressent à la manière dont des technologies exclusivement numériques, telles que la blockchain, peuvent fonctionner aux côtés des processus existants. De même, alors que de nombreux cabinets juridiques sont prêts à automatiser et numériser entièrement leurs tâches de moindre importance, ils choisissent d’intégrer les nouvelles technologies à des flux de travail plus familiers et traditionnels.

Imprimer ce qui importe le plus

Autre élément à prendre en compte : le rapport changeant entre volume d’impression et impact. La flexibilité du travail et l’influence croissante des politiques de développement durable modifient la façon dont nous envisageons la valeur et le rôle de l’impression, ainsi que le type de technologies d’impression dans lesquelles nous choisissons d’investir.

Dans certains cas, la culture du « tout imprimer » est remplacée par celle du « imprimer ce qui importe le plus ». Dans un tel contexte, les entreprises donnent la priorité à l’impression jet d’encre par rapport au laser, car il n’est plus question de quantité, mais de qualité. La valeur ajoutée de l’impression jet d’encre étant d’utiliser moins d’énergie, de réduire les déchets et d’être plus bénéfique d’un point de vue environnemental et économique.

De plus, dans les domaines de l’architecture, du design, de la publicité et des autres services créatifs, les flux de travail numériques favorisent plus que jamais une collaboration plus étroite et réduisent les besoins en impression de masse. L’impression est de plus en plus souvent appelée à intervenir dans les temps forts d’un projet, à des moments clés où la qualité est primordiale.

La technologie ne devrait jamais être déployée en tant qu’agent de changement. C’est lorsqu’elle est conçue pour s’intégrer aux comportements naturels, en tant que solution aux problèmes et agent de facilitation, qu’elle est la plus efficace. Des études ont montré que les Millennials (âgés de 28 à 35 ans) imprimaient plus que tout autre adulte. À une époque où nous souffrons d’une capacité d’attention réduite et où tout, ou presque, est accessible en ligne, les Millennials ont compris non seulement que les médias papier se démarquaient davantage et se faisaient davantage entendre, mais qu’ils étaient aussi plus puissants lorsqu’ils étaient associésà des médias numériques plutôt qu’utilisés seuls.

Les documents au centre du processus

Alors que les flux de travail mêlant numérique et impression papier deviennent la norme et que les entreprises recherchent des imprimantes de qualité capables de s’adapter aux charges de travail lourdes ou légères, il est de la responsabilité de notre secteur de concevoir des processus qui répondent aux besoins de la prochaine génération d’employés, où le document – papier et numérique – occupera une place centrale. À défaut, la prochaine vague de talents risque de ne pas nous suivre.