6 mesures simples pour opérer un changement rentable dans de votre entreprise

Face à la concurrence internationale de plus en plus féroce, les entreprises européennes doivent conserver une longueur d’avance ; elles peuvent y parvenir en améliorant la productivité, l’efficacité et la flexibilité sur le lieu de travail en y introduisant des technologies innovantes. Les technologies de l’information sont cruciales pour l’innovation du lieu de travail puisqu’elles soutiennent des développements importants tels que les services du Cloud ainsi qu’une main d’œuvre de plus en plus mobile et éparpillée.[i]

Une récente étude Epson réalisée auprès de 6 000 employés de bureau européens au Royaume-Uni, en France, en Allemagne, en Italie et en Espagne a révélé que près de 85 % d’entre eux avaient déclaré que la mise en œuvre rapide des nouvelles technologies offraient un avantage majeur par rapport à la concurrence. Cependant, deux tiers ont également affirmé qu’actuellement, ils ne saisissent pas l’opportunité concurrentielle que présente les nouvelles technologies. Notamment, les employés sondés ont estimé qu’une hausse potentielle de 21 % de la productivité des employés était envisageable en travaillant plus efficacement à l’aide des outils technologiques appropriés.[ii]

Parmi les technologies mises en œuvre sur le lieu de travail, une étude de l’université d’Oxford et de la société McKinsey a montré que la moitié des projets informatiques à gros budgets dépassent le montant prévu de 45 %, que 7 % d’entre eux sont en retard et offrent 56 % de fonctions en moins que prévu.[iii]

Cette arme à double tranchant est (et peut être) un défi pour toutes les entreprises, tous secteurs confondus. La bonne nouvelle, cela dit, est que chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, peut opérer ce changement rentable et opter pour les innovations technologiques en suivant six mesures simples :

#1 Déterminer qui est responsable des projets informatiques

Il faut clairement définir les rôles et les responsabilités de chacun des employés chargés des tâches informatiques. La confusion quant à la répartition des tâches est susceptible de mener à un gâchis de ressources, notamment lorsque les entreprises souhaitent mettre en œuvre les nouvelles technologies à l’échelle globale.[iv]

Les grands projets informatiques impliquent souvent plusieurs dirigeants, chacun avec des emplois du temps différents et leurs propres intervenants. Cependant, de nombreux projets informatiques se trouvent dépourvus d’un chef de projet efficace responsable des objectifs du projet et en mesure de gérer les demandes conflictuelles, entraînant des échéanciers plus longs et davantage de dépenses.

Pour éviter cela, les entreprises doivent chercher à désigner, pour chacun des projets informatiques, un chef de projet dédié entouré d’une équipe informatique. L’étude Epson montre que plus d’un quart des employés pensent qu’une équipe informatique dédiée et compétente pourrait améliorer l’efficacité sur le lieu de travail.[v]

#2 Évaluer les stocks informatiques

Après avoir déterminé la personne responsable des technologies de l’information sur le lieu de travail, et avant de prendre des décisions quant à quelles technologies mettre en place, il est important de comprendre tous les aspects des actifs informatiques existants en déterminant leur quantité, leur temps de présence dans l’entreprise, leur coût de fonctionnement, leur cycle de vie, l’harmonisation des technologies de l’information avec les objectifs de l’entreprise et l’impact sur le lieu de travail. Conserver un suivi des stocks informatiques permettra de limiter les achats inutiles, d’identifier les problèmes récurrents et de définir les technologies qu’il convient de remplacer ou de mettre à jour.[vi]

#3 Connaître les besoins de la main d’œuvre

Selon l’étude Epson, 88 % des employés ont affirmé que de meilleures ou de nouvelles technologies contribueraient à dynamiser leur efficacité. 56 % des sondés ont stipulé que la mise à jour des technologies leur permettrait d’améliorer immédiatement la productivité.

Si l’on tient compte du fait que les technologies appropriées sur le lieu de travail peuvent permettre de réaliser des augmentations considérables de la productivité et de l’efficacité, il est surprenant que plus de la moitié des employés aient mis en évidence qu’ils n’étaient pas sollicités pour leur avis sur les choix technologiques.[vii]

Ces chiffres indiquent qu’afin de maximiser le rendement sur les investissements technologiques, les responsables informatiques doivent consulter leurs employés qui utiliseront les nouvelles technologies et mettre en œuvre des technologies correspondant aux exigences de leurs postes.

Traiter les besoins de la main d’œuvre sera d’autant plus important que la génération « Y » maîtrisant les technologies représente le gros de la main d’œuvre de demain. Si les entreprises ne parviennent pas à leur fournir les outils technologiques adéquats sur leur lieu de travail, cela pourrait les empêcher de recruter, d’impliquer et de fidéliser ce vaste pool d’employés.[viii]

#4 Harmoniser les technologies de l’information avec les objectifs de l’entreprise

Selon l’étude précédemment mentionnée de Bain & Company, 80 % des dirigeants d’entreprise sondés pensent que les technologies de l’information au sein de leur entreprise ne sont pas adaptées aux principales stratégies commerciales.[ix] Ce sentiment est appuyé par les conclusions de l’étude Epson stipulant que 76 % des entreprises ont cité un « manque de technologies de l’information adaptées pour accompagner l’entreprise », comme enjeu majeur ayant des répercussions sur la fonction commerciale.[x]

Ces chiffres démontrent que les investissements informatiques doivent être intégrés dans les décisions stratégiques de façon à pouvoir estimer correctement si les ressources informatiques de l’entreprise répondent aux besoins de cette dernière. Cependant, cela devient problématique si vous considérez que, selon une étude du magazine CIO menée auprès de 250 responsables informatiques, 64 % des sondés déclarent que le conseil d’administration de leur entreprise n’est pas à la page en matière de technologie. En fait, 40 % des responsables informatiques affirment que les membres du conseil d’administration se préoccupent peu des technologies de l’information. [xi]

#5: Reconnaître les avantages liés à l’adoption des nouvelles technologies

La personne ou l’équipe responsable des technologies de l’information doit être consciente des opportunités qu’offre la technologie pour leur entreprise et être perçue comme un carrefour d’informations sur l’innovation technologique à la fois par la direction et par la main d’œuvre à plus grande échelle.

Pour y parvenir, il est important de se tenir informé des récentes tendances en matière de technologie en lisant les publications spécifiques du secteur ainsi que celles des salons des technologies de l’information, sans oublier les sites Web, en partageant des avis avec des pairs ou encore en participant à des conférences à ce sujet par exemple.

Une fois que les opportunités sont entrevues, les technologies de l’information doivent être en mesure d’évoluer rapidement pour profiter des nouveautés et préserver leur avance sur la concurrence en anticipant les changements de l’entreprise.

#6 Investir dans les technologies les plus utilisées sur le lieu de travail

Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, l’infrastructure informatique se fait plus complexe et est de plus en plus contrainte par les exigences d’une main d’œuvre croissante. Les dépenses informatiques doivent être gérées de façon à ce que l’entreprise ne soit pas affaiblie par des investissements dans des solutions à court terme qui n’offrent pas d’avantage stratégique à plus long terme.

De nos jours, où la technologie avance à grands pas et dans toutes les directions, les responsables informatiques ne doivent pas oublier que parfois, quelque chose aussi simple à utiliser qu’une imprimante peut permettre de profiter de nombreux avantages rentables.

Une récente étude a indiqué que les entreprises européennes pourraient économiser 4,5 jours par an en termes de coûts de la main d’œuvre, soit 55,2 millions d’euros chaque année, grâce à la mise en place d’imprimantes jet d’encre.[xii] Les avantages des imprimantes jet d’encre sont en adéquation avec tous les indicateurs clés de l’innovation sur le lieu de travail : réduction des coûts, accroissement de la productivité, empreinte environnementale réduite, qualité et augmentation des ressources.

Il est évident que l’adoption des nouvelles technologies peut avoir un impact sur la façon dont les entreprises fonctionnent et dont les employés travaillent. Cependant, afin d’offrir l’innovation à l’entreprise, les responsables informatiques doivent s’approprier l’innovation technologique et prendre des décisions stratégiques basées sur un examen attentif des besoins de la main d’œuvre, des objectifs de l’entreprise et des stocks informatiques existants.

[i] Centre for European Policy Studies (CEPS), Workplace Innovation and Technological Change, 2012

[ii] FTI Consulting on behalf of Epson Europe, 2014

[iii] McKinsey and Oxford University, Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value, 2012

[iv] Michael Krigsman, Who’s accountable for IT failure?, 2012

[v] FTI Consulting on behalf of Epson Europe, 2014

[vi] IT Donut, Asset tracking: keep tabs on your IT, n.d.

[vii] FTI Consulting on behalf of Epson Europe, 2014

[viii] Morley Winograd and Dr. Michael Hais, How Millennials Could Upend Wall Street and Corporate America, 2014

[ix] Bain & Company, How to make IT spending more effective, 2011

[x] FTI Consulting on behalf of Epson Europe, 2014

[xi] CIO, CIOs Say Corporate Directors Are Clueless about IT, 2012

[xii] Calcul basé sur les données IDC relatives au volume d’impression et au nombre d’entreprises en Europe occidentale, données BLI sur le temps gagné dans le cadre des interventions sur les modèles WorkForce Pro RIPS et sur le coût horaire moyen de la main d’œuvre d’Eurostat. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.epson.eu/inksaving