Note à l’attention des D.S.I.

Note à l’attention des responsables informatiques européens : Ce dont vos employés ont besoin pour accroître leur efficacité en 2015

Par M. Hiromi Taba, président d’Epson Europe B.V.

Si vous êtes chef d’entreprise ou responsable informatique, vous commencez probablement déjà à penser sérieusement à vos priorités en matière d’investissements technologiques pour 2015. Aussi, voici quelques conseils : avant toute chose, écoutez attentivement les besoins de vos employés.

Cela peut sembler évident, et vous pensez peut-être avoir déjà établi une bonne communication avec vos employés, mais le retour d’informations que nous avons recueilli auprès de quasiment 6 000 employés européens¹ nous raconte une toute autre histoire.  Pratiquement la moitié d’entre eux nous ont affirmé que l’équipe dirigeante ne cherchait pas solliciter leur avis sur les choix technologiques. En outre, deux employés sur cinq nous ont déclaré que les technologies actuellement mises en œuvre pour eux ne correspondaient pas à leurs besoins ou fonction.

Cela ne signifie pas nécessairement que de mauvaises décisions ont été prises en matière d’investissement. Le processus de prise de décision est fondé sur plusieurs facteurs, d’une part, et les responsables informatiques avancent que 66 % de leur budget est actuellement dépensé pour la maintenance du matériel existant, les mises à niveau des technologies ad hoc et des solutions à court terme, d’autre part². En réalité, une décision stratégique et démocratique n’est peut-être pas la solution.

Cela dit, il reste un quart de la totalité du budget réservé à la révision stratégique. C’est pourquoi il est bon de rappeler que ce sont vos employés qui utilisent les technologies pour lesquelles vous avez opté.  Ils auront souvent de précieux éclairages sur la manière dont elles doivent aider à rationaliser les processus et contribuer à accroître leur efficacité au travail. 88 % des personnes interrogées nous ont affirmé que de meilleures ou de nouvelles technologies contribueraient à dynamiser leur efficacité. 56 % ont stipulé que la mise à jour des technologies leur permettrait d’améliorer immédiatement la productivité¹.  Plus important encore, un employé européen sur cinq est persuadé qu’un gain de productivité de 20 % pourrait être atteint s’il était pleinement habilité à utiliser des instruments lui permettant de travailler efficacement¹.

Ainsi, quelles sont exactement les attentes des employés envers leurs responsables informatiques pour gagner en efficacité ?  Notre enquête a souligné 5 besoins fondamentaux :

« Faites-moi rencontrer des collaborateurs »

Les employés européens souhaitent massivement des technologies mobiles et logicielles qui les rendra plus efficaces, pas uniquement en tant qu’individus, mais également en tant que membres d’équipes à part entière. 80 % des personnes interrogées ont signalé un besoin pour de nouvelles technologies numériques favorisant la collaboration, avec 78 % souhaitant des outils technologiques pour améliorer le traitement interactif du travail et des multitâches¹.

Le développement de la gamme d’appareils mobiles connectés est une priorité majeure pour de nombreuses entreprises, selon l’étude réalisée par Cisco Systems. Celle-ci s’est penchée sur le développement du rôle de la mobilité sur le lieu de travail³. Elle précise qu’entre 42 et 47 % des entreprises développent l’étendue et l’ampleur du support des dispositifs connectés pour les employés, appuyant de nouveaux moyens par le biais desquels les collaborateurs sont en mesure d’interagir les uns avec les autres.

Nous avons également constaté un intérêt considérable de même qu’une adoption croissante des appareils connectés au sein de secteurs spécifiques. L’éducation a notamment prouvé l’utilisation de l’apprentissage collaboratif et de techniques de réunion qui comprennent l’utilisation de présentations projetées et d’appareils en réseau dans les salles de classe.  Il est intéressant de noter qu’une grande majorité (76 %) de ceux qui travaillent dans l’éducation nous ont affirmé que leur premier souhait serait d’accéder davantage aux projections sur grand mur, permettant de collaborer en classe, comme à partir d’autres salles de classe et sites à distance, depuis des appareils mobiles¹. Cela est, en effet, essentiel pour partager, modifier ou mettre à jour, en temps réel, documents et supports.  C’est une tendance qui se propage également dans l’environnement de l’entreprise, avec des besoins pour les bureaux, sites et collaborateurs répartis dans différents pays de collaborer et partager des informations en temps réel dans le cadre d’une réunion virtuelle ou à distance.

En fait, il s’agit de besoins pouvant être satisfaits simplement en utilisant des technologies collaboratives, telles que nos projecteurs interactifs.  Ces systèmes permettent à plusieurs intervenants de différents sites de partager un fichier et de l’adapter en temps réel, à l’aide de la fonctionnalité d’écran tactile du produit ou via des appareils mobiles connectés. Ainsi, toutes les modifications et ajouts apportés aux documents sont partagés et visualisés en temps réel.

« Tenez-moi informé »

Pour certaines sociétés, contribuer à l’épanouissement des employés grâce à un équipement informatique dernier cri va au-delà des investissements informatiques des entreprises. Cela passe par l’assouplissement des protocoles quant à l’utilisation des appareils apportés au bureau par les employés, la tendance dite « B.Y.O.D« [Bring Your Own Device] (Apportez votre propre matériel). Selon les responsables informatiques européens, cette tendance est déjà manifeste, puisque 44 % d’entre eux sont persuadés que la culture BYOD est une tendance essentielle à l’entreprise et 43 % affirment qu’ils ont déjà mis en place une stratégie pour la prendre en charge².

Cette réflexion s’étend désormais au W.Y.O.D., [Wear Your Own Device] ou « Portez votre propre matériel », puisque les technologies portables, telles que nos lunettes connectées Moverio, sont de plus en plus acceptées sur le lieu de travail. Même si on estime cependant que l’utilisation de systèmes portables sur le lieu de travail n’en est qu’à ses débuts, 7 % des personnes interrogées à travers l’Europe considèrent déjà de tels appareils comme un élément décisif pour gagner en efficacité¹.

Alan Murray, vice-président senior d’Apperian, société d’applications mobiles, écrit, fort à-propos, que la tendance B.Y.O.D. traditionnelle pourrait évoluer encore davantage pour se muer en B.Y.O.T. [Bring Your Own Technology] « Apportez votre propre technologie« , permettant aux employés d’utiliser leurs propres logiciels sur leur lieu de travail, tels que les navigateurs Web, les lecteurs multimédia, les outils anti-virus et autres applications⁴.

Avec le développement parallèle de l’accès aux informations, et de leur transfert, et des avancées technologiques, il n’est pas surprenant que la majorité des décideurs informatiques auxquels nous avons parlé (75 %) aient observé une hausse des problèmes de sécurité comme première difficulté à laquelle la tendance B.Y.O.D. se trouve confrontée².  Cependant, avec des budgets informatiques serrés et des employés se plaignant qu’ils n’ont pas les outils adéquats pour faire leur travail, la tendance BYOD est susceptible de se poursuivre.  Les employeurs doivent faire preuve d’intelligence et s’adapter pour maximiser cette opportunité et établir un équilibre entre la réduction des risques et les gains potentiels en rapport avec le fait de laisser les employés utiliser la technologie qui leur permettra le mieux d’accroître leur efficacité.

« Offrez-moi une plus grande vitesse de transmission des données »

Un tiers des employés de bureau européens déclarent également qu’une connexion Internet plus rapide et plus fiable boosterait leur efficacité dans l’entreprise. En outre, un employé sur cinq souhaite également bénéficier d’outils pour une meilleure connectivité entre les appareils¹.  Il s’agit bien entendu d’un défi perpétuel pour les responsables informatiques, étant donné que la vitesse de téléchargement via Internet dans la plupart des pays européens est toujours moins bonne que celle vantée dans les publicités des fournisseurs de service Internet. Un rapport 2014 de la Commission européenne a révélé que la vitesse de téléchargement via bande large fixe réelle était en moyenne de 24,4 % inférieure à la vitesse avancée dans les états membres de l’UE ainsi que dans d’autres pays européens (une moyenne de 38,50 Mbit/s pendant les heures de grande affluence contre une vitesse réelle de 30,37 Mbit/s)⁵.

C’est particulièrement important pour les marchés tels que l’Espagne. Notre enquête indique qu’il s’agit du pays souhaitant le plus bénéficier de vitesses de connexion plus rapides, ce qui n’est pas surprenant puisqu’il enregistre une vitesse de téléchargement nationale moyenne de 26,8 Mbit/s, selon les classements NetIndex⁶. L’Italie, quant à elle, est le pays à avoir manifesté le moins son intérêt pour une vitesse de connexion plus rapide, même si elle bénéficie de la vitesse de téléchargement nationale la plus basse avec 9,0 Mbit/s.

« Bonjour, l’assistance technique. J’ai besoin d’aide ! »

Près d’un quart des employés européens reconnaissent que le fait de disposer d’une équipe informatique compétente et dédiée est essentielle pour accroître l’efficacité au travail. En outre, la bonne nouvelle est que 46 % des équipes informatiques sont considérées comme proactives lorsqu’il s’agit d’informer les employés sur les nouvelles technologies¹. Cela est encourageant, étant donné qu’à l’inverse, lorsque nous avons parlé aux décideurs européens à propos des achats informatiques, près de la moitié (48 %) ont révélé qu’ils n’avaient pas de département informatique dédié pour la sélection des produits². Cela explique en partie la raison pour laquelle, lorsqu’on interroge ces mêmes personnes sur les problèmes d’ordre général les concernant, sur leur importance quant aux répercussions sur les activités, 76 % ont cité un « manque de structure informatique adaptée pour soutenir l’entreprise », comme enjeu majeur¹.  Ce problème vient en troisième position après le « manque d’objectifs clairs de l’entreprise » ainsi qu’un « manque de motivation des employés », précisant qu’un département informatique adapté est d’une importance fondamentale pour l’exécution des opérations de l’entreprise¹.  Cela explique aussi pourquoi un tiers des employés auxquels nous avons parlé nous ont affirmé qu’une formation insuffisante sur l’utilisation des nouvelles technologies est un obstacle pour le secteur dans lequel ils évoluent¹.

La bonne nouvelle est que de nombreuses entreprises européennes semblent reconnaître ce besoin.  Selon une enquête 2013 de Society for Information Management, il fallait s’attendre à une augmentation de l’allocation des budgets informatiques pour la formation et l’éducation au-delà de la moyenne de 3,44 % de 2013 , inversant ainsi la tendance de diminution des allocations budgétaires observée entre 2010 et 2012⁷.

 « Autorisez-moi à travailler à distance »

Une enquête 2014 du Top Employers Institute précise que 60 % des plus grandes sociétés européennes ont désormais autorisé le télétravail comme une solution proposée à l’employé⁷. Le désir des employés de télé-travailler se reflète davantage dans notre récent sondage où près d’un quart (24 %) des employés européens déclarent souhaiter que leurs départements informatiques leur proposent de meilleures solutions de travail à distance. L’amélioration de l’efficacité en dépendrait.¹.

Dans notre paysage technologique actuel, qui connaît une évolution fulgurante et où les produits de consommation, tels que nos imprimantes et projecteurs, en passant par les nouvelles technologies, telles que nos appareils portables, et tout ce qu’il y a entre les deux, sont développés et améliorés pour être compatibles avec le travail à distance, ces besoins ne peuvent pas être ignorés et les stratégies informatiques doivent être non seulement définies, mais également correspondre aux autres départements de l’entreprise, tels que les R.H.

Avec des technologies plus récentes, telles que les lunettes intelligentes considérées par 28 % des employés comme une formidable opportunité d’optimiser la collaboration à distance et les réunions virtuelles¹, il est très prometteur de voir que sur l’ensemble des décideurs d’entreprise interrogés, 63 % ont déjà mis en place un stratégie d’entreprise compatible avec le travail à distance².

En un mot, vos employés peuvent apporter un éclairage fort utile sur les façons d’améliorer l’efficacité et la productivité via les technologies. Pourtant, les deux cinquièmes des entreprises européennes n’en profitent pas.  Avec un gain potentiel de 20 % de la productivité à la clé, écouter vos employés pourrait s’avérer la chose la plus précieuse que vous pourriez faire autrement dans votre planification I.T. pour 2015.

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Sources

¹FTI research, on behalf of Epson Europe, 2014

²Coleman Parkes research, on behalf of Epson Europe, 2014

³Cisco (2012), the expanding role of mobility in the workplace

⁴ Apperian (2014), has BYOD expended to BYOT?

⁵ Quality of Broadband Services in the EU – A study prepared for the European Commission

DG Communications Networks, Content & Technology

⁶Net Index (2014), Global broadband

⁷ Society for Information Management survey – SIM IT Trends study: 2013

⁸Top Employers Institute (2014), What are the trends for HR 2014 for France and Europe?