Gestion d’un parc d’impression

Une productivité largement accrue grâce au modèle d’impression distribué

La perte de productivité due à une infrastructure informatique et à une gestion du parc d’imprimantes médiocres pose un problème de taille à de nombreuses entreprises européennes qui s’efforcent de rester concurrentielles dans le cadre d’un contexte économique mondial difficile. L’étude demandée par Epson Europe au cours du premier trimestre de 2014, qui a analysé 1 250 grandes et petites entreprises au Royaume-Uni, en France, en Allemagne, en Italie et en Espagne, a révélé l’ampleur du problème. En moyenne, ces entreprises ont déclaré avoir perdu environ une semaine de travail en productivité par an et par employé en raison des temps d’arrêt subis par les systèmes et le matériel informatiques. Cela équivaut à un coût de productivité annuel total proche des 24 milliards d’euros, dont 7 milliards sont directement liés à des problèmes associés aux imprimantes.

Pour régler ce problème, les entreprises astucieuses devraient être plus attentives à leur gestion des systèmes informatiques et adopter une approche plus tactique de leurs stratégies en matière de parc d’imprimantes. Les entreprises qui ont opté pour les modèles d’impression centralisés devraient plus particulièrement revoir leur position et reconnaître que cette option n’est plus adaptée à tous les besoins des services et de l’entreprise, et qu’elle présente des limites claires en termes de productivité.

Le jeu de l’attente

La sélection d’un type d’imprimante et d’une structure de parc appropriés est essentielle pour les prestations et la productivité de l’entreprise. C’est pourquoi elle doit être en adéquation avec chaque lieu de travail et chaque empreinte de groupe de travail au sein de l’entreprise. Notre étude a montré que les employés qui travaillent toujours avec des modèles d’impression centralisés commencent à perdre patience. Parmi les frustrations principales rencontrées par les employés se trouvent notamment celles associées à la maintenance des imprimantes (57 %) et aux temps d’arrêt liés aux files d’attente d’impression, ainsi que celles liées aux espaces de travail qui doivent être réservés pour le retrait des impressions (48 %) des salles d’imprimantes centralisées. Ces frustrations risquent de compromettre la motivation des employés et, en dernier lieu, l’efficacité de l’entreprise.

Pour de nombreuses entreprises, le lieu de travail se distingue par des groupes de travail plus petits qui requièrent un modèle d’impression plus évolutif et accessible. Ces entreprises devraient logiquement se tourner vers un parc d’imprimantes distribué dans lequel les imprimantes sont situées près des groupes de travail et sont contrôlées localement afin d’améliorer les performances, la motivation et la productivité des employés.

Dans le passé, les parcs d’imprimantes distribués n’ont pas toujours été une solution acceptable pour les entreprises en raison des difficultés à résoudre en matière de prévision des coûts d’impression et de gestion de la maintenance. Ce point de vue a évolué et de nouvelles technologies Epson font leur apparition pour apporter une solution à ces préoccupations.

De nouvelles technologies d’imprimantes montrent l’exemple

De nouvelles technologies jet d’encre, à l’image de notre système RIPS qui permet une impression continue d’un maximum de 75 000 pages sans avoir besoin de remplacer les consommables, offrent une véritable solution destinée aux structures de modèles de parc d’impression. Ces imprimantes peuvent imprimer sans interruption pendant trois ans en moyenne, ce qui en fait une solution plus gérable pour un modèle de parc distribution et une proposition plus intéressante pour les fournisseurs de services d’impression gérée. Par conséquent, ces produits gérés via des contrats MPS offrent le coût prévisible d’un modèle d’impression centralisé, mais également le confort et la productivité d’une solution distribuée.

En effet, les imprimantes jet d’encre dans leur ensemble s’imposent aujourd’hui comme une alternative aux imprimantes laser dans les environnements professionnels, en offrant des avantages tels que la rapidité, la fiabilité et l’efficacité énergétique. D’après le cabinet d’études IDC, les imprimantes jet d’encre connaissent une croissance du taux de pénétration du marché des systèmes d’impression professionnels, avec une augmentation de 12 % par an y compris les années où les ventes des produits laser ont enregistré une baisse. IDC prévoit également que les produits jet d’encre professionnels représenteront 25 % du marché des imprimantes professionnelles et multifonctions d’ici 2017.

Adopter les services MPS ?

Afin de gagner davantage en efficacité et en productivité, un nombre croissant d’entreprises commencent à évaluer attentivement les avantages apparents offerts par la possession totale des systèmes technologiques et des imprimantes au lieu d’une location via des solutions gérées. D’après notre étude, 72 % des entreprises sont actuellement propriétaires de leurs imprimantes et 70 % d’entre elles les gèrent et les entretiennent en interne. Mais 60 % ont déclaré qu’elles se renseignaient déjà pour passer aux services MPS, la moitié d’entre elles envisageant de sauter le pas d’ici les deux prochaines années.

La perspective de voir un si grand nombre d’entreprises européennes passer aux services MPS est un phénomène marqué. Les entreprises qui se lancent doivent avoir une vision la plus globale possible et tenir compte de la technologie d’impression et du modèle de distribution de parc les plus appropriés pour leur organisation. En effet, pour certaines organisations, l’évolution relativement minime qui consiste à adopter une autre technologie d’imprimante ou un nouveau modèle de parc peut les mener à des gains exceptionnels en termes de productivité et de résultats financiers.

Par Robert Clark