Gérez votre entreprise, pas vos imprimantes : le coût de la centralisation
By Epson Blog Team
L’utilité des documents papier pour les employés et les entreprises est incontestable. Mais avec le succès de l’impression, les entreprises doivent rechercher de nouvelles façons de gérer en continu leurs coûts et flux d'impressions ainsi que leur efficacité.
Une étude réalisée par QuoCirca et demandée par Epson en avril 2016, a révélé que, si la demande globale d'impression est stable ou en léger déclin, l’impression couleur est en plein essor. Par conséquent, ces coûts doivent être gérés avec attention. En centralisant l’impression couleur, les entreprises ont trouvé une façon efficace de contrôler les coûts.
Plutôt que de continuer à financer des imprimantes et des copieurs laser de proximité pour groupes de travail, les entreprises préfèrent souvent tirer parti des économies d’échelle réalisées avec des multifonctions et centres de copie centralisés.
Les entreprises prennent de plus en plus conscience que la centralisation des impressions de bureau peut dissimuler des coûts et des facteurs inefficacités. L'adoption de nouvelles solutions d'impression hybrides s'impose donc comme une décision logique.
Le coût de la centralisation
Afin de freiner les dépenses et les inefficacités, de nombreuses entreprises ont décidé de remplacer les imprimantes individuelles disponibles au sein de chaque service par un multifonction ou un centre de copies centralisé, qui permet de gérer plus facilement les coûts et les performances.
Cette approche centralisée présente de nombreuses défaillances souvent négligées. De multiples interruptions des flux de travaux peuvent avoir une incidence négative sur la productivité de nombreux professionnels qualifiés qui doivent aller et venir pour récupérer leurs documents sur l’imprimante.
Selon une étude réalisée par l’Université de Californie, à Irvine, plus de 23 minutes sont nécessaires afin que les employés se remettent à travailler après une interruption. 1Multipliez cette perte de productivité par le nombre d’employés, puis par le nombre de fois où il est nécessaire d'imprimer, et vous obtiendrez l’incroyable perte de productivité que l’impression centralisée peut générer.
Par ailleurs, rares sont les utilisateurs qui vont prendre la peine de se déplacer pour imprimer sur la machine la mieux adaptée. Ils préfèreront utiliser le périphérique le plus proche.
Seulement, imprimer en couleur et imprimer en monochrome ne donnent pas le même rendu. Il y a trente ans, l’Université du Minnesota en est venu à la conclusion que l’utilisation de la couleur améliorait l’efficacité des communications. 2 L’étude a évalué l’efficacité des visuels lors de présentations pour convaincre le public. Les chercheurs ont indiqué trois avantages quant à l’utilisation de la couleur par rapport au monochrome:
1. La couleur est plus convaincante.
2. Elle facilite la compréhension.
3. L’assimilation du message est optimale.
Enfin, le contrôle du processus est compromis si les documents sont créés en dehors de l’environnement du réseau informatique où l’accès, la surveillance et le contrôle de la sécurité et de la confidentialité sont moins aisés.
Si les entreprises n'ont pas installé de solutions logicielles automatiques pour gérer l’authentification de l’utilisateur, la sécurité ainsi que le contrôle des documents, le risque d’exposition des informations sensibles ou confidentielles à des erreurs, vols ou pertes reste très élevé. Les tâches d’impression qui ne sont pas récupérées par la personne concernée, laissent les données propriétaires, médicales ou financières particulièrement sensibles sans contrôle ni protection.
Une solution se profile à l’horizon
Malgré l'essor de la dématérialisation en entreprise, la plupart des organisations continuent à dépendre des supports papiers pour travailler dans de bonnes conditions. Un grand nombre d’informations imprimées régissent le flux de travaux fondamental et la réussite de quasiment toute entreprise, notamment dans les domaines à fort impact, à grande portée comme le marketing et la vente ; la planification, l’ingénierie et le design ; sans oublier les ressources humaines. Il est inenvisageable de s’en débarrasser.
Cependant, il est évident que la centralisation n’est pas toujours la solution idéale. Même si elle peut s’avérer parfaitement adaptée à certaines structures, un déploiement plus équilibré intégrant des imprimantes et multifonctions de proximité et également de produits décentralisés peut permettre aux entreprises d’économiser de l’argent et de renforcer leur efficacité.Si les impressions sont gérées de manière efficace, les entreprises peuvent utiliser un modèle d'impression de proximité sans que cela n’ait d’impact négatif sur ses activités ou l’environnement.
1Worker, Interrupted: The Cost of Task Switching. Kermit Pattison, University of California, Irvine. Fast Company, July 28, 2008.
2University of Minnesota, Management Information Systems Research Center, School of Management. “Persuasion and the Role of Visual Presentation Support: The UM/3M Study,” by Douglas R. Vogel, Gary W. Dickinson & John A. Lehman, June 1986
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À propos d'Epson
Epson est une multinationale du secteur technologique qui s’engage à connecter les personnes, les choses et les informations en s’appuyant sur ses propres technologies à la fois compactes, peu consommatrices d’énergie et de haute précision. Avec une vaste gamme de produits s’étendant des imprimantes jet d’encre et des systèmes d’impression numérique aux projecteurs 3LCD, montres et robots industriels, le groupe apporte des solutions innovantes et dépasse les attentes des clients en matière de technologie jet d’encre, de communications visuelles, d’objets connectés et de robotique.
Conduit par sa maison-mère Seiko Epson Corporation basée au Japon, le groupe Epson emploie plus de 81 000 salariés dans son réseau mondial de 85 entités et est fier de sa contribution envers la vie locale sur ses sites d’implantation et de ses efforts continus pour réduire l’impact sur l’environnement.
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