MAZUMA choisit la WorkForce Pro WP-4595 DNF

Fondée en 2006, Mazuma propose aux PME un service de comptabilité simple et économique. L’idée originale de ses fondatrices Lucy Cohen et Sophie Hughes consiste à proposer un abonnement permettant aux clients d’envoyer leurs documents à leur équipe comptable chez Mazuma, qui leur renvoie ensuite leurs états comptables en quelques jours. Grâce à un système innovant de suivi par code-barre, le client peut connaître à tout moment le statut de ses documents en ligne.

Amies d’enfance, Lucy Cohen et Sophie Hughes ont fondé Mazuma il y a six ans. Elles avaient à l’époque toutes deux la vingtaine et ont démarré leur activité de chez elles. La société emploie aujourd’hui 20 salariés et possède un bureau à Bridgend, au sud du Pays de Galle, où elle offre ses services à des milliers de clients dans tout le Royaume-Uni. Elle a également implantée une antenne à Salt Lake City, aux États-Unis, et est en passe de devenir le plus grand prestataire de services comptables aux petites entreprises du Royaume-Uni.

Lucy Cohen, co-fondatrice et directrice commerciale de Mazuma, commente la naissance de la société : « Nous avons lancé notre propre société pour éviter la paperasserie, ainsi que les contraintes structurelles et hiérarchiques souvent liées à la comptabilité. Après avoir assisté au calvaire que représentait pour mon père la visite annuelle chez son comptable, nous avons vu une occasion de procéder différemment et nous étions convaincues que nous pouvions réussir. »
 

Bien que le modèle économique consistant à fournir aux clients tous leurs documents par la poste et en ligne pouvait facilement se prêter à une main d’œuvre à distance, éliminant ainsi le besoin de louer un bureau coûteux, Mazuma a choisi de ne pas suivre cette voie. Lucy Cohen et Sophie Hughes ont estimé qu’une présence physique était essentielle pour construire une forte relation d’équipe dans l’entreprise. Ces échanges réels permettent au service de ne pas se disperser et aux processus de fonctionner sans problèmes. Cet élément est également important du point de vue de la règlementation, la protection des données étant primordiale en comptabilité. Les documents des clients ne quittent jamais les locaux de Mazuma pendant leur traitement et leur sont renvoyés dans des enveloppes violettes spécifiques à la société, qui possèdent un code-barre permettant d’effectuer un suivi sur le système de Mazuma.

La volonté d’avoir des locaux entraîne inévitablement des frais généraux et autres. Étant elle-même comptable, Lucy Cohen adopte une approche pratique au fonctionnement de cet aspect de son activité.

« Il est essentiel de choisir une technologie adaptée à notre société, qui soit à la fois économique, fiable, écologique et de bonne qualité, et qui nous évite de devoir sans cesse réparer ou remplacer des équipements cassés. »

Dans un secteur où le souci du détail et une analyse financière méticuleuse sont essentiels, il est primordial d’imprimer les documents afin de pouvoir les relire et les annoter. En réalité, Mazuma imprime 25 000 feuilles de papier par an, soit 68 feuilles par jour (week-end compris). L’an passé, la société a dépensé environ 1 600 £ en papier et toner. C’est pourquoi les frais d’impression pèsent lourdement dans ses dépenses administratives, et la société doit les limiter autant que possible. Lucy Cohen explique :

« En comptabilité, et au Royaume-Uni en général, le zéro papier n’est absolument pas envisageable. Cela nous convient, mais nous souhaitons nous assurer que nous imprimons le plus efficacement possible en termes de temps, de coût et d’environnement. Des rapports comptables aux grands livres, en passant par la documentation marketing, les documents papier constituent le pilier de l’activité de Mazuma. »

Afin de répondre à ces besoins, Lucy Cohen avait auparavant investi dans différentes imprimantes laser, mais n’avait pas trouvé de modèle pouvant satisfaire les besoins de Mazuma en termes de qualité et de quantité de documents imprimés. Elle s’est finalement tournée vers une imprimante jet d’encre en installant deux imprimantes professionnelles WorkForce Pro WP-4595 DTWF d’Epson, qui sont utilisées pour les milliers d’impressions des 20 salariés. La WorkForce Pro est une imprimante compacte très performante, équipée d’un scanner et d’un fax intégrés, et pouvant imprimer en recto verso. Le multifonction jet d’encre très rapide offre un coût par page deux fois moins élevé, une rapidité d’impression et une réduction de la consommation d’énergie de 80 %, par rapport aux imprimantes laser concurrentes. Si on la compare aux imprimantes laser que Mazuma possédait auparavant, la WorkForce Pro fera faire à la société une économie de 25 % en frais d’impression sur les trois prochaines années.

Lucy Cohen explique ce choix d’imprimante : « Notre société étant petite, nous souhaitons limiter nos frais généraux, mais nous ne pouvons pas pour autant nous permettre de sacrifier la qualité et l’efficacité. Avant, je pensais que les imprimantes jet d’encre étaient uniquement destinées aux particuliers. L’Epson WorkForce Pro a balayé tous ces préjugés. Les économies réalisées en termes de coût par page et de consommation d’énergie m’ont convaincue. Cela peut sembler insignifiant, mais des éléments tels que l’augmentation du volume de pages produites par cartouche d’encre ont fait une véritable différence en matière de budget pour l’entreprise. »

 

Outre l’impression de documents comptables pour son propre usage, il est absolument indispensable pour Mazuma d’imprimer des documents de qualité pour toutes ses actions marketing et de communication avec les clients. La résolution d’impression de la WorkForce Pro est de 4800x1200 dpi, ce qui signifie qu’elle répond au besoin d’impression de qualité pour les documents destinés au client.

Lucy Cohen explique : « L’une des principales difficultés de notre société consiste à décrire la manière dont nous fonctionnons. Les gens ont du mal à croire que nous pouvons offrir ce type de service à partir de seulement 20 £. Il est donc primordial que nous puissions compter sur des supports de communication spécifiques pour les clients et les prospects afin d’expliquer la manière dont nous travaillons. La WorkForce Pro a parfaitement répondu à ce besoin, en produisant une documentation marketing de haute qualité et aux couleurs lumineuses, afin que nous n’ayons pas à sous-traiter cette tâche à une autre entreprise. »

Lucy Cohen estime également que l’impression couleur est importante pour l’aider à choisir la nouvelle interface de leur site Web avec Sophie Hughes. La société est actuellement en train de refaire son site Web et le fait de pouvoir imprimer la nouvelle interface en couleur les aide à correctement visualiser les différentes options.

Elle ajoute, « Environ 80 % de l’activité de Mazuma provient actuellement de personnes qui ont découvert notre société sur Internet. Notre site Web doit donc être absolument parfait. Le fait de voir les impressions papier m’aide réellement à imaginer l’aspect du nouveau site Web de la société et à en discuter avec Sophie. La précision des couleurs de la WorkForce Pro est indispensable dans ce processus. »

 

Qu’il s’agisse de leur modèle économique ou de leur papeterie violette, Lucy Cohen et Sophie Hughes sont des pionnières dans le secteur de la comptabilité, un rôle qui leur convient parfaitement. Cela apparaît également dans leur choix de la technologie adaptée à leur activité qui, d’après elles, les aide à créer un avantage concurrentiel. Elles voient leur choix d’imprimante comme symbolique de cette action.

« Tandis que la plupart des autres sociétés de ce secteur utilisent toujours des imprimantes laser, nous sommes passées aux imprimantes jet d’encre et avons observé des résultats de meilleure qualité et plus économiques. Cela montre bien qu’il est toujours possible d’opérer un changement, même dans un secteur très traditionnel et réglementé tel que la comptabilité », conclut Lucy Cohen.