L’imprimante de bagdes personnalisés en couleur améliore l’expérience des visiteurs

Epson a lancé une imprimante d’étiquettes pour visiteurs en couleur et compacte conçue pour les accueils et les zones visitables. L’imprimante numérique de badges ColorWorks C3500 est associée au logiciel de gestion des documents des visiteurs d’une entreprise afin de contribuer au respect des exigences du RGPD ¹pour une expérience visiteur plus sûre, conforme et personnalisée.

Avec la suppression des registres de réception des visiteurs et ²suite à l’entrée en vigueur du RGPD, de nombreuses entreprises remplacent leurs procédures existantes de gestion des visiteurs par des solutions numériques plus sécurisées. L’imprimante numérique d’étiquettes pour visiteurs Epson ColorWorks est conçue pour fonctionner avec des logiciels de gestion des documents des visiteurs afin de fournir une expérience aux visiteurs plus sécurisée, en couleur et accueillante dès la réception.

L’imprimante compacte d’étiquettes pour visiteurs Epson ColorWorks C3500 produit des badges entièrement personnalisés qui offrent une meilleure identification visuelle avec une photo du visiteur, des codes-barres et les couleurs de la marque de la société.

HEMA GmbH, qui fabrique des équipements de protection pour l’utilisation en toute sécurité de machines industrielles, utilise l’imprimante Epson ColorWorks associée au logiciel de gestion des visiteurs Pridento VMS Advanced pour fournir une expérience visiteur plus accueillante dans ses bureaux situés à proximité de Seligenstadt, en Bavière (Allemagne).

HEMA reçoit de nombreux visiteurs par jour et avait besoin d’une solution de gestion des visiteurs efficace, sécurisée et plus personnalisée. Désormais, avec l’imprimante numérique Epson ColorWorks, ses badges et la documentation du visiteur peuvent être préparés à l’avance pour accélérer le processus d’accueil. Le logiciel d’enregistrement des visiteurs se connecte également à une caméra afin de personnaliser chaque badge avec la photo du visiteur. Pour encore plus de sécurité, le nouveau logiciel d’enregistrement des visiteurs intègre la reconnaissance faciale afin d’identifier les visiteurs et imprimer des badges personnalisés avec des codes-barres.

Nico Hechmann, responsable des systèmes chez HEMA, explique : « nos visiteurs sont accueillis à la réception avec des badges d’identification en couleur personnalisés, produits à l’avance, et qui comprennent le logo de notre société, la photo du visiteur et un code-barres avec le niveau d’accès approprié pour chaque visiteur.

Nous sommes très heureux de notre nouvelle solution de gestion des visiteurs et de l’imprimante numérique de badges Epson ColorWorks que nous venons tout juste de déployer. Elle s’est montrée très rapide à installer, d’une grande simplicité d’utilisation, elle est sécurisée et permet de gagner un temps considérable, tant pour nos employés à l’accueil que pour nos visiteurs ».

Jacob Kallergis, chef de produit Imprimantes d’étiquettes couleur, a commenté : « Epson collabore avec plusieurs développeurs spécialisés dans les logiciels de gestion des visiteurs pour améliorer l’expérience des visiteurs à l’accueil. Il est largement admis que les registres des visiteurs à la réception posent de sérieux risques pour les entreprises. ³Avec l’entrée en vigueur d’une gestion des données et de la confidentialité et de contrôles plus stricts avec le RGPD, les sociétés cherchent à remplacer leurs procédures, tout en s’assurant que l’expérience de leurs visiteurs soit positive, professionnelle et accueillante.

L’imprimante Epson ColorWorks peut être installée à l’accueil, elle est facile à utiliser et, lorsqu’elle est associée à un logiciel de gestion des visiteurs et connectée à un périphérique comme une tablette, elle peut capturer les informations appropriées sur les visiteurs en toute sécurité tout en imprimant des badges professionnels et en couleur avec une photo en haute résolution du visiteur, des logos de la société et des codes-barres ».

1.Règlement général sur la protection des données (RGPD) https://www.itgovernance.co.uk/data-protection-dpa-and-eu-data-protection-regulation
2. Les registres des visiteurs présentent également une menace pour la confidentialité et la protection des données. Un registre des visiteurs accessible publiquement signifie que n’importe qui peut voir les informations personnelles de tierces personnes. En cas de vol du registre, cela constitue une violation des données pour une entreprise. Le RGPD impose des obligations strictes en matière de sécurité et de confidentialité des données, notamment une obligation de cryptage des données personnelles, et impose également de garantir la confidentialité permanente de toutes les informations personnelles collectées. Des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires peuvent être infligées pour les contrevenants aux législations relatives au RGPD.
3. Les registres des visiteurs papiers présentent un certain nombre de risques, car sont exposés à la vue de tous les noms d’autres personnes, celui des individus qu’elles viennent voir, leur lieu de travail et leur signature. En outre, les registres des visiteurs n’expliquent pas les conditions liées à la collecte des données du visiteur et n’offrent pas de choix de consentement ni aucune explication sur la façon dont les entreprises vont utiliser les données recueillies dans le registre.