MultiSafe traite ses documents grâce aux scanners Epson WorkForce

MultiSafe est un courtier en assurance de Huis ter Heide, qui analyse les risques et achète des solutions d’assurance, si nécessaire, pour les particuliers, les travailleurs et les entreprises. À cet effet, MultiSafe étudie toujours le contexte et la situation actuelle, afin que les risques soient assurés de manière adéquate et qu’ils le restent lorsque le contexte change.

Pour l’assurance des travailleurs, comme la retraite, les dispositions envisagées sont visualisées en ligne via l’application EBLinc, que les employeurs et les travailleurs peuvent consulter à tout moment. Dans la mesure où les assureurs envoient toujours de nombreux documents papier, MultiSafe a besoin d’une solution efficace et de grande qualité pour que ce flux constant de papier soit accessible en version numérique en ligne. L’entreprise utilise donc depuis peu des scanners Epson WorkForce DS-510N et DS-520N.

Les avantages sociaux que les employeurs octroient aux travailleurs, comme le régime de retraite, la pension de réversion et les modalités en cas d’incapacité de travail, doivent être scrupuleusement respectés et toujours être conformes à la dernière législation et aux dernières réglementations. MultiSafe veille à proposer une couverture d’assurance adaptée à toutes les données disponibles, comme le salaire et le régime de retraite convenu. De plus, les modifications temporaires du nombre d’heures de travail ou du salaire sont immédiatement encodées, afin de constituer une pension en adéquation avec celles-ci. 

Une application en ligne permet de visualiser les dispositions prévues et d’alléger la tâche des employeurs et des travailleurs. « Les participants peuvent voir à tout moment les ajustements liés aux dispositions actuelles et futures, ce qui permet naturellement aux employeurs de gagner énormément de temps », explique Roy van den Anker, associé au sein de MultiSafe. « Les employeurs rendent ainsi leurs avantages sociaux largement plus clairs et ils doivent répondre à bien moins de questions. Les travailleurs disposent en permanence de leurs données les plus récentes, ce qui leur permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts lorsqu’ils ont, par exemple, besoin de conclure un prêt hypothécaire. »

Jusqu’à récemment, MultiSafe utilisait un seul scanner central pour toute l’entreprise. Les documents que les assureurs envoyaient à leurs clients étaient traités en gros et devaient ensuite être attribués au bon collaborateur selon plusieurs étapes et opérations. Étant donné la quantité de documents, ce processus était long et laborieux. Afin de l’accélérer et de le simplifier, MultiSafe a collaboré avec son fournisseur informatique pour trouver une solution de remplacement.

La nouvelle solution de numérisation devait répondre à plusieurs critères : la qualité des scanners devait être élevée, la solution devait permettre de gagner du temps et elle devait surtout respecter plusieurs spécifications techniques afin de pouvoir être reliée à l’application en ligne. Après une première sélection, visant à étudier différentes marques et divers modèles, les scanners Epson WorkForce se sont révélés les meilleurs. Un test complet de l’Epson WorkForce DS-510N, réalisé auprès d’un seul lieu de travail, a ensuite confirmé cette constatation. 

Outre les numérisations de qualité offertes par le WorkForce, le logiciel fourni par Epson a permis une connexion directe à l’application en ligne. « Cette solution décentralisée est pratique dans la mesure où il nous suffit de placer les appareils sur notre bureau », poursuit Roy van den Anker. « Nous pouvons à présent directement scanner les documents après vérification et les sauvegarder avec bien moins d’opérations. Nous économisons ainsi énormément d’efforts et de temps. »

En l’espace de neuf mois, MultiSafe a acquis sept scanners Epson WorkForce à sa grande satisfaction. « La transition s’est déroulée de manière très souple », rapporte Roy van den Anker « Les modifications des processus de travail prennent généralement un certain temps. Les collaborateurs doivent découvrir la nouvelle solution et ils doivent s’habituer à intégrer les nouvelles ressources dans leurs activités quotidiennes. Cependant, les scanners Epson fonctionnent de manière si logique et sont si faciles d’utilisation que la transition s’est déroulée sans accroc. Nos collaborateurs sont en outre très enthousiastes quant aux avantages et au gain de temps dont ils bénéficient désormais. »

Les scanners Epson WorkForce sont si convaincants que MultiSafe prévoit déjà d’élargir son arsenal Epson. « Nous utilisons la même application en ligne pour un service qui nous permet d’aider les employeurs à gérer les absences pour cause de maladie et pour lequel nous proposons la même transparence que pour nos solutions d’assurance. Nous prévoyons donc d’installer un scanner Epson à d’autres endroits à l’avenir. »