Des périphériques hybrides pour un monde professionnel hybride

Les modèles hybrides ont généré une véritable révolution dans le monde du travail. Mais rares sont ceux qui réalisent qu’il n’a de cesse de se développer. En fait, selon Gartner, le changement a gagné en vitesse : des estimations suggèrent que d’ici fin 2023, 39 % les travailleurs de la connaissance dans le monde évolueront dans un système hybride, contre 37 % en 2022 ⁱ.

Ce bouleversement sismique a redéfini notre façon de travailler, les organisations se ruant pour mettre en œuvre des services et des stratégies compatibles avec un environnement de travail mixte. Des investissements dans des outils haut de gamme de communication et de collaboration, tels que les plateformes de vidéo-conférence, aux initiatives de transformation numérique, telles que les systèmes basés sur le Cloud et les solutions de gestion de documents.

Pourtant, dans la course à l’adaptation, nombreuses sont les entreprises à avoir ignoré certaines technologies essentielles au quotidien. Plus précisément : les périphériques informatiques que nous considérons comme acquis, tels que les scanners et les imprimantes. Par conséquent, certains problèmes sautent aux yeux quand il s’agit d’intégrer des technologies existantes dans les nouvelles habitudes de travail. Alors que les investissements dans des outils et des logiciels de collaboration à distance sont essentiels, il convient de ne pas négliger les outils physiques sur lesquels les employés se reposent pour effectuer des tâches quotidiennes cruciales.

En s’assurant que les périphériques informatiques sont parfaitement adaptés au monde hybride, les entreprises sont en mesure de donner aux collaborateurs les moyens de mettre en œuvre les technologies adéquates pour travailler efficacement, quel que soit leur lieu ou leur organisation de travail.

L’hybride a bouleversé la configuration traditionnelle

Le travail hybride a apporté trois changements majeurs à l’espace de bureau classique. En premier lieu, moins de bureaux au profit d’un vaste espace de collaboration. En effet, lorsque les employés se rendent au bureau, c’est davantage pour y retrouver leurs collègues que pour effectuer des tâches précises. L’ère des espaces de travail physiques fixes et leurs cabines et rangées de bureaux est révolue. De ce fait la problématique de l’espace se pose désormais avec acuité.

Deuxièmement, les bureaux en eux-mêmes sont de plus en plus limités. Près des trois quarts (74 %) des employés déclarent disposer d’une espace de bureau réduit ⁱⁱ. Enfin, les bureaux partagés se caractérisent par un manque d’installations de stockage. Les employés n’y disposent pas de leur propre espace de travail. Le concept visant à disposer de « son propre bureau », où s’installer au quotidien, s’évanouit.

En bref, les bureaux sont moins nombreux, plus petits et ne peuvent pas accueillir les outils ou technologies des employés. Pour autant, les entreprises n’ont pas forcément investi dans des périphériques informatiques pour répondre à cette évolution. Dans la plupart des cas, la technologie propre à un environnement de bureau statique, où les employés avaient un accès constant au même équipement sur leur bureau ou à proximité, ont été intégrées dans le monde professionnel hybride.

Pour tout utilisateur occasionnel d’imprimante ou de scanner, cela ne semble pas être un problème. Mais qu’en est-il des employés qui comptent sur ces appareils pour exécuter efficacement leurs tâches au quotidien ? Par exemple, les administrateurs des ressources humaines et des finances.

Prenons un moment et penchons-nous sur le cas d’un jeune professionnel des ressources humaines. Il s’appuiera considérablement sur les scanners pour numériser et gérer les dossiers des collaborateurs, tels que les contrats, les CV et autres documents d’identification. De même, dans le secteur financier, les scanners sont essentiels pour gérer les factures, reçus et états financiers afin de traiter et de suivre efficacement les transactions, améliorant ainsi la précision et réduisant les erreurs de saisie manuelle des données.

Dans un monde professionnel hybride, ces employés se retrouvent à côté du scanner de bureau partagé pour traiter des centaines de documents. Cela n’est pas efficace et risque d’entraîner des retards et des interruptions qui ont un impact sur la productivité et l’efficacité globales du lieu de travail.

Le besoin en périphériques informatiques polyvalents, en mesure de s’adapter en toute transparence à l’évolution de la dynamique du travail, est devenu primordial. Les employés du monde contemporain ont besoin de solutions flexibles pour gérer efficacement leurs besoins en impression et numérisation quelle que soit la configuration de leur bureau. En d’autres termes, les solutions doivent gagner en compacité, flexibilité et efficacité.

En veillant à ce que les périphériques informatiques fassent partie d’un modèle hybride

Les responsables informatiques doivent prendre en compte trois éléments avant de procéder à une la transition vers un schéma hybride. Tout d’abord, ils ont besoin d’un logiciel de réservation de ressources. Ainsi, les employés peuvent réserver et planifier les ressources partagées, telles que les salles de réunion, les bureaux, l’équipement comme les scanners et même les espaces de parking.

En installant ce type de logiciels, les organisations peuvent garantir un accès équitable aux ressources. Par exemple, cette technologie peut être configurée pour permettre au personnel du service des ressources humaines ou financier de réserver un scanner lors de sa présence au bureau, éliminant ainsi tout conflit potentiel et optimisant leur flux de travail et leur productivité.

En outre, elle aide les organisations à suivre et à analyser l’utilisation des ressources, favorisant une prise de décision éclairée et une planification des ressources optimale. En règle générale, le recours à un logiciel de réservation des ressources permet aux organisations de créer un environnement de travail hybride et homogène où les employés peuvent accéder efficacement aux ressources essentielles en vue de les exploiter.

Ensuite, les organisations doivent réévaluer leurs offres de périphériques, en tenant compte de facteurs tels que la connectivité, la portabilité et la compatibilité. Le travail hybride implique souvent le déplacement des employés d’un espace de travail à un autre. Ainsi, les périphériques, tels que les scanners, doivent évoluer pour offrir polyvalence et compacité. Non seulement ils doivent être peu encombrants, notamment dans un environnement de bureau réduit ou partagé, mais ils doivent également permettre aux employés de numériser aisément, rapidement et efficacement les documents, même dans les espaces de travail éphémères. En adoptant des périphériques hybrides polyvalents et pratiques, les organisations peuvent simplifier leurs processus et améliorer la productivité et la flexibilité d’installation.

Enfin, la mise en place de stratégies et de directives claires en matière d’approvisionnement, de maintenance et de support de l’équipement est cruciale lors de la mise en œuvre d’un modèle de travail hybride. En définissant un processus complet d’approvisionnement du matériel, les organisations peuvent s’assurer que les employés disposent des outils et des appareils nécessaires pour exécuter leurs tâches efficacement, qu’ils soient en télétravail ou en présentiel. Il s’agit de mettre en place des protocoles pour l’acquisition d’un équipement, de déterminer les affectations budgétaires et de prendre en compte des facteurs tels que la compatibilité et la fiabilité.

De plus, la mise en place d’un système de maintenance robuste est indispensable pour résoudre rapidement tout problème technique susceptible de survenir. Cela comprend la définition de procédures pour la maintenance de l’équipement, la planification d’examens réguliers et la fourniture de canaux de communication permettant aux employés de signaler des problèmes ou de demander de l’aide. En optant pour une approche proactive en matière de maintenance de l’équipement, les organisations peuvent réduire les temps d’arrêt et optimiser leur productivité.

Le travail a changé de manière irrévocable, contraignant les organisations à réévaluer leurs stratégies et à faire des changements considérables. Le dernier élément du puzzle consiste peut-être à veiller à ce que les périphériques informatiques soient adaptés pour le futur. Les responsables doivent revenir aux fondamentaux pour s’assurer que leur main d’œuvre dispose des outils et de l’équipement adéquats.

En adoptant des périphériques hybrides, qui offrent la combinaison parfaite entre polyvalence et prix abordable, les employés restent productifs et organisés, quel que soit l’environnement de travail.

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[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.