VÄRIKKÄÄT JA MUKAUTETUT TULOSTETUT NIMIKYLTIT PIRISTÄVÄT VIERAILUKOKEMUSTA

Epson on lanseerannut värikkään ja kompaktin vierailijoiden nimikylttien tulostimen vastaanottotiskeille ja vierailualueille. Digitaalinen ColorWorks C3500 -nimikylttitulostin toimii saumattomasti organisaation vierailijoiden asiakirjahallintaohjelmiston kanssa ja auttaa täyttämään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ¹ vaatimukset, jotta vierailukokemus on entistä turvatumpi, vaatimukset paremmin täyttävä ja yksilöllisempi. 

Kun vieraskirjoja poistetaan käytöstä ²yleisen tietosuoja-asetuksen myötä, useat organisaatiot vaihtavat olemassa olevia vierailijoiden hallintajärjestelyjä turvallisempiin digitaalisiin ratkaisuihin. Epsonin digitaalinen ColorWorks-nimikylttitulostin on suunniteltu toimimaan vierailijoiden asiakirjahallintaohjelmistojen kanssa ja tarjoamaan vierailijoille turvallisempi, värikäs ja miellyttävä vastaanottokokemus.

Epsonin kompakti C3500 ColorWorks on vierailijoiden nimikylttitulostin, joka tuottaa täysin mukautettavia ja personoitavia nimikylttejä varustettuna parannetuilla visuaalisilla tunnistuskeinoilla, kuten vierailijoiden valokuvilla, viivakoodeilla ja yrityksen brändin mukaisella värityksellä.

Raskaan koneiston käyttöön tarkoitettuja suojavarusteita tuottava HEMA Machine and Apparatus Protection GmbH käyttää Epsonin ColorWorks-tulostinta yhdessä Pridenton kehittyneen VMS-vierailijahallintaohjelmiston kanssa, jotta vierailijat saavat miellyttävän käyntikokemuksen yhtiön toimistossa lähellä Seligenstadtia Saksan Baijerissa.

HEMA:lla käy useita vierailijoita päivässä, ja he tarvitsivat uuden, tehokkaan, turvatun ja mukautetumman vierailijoiden hallintajärjestelmän. Epsonin uuden digitaalisen ColorWorks-tulostimen ansiosta nimikyltit ja vierailijoiden asiakirjat voidaan valmistella etukäteen vastaanottoprosessin nopeuttamiseksi. Vierailijoiden rekisteröintisovellukseen on myös liitetty kamera, joten kukin nimikyltti voidaan personoida vierailijan valokuvalla. Lisäturvaa uudessa vierailijoiden rekisteröintiohjelmistossa tuo kasvontunnistus, jolla vieraat voidaan tunnistaa ja nimikyltteihin voidaan tulostaa mukautetut viivakoodit. 

Nico Hechmann, HEMA:n järjestelmävastaava, kertoo: ”Vierailijamme saavat vastaanotossa etukäteen tehdyt värikkäät ja mukautetut nimikyltit, joissa on yrityksen logo, vierailijan valokuva sekä viivakoodi, josta ilmenee kunkin vierailijan käyntioikeuden taso kulunvalvontaa varten.”

 ”Olemme erittäin tyytyväisiä uuteen vierailijahallintajärjestelmäämme ja Epsonin digitaaliseen ColorWorks-nimikylttitulostimeen, jotka olemme vasta hiljattain ottaneet käyttöön. Käyttöönotto on ollut hyvin nopeaa, käyttö on yksinkertaista ja turvallista ja sekä vierailijoiden että vastaanottavien työntekijöiden aikaa säästyy huomattavasti.”

Jacob Kallergis, tuotepäällikkö – väritarratulostimet, kommentoi: ”Epson tekee yhteistyötä useiden vierailijahallintaan erikoistuneiden ohjelmistokehittäjien kanssa vierailukokemuksen parantamiseksi vastaanottovaiheessa. On yleisesti tiedostettu, että vieraskirjat muodostavat organisaatioille vakavia riskejä, ³ja nyt kun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen myötä tietosuojaan ja tietojen hallintaan sovelletaan tiukempia sääntöjä, yritykset etsivät vaihtoehtoisia menetelmiä samalla, kun vierailukokemus halutaan pitää positiivisena, ammattimaisena ja miellyttävänä.”

”Epsonin helppokäyttöinen ColorWorks-tulostin voidaan sijoittaa vastaanottotiskille, ja yhdistettynä vierailijoiden hallintaohjelmistoon ja esimerkiksi tablettiin se voi vastaanottaa asianmukaiset vierailijatiedot turvallisesti ja tulostaa värikkäät ja ammattimaiset vierailijoiden nimikyltit, joissa on korkearesoluutioiset valokuvat vierailijoista, yrityksen logot ja viivakoodit.” 

1. Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) https://www.itgovernance.co.uk/data-protection-dpa-and-eu-data-protection-regulation
2. Vieraskirjat muodostavat myös uhkan yksityisyydelle ja tietosuojalle. Julkisesti nähtävillä olevasta vieraskirjasta kuka tahansa voi katsoa muiden henkilötietoja. Jos vieraskirja varastetaan, kyseessä on organisaation tietosuojaloukkaus. Yleinen tietosuoja-asetus sisältää tiukat vastuut tietojen suojauksen ja luottamuksellisuuden suhteen. Näihin sisältyvät vaatimus salata henkilötiedot ja varmistaa kaikkien kerättyjen henkilötietojen jatkuva luottamuksellisuus. Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan säädöksiä rikkoville organisaatioille voidaan määrätä sakot, jotka voivat olla jopa 20 miljoonaa euroa tai 4 % vuotuisesta maailmanlaajuisesta kokonaisliikevaihdosta.
3. Paperisiin vieraskirjoihin liittyy useita riskejä, kuten kaikkien nähtävillä olevat tiedot vierailijoiden nimistä, heidän tapaamistaan ihmisistä, työpaikoista ja allekirjoituksista. Vieraskirjat eivät myöskään tarjoa suostumukseen perustuvaa hyväksyntää, käyttöehtoja vierailijoiden tietojen keräämiseen tai selitystä tavoista, joilla organisaatio käyttää kirjan avulla kerättyjä tietoja.