Pymes: Cerrar la brecha de sostenibilidad

Muchas empresas están disfrutando de las ventajas de un enfoque más sostenible sobre la impresión, pero ¿por qué no las pymes?

Aunque las pymes son la espina dorsal de la mayoría de las economías, su adopción de medidas respetuosas con el medio ambiente está siendo lenta.  Al incorporar la sostenibilidad en sus prácticas empresariales, las pymes pueden minimizar el impacto medioambiental de sus operaciones por motivos económicos y comerciales, además de mejorar su responsabilidad social corporativa.

Las organizaciones que adoptan estrategias de impresión sostenibles pueden comprender y controlar mejor los costosos recursos que utilizan (energía, papel o consumibles), lo que reduce el despilfarro y los costes, mejora la eficiencia y promueve prácticas de impresión más seguras y conformes a la normativa.

Con la estrategia, las herramientas y el apoyo adecuados, las pymes pueden abordar fácilmente el reto de la sostenibilidad y hacerlo tan bien como muchas organizaciones más grandes.

Tanto en el sector público como en el privado, el aumento de los precios de la energía, de las presiones normativas y de la concienciación medioambiental por parte de las partes interesadas está ocupando un lugar cada vez más destacado en la agenda de las empresas europeas.

Los organismos reguladores han previsto la obligatoriedad de declarar la huella de carbono y la eficiencia energética, concretamente a través de las leyes británicas Climate Change Act (Ley del Cambio Climático) y CRC Energy Efficiency Scheme (Plan de eficiencia energética del compromiso de reducción de las emisiones de carbono) y de la Directiva europea relativa a la eficiencia energética. La declaración de la huella de carbono es obligatoria para las empresas radicadas en el Reino Unido desde el año 2013, además del plan ESOS (Plan de oportunidades de ahorro energético) desde diciembre de 2015. Por otro lado, en el marco de la ley Grenelle II, las empresas francesas deben declarar su rendimiento medioambiental y social desde 2012.

A medida que las organizaciones hacen esfuerzos por disfrutar de ahorros energéticos y reducir su impacto medioambiental, cada vez miran más con lupa su infraestructura de TI. Según la Comisión Europea, abordar la TI podría reducir las emisiones de carbono que afectan a toda la economía hasta en un 15% para 2020, principalmente mediante una mejor supervisión y gestión del consumo energético.

Las pymes son un importante pilar para la mayoría de las economías y suelen ser fundamentales para la cadena de suministro de las empresas más grandes. Muchas de ellas operan a escala global. Pese a que las grandes organizaciones están adoptando la sostenibilidad y disfrutando de sus ventajas, las pymes se están quedando atrás. El nuevo estudio de Quocirca revela que un tercio de las pymes perciben los problemas medioambientales como importantes, en comparación con el 74% de las grandes empresas (imagen 1). Frente a las grandes empresas, a muchas pymes les sigue costando ver en la sostenibilidad algo más que un coste adicional. Mientras que el 50% de las grandes empresas consideran que la sostenibilidad es un esfuerzo que merece la pena aunque implique un coste mayor, solo un 18% de las pymes piensan lo mismo (imagen 2).

La falta de tiempo, finanzas y experiencia en sostenibilidad impide a muchas pymes implementar iniciativas medioambientales. Solo el 9% de las pymes tienen un cargo específico en materia de sostenibilidad, frente al 57% de las grandes empresas (imagen 3). Por ello, las pymes pueden no ser conscientes de las ventajas de las medidas medioambientales. Como desconocen las ventajas tangibles y económicas que la sostenibilidad podría aportar a su negocio y consideran que es algo que afecta principalmente a su reputación e imagen corporativa, podría ser bueno para las pymes contar con orientación externa para que se les demostrara cómo puede la sostenibilidad caminar de la mano de sus objetivos empresariales.

Actualmente, las iniciativas medioambientales de las pymes se centran principalmente en actividades “verdes” de largo recorrido, como el reciclaje de papel y mejoras sencillas en la iluminación, como cambiar las bombillas. Sin embargo, pese al considerable coste de la energía, pocas adoptan medidas más amplias para mejorar el consumo energético general de la empresa. Mientras que el 77% de las grandes empresas se ocupan de la eficiencia energética en el lugar de trabajo, solo el 42% de las pymes lo hacen (imagen 4). Pese a que los equipos de TI son una fuente de consumo energético clave, solo el 8% de las pymes afirman disponer de equipos TI de consumo eficiente.

Las pymes deberían aspirar a una mayor eficiencia energética, por las ventajas obvias de mantener bajos los costes empresariales. Sin embargo, para adoptar medidas de eficiencia energética, necesitan obtener resultados rápidamente y que los costes iniciales sean bajos. Debe existir un impacto inmediato con ventajas empresariales claras y un bajo riesgo para la inversión.

Entonces ¿qué echa para atrás a las pymes? Es posible que muchas no tengan muy claro cómo introducir medidas de sostenibilidad en sus actividades diarias. Su principal prioridad son las necesidades del día a día, como el flujo de caja y mantener la maquinaria en funcionamiento, en lugar de apagarla. Además, las pymes suelen carecer de la capacidad interna necesaria para desarrollar y adoptar proyectos de eficiencia energética, por lo que no es común que perciban la eficiencia como una prioridad. Al contar con recursos y presupuestos limitados, a las pymes les resulta difícil centrarse en iniciativas no esenciales, como la sostenibilidad y la eficiencia energética.

Por tanto, las empresas pequeñas tienen menos tendencia que las grandes a controlar su huella de carbono o invertir tiempo y esfuerzo en mejorar la eficiencia energética en el lugar de trabajo. Además, es posible que las pymes dispongan de información limitada sobre qué medidas podrían adoptar y, por tanto, no estén al tanto de las opciones disponibles para mejorar la eficiencia, así como sus costes y ventajas. Muchas pymes no tienen una idea clara de cuál es su consumo energético, qué procesos requieren mucha energía y qué equipos requieren un gran consumo energético.

Una de las áreas en las que las pymes pueden obtener resultados rápidamente es haciendo una mejor gestión de su entorno de impresión. Las pymes siguen confiando en la impresión para impulsar sus actividades empresariales clave. De hecho, el 53% indicaron que sus volúmenes de impresión a color se han incrementado a lo largo del año pasado. Sin embargo, las pymes se están quedando atrás de las grandes empresas en lo que a hacer una gestión eficaz de su entorno de impresión se refiere (imagen 5 de la página siguiente). Sin un control, esta puede ser una importante fuente de despilfarro (tanto económico como medioambiental), debido al uso excesivo de consumibles: tinta, tóner, papel y energía.

Un entorno de impresión sostenible crea una oficina con “menos uso de papel” que se basa en una infraestructura de impresión optimizada. Al instalar impresoras de consumo eficiente y periféricos multifunción, además de adoptar prácticas de impresión responsables y seguras, las organizaciones pueden reducir su consumo energético, eliminar impresiones innecesarias y reducir el despilfarro. 

Aquellas pymes que deseen disfrutar de las ventajas de la impresión sostenible deberían plantearse adoptar las siguientes prácticas recomendadas.

Evaluar el impacto medioambiental actual. Busca un proveedor de servicios de impresión gestionados (MPS) que ofrezca calculadoras medioambientales o de la huella de carbono para determinar el consumo energético, el uso de papel y el despilfarro del conjunto de impresoras. La evaluación debería centrarse en identificar aquellas áreas en las que la empresa puede reducir su impacto medioambiental y recomendar una instalación equilibrada de hardware y software con el fin de reducir el consumo de energía, papel y consumibles.

Consolidar los equipos. Una impresión sostenible comienza por una racionalización y consolidación de los equipos. Las impresoras multifunción ofrecen la posibilidad de reunir varias funciones en un solo equipo, lo cual puede conllevar varias ventajas de costes, como tener menos equipos. A su vez, el menor número de dispositivos requerirá menos tipos de consumibles, además de menos tiempo y recursos que gestionar.

Productos energéticamente eficientes. Plantéate el uso de productos energéticamente eficientes con etiquetado ecológico, como ENERGY STAR o Blue Angel. Los equipos que cumplen los requisitos más recientes de ENERGY STAR pueden ser hasta un 40% más eficientes energéticamente que el resto. Busca impresoras y periféricos multifunción con poco tiempo de calentamiento y modos de hibernación y ahorro de tóner.

Impresión "pull" segura. Una de las principales fuentes de despilfarro en el ámbito de la impresión son los documentos que se imprimen pero nunca se recogen, que terminan tirados directamente a la papelera de reciclaje o acaban en malas manos. Gracias a la impresión segura, lo usuarios pueden imprimir documentos en cualquier impresora tras autenticarse. Los métodos de autenticación pueden ser una tarjeta inteligente o un PIN de usuario.

Impresión basada en reglas. Al aplicar reglas de impresión en función de los atributos del trabajo, como el color, el número de páginas, la impresión a una o dos caras o la impresión de folletos, las organizaciones pueden redirigir los trabajos al equipo de impresión más rentable de la red. Aplicar reglas de impresión impide el abuso de costosos equipos de coste por página, como las impresoras a color, por lo que es posible minimizar el uso de consumibles. Además, las herramientas avanzadas de gestión de la impresión garantizan el uso del equipo más adecuado para cada trabajo de impresión al enviar automáticamente los trabajos grandes a las impresoras o los periféricos multifunción de menor coste o más eficientes energéticamente.

Utilizar periféricos multifunción para integrar flujos de trabajo de papel y digitales. Los periféricos multifunción permiten a los usuarios escanear documentos, almacenarlos y compartirlos digitalmente, tanto in situ como en la nube. La mejora de los flujos de trabajo de documentos y el paso del papel a los canales digitales puede mejorar la productividad y reducir el uso de papel.

Promover prácticas de reciclaje. Determina la eficacia de tus procesos de reciclaje de papel, cartuchos y equipos de impresión, y establece directrices de reciclaje para estos elementos. Busca proveedores que ofrezcan un plan de recogida y reutilización de cartuchos de tóner devueltos. Las etiquetas Nordic Swan y Blue Angel garantizan este servicio para los equipos de imagen. Pasarse al uso de papel reciclado o de producción sostenible también puede aportar ahorros medioambientales considerables, particularmente en términos de emisiones de dióxido de carbono.

Medir y gestionar. Los avanzados periféricos multifunción de hoy pueden indicar características como el consumo energético, el uso de consumibles y el estado del dispositivo. Gracias a ello, los proveedores de servicios de impresión gestionados no solo pueden ofrecer informes continuados, sino también posibilitar un mantenimiento y una asistencia técnica proactivos para garantizar la continuidad de la empresa. Además, pueden ofrecer informes sobre la cantidad de papel utilizado, el consumo energético y la huella de carbono.

Como pocas pymes disponen de recursos o tiempo específicos para la gestión de la impresión, contar con un servicio de impresión gestionado es lo ideal para tener acceso a los conocimientos y experiencia de un tercero. 

En última instancia, una infraestructura de impresión sostenible no solo mejorará las credenciales medioambientales de la organización, sino que también aumentará la productividad y reducirá los costes y los riesgos. Las organizaciones que ya han hecho esfuerzos por adoptar medidas de impresión sostenibles ya disfrutan de sus ventajas.

Índice de madurez en materia de sostenibilidad de Quocirca ¹Las empresas líderes en impresión sostenible representan el 53% de la muestra total (imagen 6). Superan globalmente a las demás, no solo en términos de impacto medioambiental y de menor consumo energético, sino también porque cuentan con un equipos de mayor fiabilidad, seguridad de documentos y menos costes.

No se trata tanto de si las pymes deberían invertir en sostenibilidad, sino en cómo pueden asegurarse de que esta forme parte de su estrategia. Una gobernanza medioambiental sólida es fundamental para que las pymes puedan cumplir los requisitos normativos y proteger su imagen corporativa, lo que mejora la fidelidad de los clientes y conduce a una ventaja sobre la competencia. Pero, además, tiene consecuencias económicas directas a la hora de recortar el uso de recursos, con el consiguiente ahorro y aumento de la productividad. Si las pymes no adoptan una actitud más proactiva en términos de sostenibilidad, se arriesgan a dejar pasar estas oportunidades de mejorar la eficiencia y el cumplimiento normativo, además de reducir costes. 

La mayoría de las iniciativas de sostenibilidad no dependen de grandes inversiones de capital, pero requieren un esfuerzo estratégico, además de cierto tiempo y recursos. Los colaboradores externos desempeñarán un papel cada vez más importante en áreas como los sistemas de gestión medioambiental, homologación e informes de sostenibilidad. Como la impresión representa un coste medioambiental significativo (ya sea a través del consumo de energía, papel o consumibles), las pymes deberían buscar consejo a través de un proveedor de servicios de impresión gestionados. Este enfoque debe ser fundamental para cualquier estrategia más amplia de evaluar los costes medioambientales de la empresa en general.

1. Adoptar más medidas para mejorar la eficiencia energética general en el lugar de trabajo: en primer lugar, es preciso conocer mejor el uso y los costes actuales, además de buscar oportunidades más allá de las más habituales y que ya suelen haberse realizado: instalar un alumbrado de baja energía y utilizar papel reciclado.
2. Piensa en el ciclo de vida completo de los equipos de TI: ¿pueden reciclarse o volverse a implementar? ¿Cuál es el mejor momento para actualizarlo?
3. Examina más detenidamente la eficiencia energética de la sustitución de los equipos de TI. Añade el coste energético y de consumibles de todo el ciclo de vida a los atributos evaluados al tomar decisiones de compra.
4. La sostenibilidad no debería aumentar los costes si los esfuerzos se centran en los asuntos que ofrecen beneficios económicos. Busca un colaborador externo que pueda ofrecerte conocimientos y orientación relacionados con prácticas recomendadas en materia de sostenibilidad.
5. En concreto, en el ámbito de la impresión, busca una oferta de servicios de impresión gestionados (MPS) que no solo te ayude a adoptar políticas de impresión eficaces para cumplir objetivos de eficiencia y gestión de impresión que merezcan la pena, sino que también aborde las necesidades de sostenibilidad.

Quocirca entrevistó a 500 altos directivos de TI y línea de negocio con responsabilidad o participación en la compra de equipos de impresión de pymes y grandes empresas de Reino Unido, Francia, Alemania, España e Italia. El objetivo de este estudio de investigación primario fue investigar la importancia concedida a la sostenibilidad y su influencia sobre las decisiones de compra.

¹Quocirca ha elaborado un índice de madurez en materia de sostenibilidad para medidas relacionadas con la impresión. Se asigna un número en función del avance de cada organización en la implementación de cada conjunto medidas de impresión sostenibles clave. Las medidas utilizadas fueron las siguientes: Uso de papel reciclado para imprimir, reciclaje de consumibles de impresora, uso de directrices de políticas para minimizar la impresión, política de impresión a doble cara, sustitución de impresoras láser por modelos de inyección de tinta, uso de impresoras eficientes energéticamente y uso de impresión "pull", impresión de folletos y alertas de reglas de impresión. Cada medida se puntúa de la siguiente manera: 5 = medida en curso; 4 = medida prevista para los próximos 12 meses; 3 = prevista para más allá de 12 meses; 1 = medida no prevista; y 0 = ningún interés en la medida. Así, puede calcularse una puntuación de impresión sostenible media para cada encuestado. Los encuestados con una puntuación media mayor de 4 se califican como "Líderes" en impresión sostenible, los que obtienen entre 3 y 4 como "Seguidores" y los que alcanzan menos de 3, "Rezagados".

Epson es una empresa tecnológica líder en el mercado mundial cuyo objetivo consiste en conectar personas, cosas e información mediante sus tecnologías originales eficientes, compactas y de gran precisión. Con una gama de productos que abarca desde impresoras de inyección de tinta y sistemas de impresión digital hasta proyectores LCD smartglasses, sistemas de detección y robots industriales, la compañía se centra en impulsar la innovación y en superar las expectativas de sus clientes en lo relacionado con la inyección de tinta, la comunicación visual, los dispositivos portátiles y la robótica.

Liderado por la empresa Seiko Epson Corporation con sede en Japón, el Grupo Epson cuenta con más de 72.000 empleados en 93 empresas de todo el mundo y se siente orgulloso de sus actuales contribuciones a las comunidades en las que opera y sus actuales esfuerzos por reducir el impacto medioambiental.

Epson Europe B.V., con sede en Ámsterdam, es la sede central regional del Grupo para Europa, Oriente Medio, Rusia y África. Con una plantilla de 1.700 empleados, las ventas de Epson Europe para el año fiscal 2015 ascendieron a 1.577 millones de euros.

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