Técnicas básicas para ser más eficiente en tu trabajo

Post exclusivo del colaborador del blog Alejandro Vesga – @AlejandroVesga

En la Revista Emprendedores llevamos tiempo recopilando consejos muy prácticos y concretos para ser más eficiente en tu trabajo. Una habilidad que es la llave para poder desarrollar todas las demás. A continuación reflejamos algunas de las más interesantes. Son ideas reales de emprendedores reales:

• Concentra las llamadas. Si no puedes hacer todas las llamadas en un día de la semana, trata de hacerlas en pocos. Si estás obligado a llamar todos los días, trata de concentrarlas en las mismas horas.

• Contacta con los clientes a primera hora. Está demostrado que son más receptivos temprano. Además, si consigues contactar con éxito, ganarás energía para el resto de tareas del día.

• Desplázate en transporte público. Generalmente es más tiempo de desplazamiento, pero es un tiempo aprovechable para leer o preparar las reuniones.

• Busca momentos para reflexionar. Estas solo y sin hablar con nadie, con el móvil apagado, paseando, supone una desconexión que en realidad te reconecta.

• Haz cronogramas de tareas. Organiza visualmente todos los hitos que debes superar y los tiempos a los que tienes que ajustarte. Nada es más desestresante que saber cuánto te queda en cada proyecto.

• Tú decides cuándo respondes. Una idea en la que coinciden muchos autores. La urgencia se ha puesto de moda. Si organizas tus respuestas, conseguirás eficiencia y los demás se amoldarán, siempre que avises de que no estás disponible, claro.

• Lee los emails pocas veces al día. Una por la mañana y otra por la tarde (si no aguantas, otra al mediodía). Es la regla básica para cumplir el consejo anterior.

• Distingue tipos de tareas. Diferencia las que te van a llevar mucho tiempo, las que tienes relegadas y las que se hacen rápidamente. Estas últimas (las que llevan menos de cinco minutos) suele interesar hacerlas en el momento y así no engrosan el listado de tareas pendientes.

• Activa el modo “no molestar” del teléfono y cancela el modo “llamada en espera”. Así quien te llame insistirá después y no recaerá sobre ti la obligación de devolver la llamada.

• Aprende a decir “no”. Si cualquier proyecto que recibas te supone un esfuerzo para encajarlo en la agenda o no aporta nada a tus objetivos, es mejor (y más honesto) rechazarlo. La vida profesional es una cuestión de foco.

• Haz un seguimiento inmediato después de las reuniones comerciales. No tardes más de 24 horas en presentar la propuesta, enlazar en LinkedIn, agradecer la reunión, cumplir los compromisos adquiridos…

• Trabaja desde un lugar distinto. A muchas personas les ayuda a concentrarse en una nueva tarea o en algún proyecto en el que haya que reflexionar mucho.

• Reuniones cortas. Hay quien recomienda incluso hacerlas de pie para que la conversación fluya más deprisa. Parece mentira, pero funciona.

• Y con acta. Si resumes lo hablado y las tareas que debe cumplir cada parte es un tiempo invertido que tiene un impacto inmediato en tu productividad y en la de los demás.

• Después de una reunión estresante, tareas secundarias. Te despejarás sin dejar de restar volumen al listado de “pendientes”.

• Crea un listado con cosas nuevas para probar. Y trata de ir probándolas de una manera ordenada. De ese modo, además de mejorar los procesos, incluirás innovación en los mismos.

• Investiga a tus interlocutores en redes. Saber mucho sobre él te ayudará a enfocar la reunión y a empatizar mucho más si tenéis cosas en común. Caer simpático a veces también es una técnica.

• Mantén tu curiosidad a raya. Cada vez hay más blogs y artículos en Internet que son interesantes, mensajes de amigos, grupos de Whatsapp… Ser espartano ante estas tentaciones tendrá un gran rendimiento de forma inmediata.

• Contacta con gente con la que hace tiempo que no hablas. Este hábito parece que lleve más a perder el tiempo que a aprovecharlo, pero no es así. Está demostrado por estudios científicos, que los viejos contactos y los viejos amigos pueden tener más valor que los contactos actuales para generar nuevas oportunidades.

Si quieres seguir leyendo este tipo de consejos, te recomiendo la lectura de 36 hábitos que te harán ser más eficiente