Cómo gestionar la comunicación interna y elegir las herramientas más adecuadas

Post exclusivo de la colaboradora del blog Natalia Gómez de Pozuelo (@NataliaGomez_es).

Muchas veces, en las empresas se dedican recursos importantes para adquirir una herramienta de comunicación interna muy potente que luego languidece en un rincón del escritorio de los empleados.

Por tanto, lo primero y más importante a tener en cuenta, es que la comunicación interna no es un tema de herramientas, es un tema de personas y su interconexión, ya que no es lo mismo informar que comunicar:

Informar es poner en relación a las personas con los acontecimientos. 

Comunicar es poner en relación a las personas entre sí, este es un proceso que conlleva influencia mutua entre quienes participan. 
El siglo XXI es el siglo de la comunicación ya que la tecnología se ha desarrollado de tal manera que se manifiesta en casi todas nuestras actividades. Nunca hasta ahora las personas habían estado sometidas a tanta cantidad de información. Estamos en una época en la que las empresas que no son capaces de planificar y gestionar “las conversaciones” de los trabajaros están perdidas. 

La Comunicación Interna conlleva todas aquellas técnicas que, no sólo sirven para tener un sistema de comunicación rápido, sino para transmitir las nuevas situaciones que debe afrontar la Organización para posteriormente comprender y percibir la información de forma correcta. Por lo tanto, la Comunicación Interna se configura como una manera de superar resistencias y así favorecer las relaciones humanas dentro de la empresa.

Las empresas transmiten multitud de mensajes, ya sean voluntarios o involuntarios, y es precisamente en la comunicación (unida al conocimiento del factor humano), donde se encuentra la auténtica diferencia entre unas empresas y otras.
La comunicación interna permite:

-    Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivación
-    Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad
-    Romper departamentos estancos
-    Evitar duplicidades de tareas y documentos
-    Informar individualmente a los empleados
-    Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa
-    Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección, cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización

En resumen:
La comunicación interna ayuda a que los empleados se sientan parte de algo “grande”, por pequeña que sea la empresa, y a que sean los primeros embajadores de la marca.

Tiene cuatro funciones básicas, y para cada una de ellas se pueden utilizar las diferentes herramientas.
Aunque todas las herramientas sirven para las cuatro funciones, vamos a intentar agruparlas para buscar una mayor estructura y claridad:

1.    Información
Para informar existen numerosas herramientas:
•    Circulares
•    Newsletters
•    Revistas corporativas
•    Blogs corporativos
•    Intranet
Una información actual y bien “colocada” en repositorios a los que puedan acudir los empleados cuando la necesiten es clave para el buen funcionamiento de la empresa y para evitar duplicidades y que el empleado se entere de cosas importantes por “los medios”.

2.    Control/coordinación
Más centrados en este aspecto de la comunicación estarían los:
•    Manuales del empleado
•    Círculos de calidad
•    Encuestas
•    Entrevistas de retroalimentación (360º…)
Muchas veces no es que los empleados no quieran hacer las cosas bien, es que no saben cómo tienen que hacerlas. Cuanto más claro esté este aspecto, menos problemas y frustraciones existirán.

3.    Motivación
Fui una vez a una conferencia en la que el ponente dijo algo que me marcó:
No se trata de motivar al empleado, este tiene que venir motivado de casa, lo importante en la empresa es NO DESMOTIVARLE, y creo que son muy ciertas estas palabras. 
Pero para reforzar la motivación existen algunas herramientas muy útiles como:
•    Eventos
•    Convenciones
•    Retiros

4.    Expresión emocional
A veces, los departamentos de comunicación, se ocupan mucho de la comunicación descendente pero no dejan espacio para que los empleados expresen sus sentimientos y su forma de entender la empresa. Por ello son importantes herramientas que canalicen este aspecto de la comunicación y para ello disponemos de:
•    Buzón de sugerencias
•    Desayunos o comidas por grupos
•    Redes sociales corporativas

Sin olvidar el uso del propio Whatsapp y el correo electrónico, que son, demasiado a menudo fuentes de distorsión y conflicto en vez de contribuir al buen desarrollo empresarial. Disponer de cursos y manuales sobre el uso de ambas herramientas debería ser obligatorio en las empresas.

Es importante entender que las empresas son “mapas de conversaciones” y que una correcta gestión y planificación de las mismas es lo que va a marcar la diferencia.

Muchas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización Y es precisamente aquí donde la Comunicación Interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía.