MAZUMA ELIGE WorkForce Pro WP-4595 DNF

Mazuma, fundada en 2006, ofrece un servicio de contabilidad de bajo coste y sin complicaciones a pequeñas empresas. La creación de las fundadoras Lucy Cohen y Sophie Hughes es una oferta mediante suscripción que permite a los clientes enviar su documentación al equipo contable específico de Mazuma que, a su vez, lo enviará a sus cuentas en cuestión de días. Con un innovador sistema de seguimiento mediante código de barras, el cliente puede supervisar en todo momento el estado de su documentación a través de Internet.

Cohen y Hughes, que son amigas desde la infancia, fundaron Mazuma hace seis años con poco más de veinte años y empezaron el negocio desde sus dormitorios. La plantilla de Mazuma cuenta ahora con 20 personas y tiene una oficina en Bridgend (Sur de Gales), donde atienden a miles de clientes de todo Reino Unido. La empresa también se ha expandido a América, con una oficina satélite en Salt Lake City y tiene como objetivo convertirse en el mayor proveedor de trabajo contable a pequeñas empresas de Reino Unido.

Comentando los orígenes del negocio, Lucy Cohen, cofundadora y directora comercial de Mazuma, explica: “Empezamos nuestro propio negocio para evitar las limitaciones burocráticas, administrativas y estructurales que suele conllevar el trabajo en contabilidad. Después de ver la agonía por la que pasaba mi padre en su visita anual al contable, vimos la oportunidad de hacer las cosas de un modo distinto y estábamos convencidas de que podíamos conseguir que funcionara”.
 

Aunque el modelo de negocio de proporcionar todos los materiales a los clientes a través del correo e Internet podría prestarse bien al uso de una plantilla remota, eliminando la necesidad de un costoso alquiler de oficina, Mazuma decidió no seguir este camino. Cohen y Hughes entendieron que estar presentes en una oficina era esencial para crear un equipo sólido dentro del negocio. Esta interacción cara a cara permite que el servicio no se fragmente y que los procesos se ejecuten sin problemas. También resulta importante desde una perspectiva de la normativa, ya que la protección de datos en la industria contable es fundamental. El trabajo de los clientes nunca sale del establecimiento y, cuando se devuelve a los clientes va sellado en sobres púrpura registrados, que llevan un código de barras y cuyo seguimiento se puede realizar a través del sistema de Mazuma.

En las oficinas se computan gastos generales y de otros tipos. Siendo ella misma contable, Cohen adopta un enfoque práctico en este aspecto de su negocio.

“Elegir una tecnología de oficina adecuada que sea económica, robusta, eficiente desde el punto de vista energético y de buena calidad es esencial y permite no tener que estar todo el tiempo sustituyendo y reparando equipos estropeados”

Imprimir documentos para revisión y anotación es absolutamente esencial en un sector en el que la atención al detalle y un análisis financiero meticuloso son esenciales. De hecho, Mazuma gestiona 25.000 hojas de papel al año, eso supone 68 hojas cada día (incluidos los fines de semana). El año pasado, la empresa gastó unas 1.600 libras esterlinas en papel y tóner. Por este motivo, los costes de impresión de Mazuma son parte esencial de su gasto de oficina y la empresa tiene que controlar este coste tanto como sea posible. Cohen explica:

“Para el sector de la contabilidad y en general en el Reino Unido, prescindir del papel no es una opción. Aceptamos este hecho, pero queremos asegurarnos de imprimir del modo más oportuno, económico y respetuoso con el medio ambiente que sea posible. Desde informes contables a libros de contabilidad o material de marketing, los documentos físicos son la espina dorsal del negocio de Mazuma”.

Para satisfacer estas necesidades, Cohen había invertido anteriormente en diversas impresoras láser pero no había encontrado ningún modelo que pudiera dar respuesta a la calidad y cantidad de materiales impresos que requería Mazuma. Finalmente, se decantó por un modelo de inyección de tinta, instalando dos impresoras de inyección de tinta Workforce Pro WP-4595 DTWF de Epson, que utilizan las veinte personas en plantilla para sus miles de impresiones. La WorkForce Pro es una impresora compacta de alto rendimiento que incluye capacidades de escáner incorporado, fax e impresión a doble cara. Esta impresora multifunción de inyección de tinta de alta velocidad ofrece un coste por página un 50% más bajo, impresión más rápida y una reducción del consumo de energía del 80% en comparación con otras impresora láser de la competencia. Se estima que, en comparación con las impresoras láser que Mazuma utilizaba anteriormente, la WorkForce Pro permitirá ahorrar a la empresa un 25% de sus costes de impresión en los próximos tres años.

En referencia a la impresora, Cohen explica: “Dado que gestionamos una empresa pequeña, tenemos mucho interés en mantener los gastos generales al mínimo, sin embargo no podemos permitirnos que ello afecte a la calidad y la eficiencia. Antes asociaba las impresoras de inyección de tinta a la impresión doméstica. La Epson Workforce Pro ha acabado con estos prejuicios. El ahorro que hemos experimentado en coste por página y consumo energético me ha convencido. Puede sonar evidente, pero aspectos tales como el aumento del volumen de páginas producidas por cartucho de tinta han representado una ventaja económica significativa para la empresa”.

 

Además de la impresión de documentación para uso interno, Mazuma también confía la impresión de material de calidad para todas las comunicaciones con los clientes y el marketing. La resolución de impresión de la WorkForce Pro de 4800x1200 ppp permite satisfacer la demanda de calidad que requieren las impresiones dirigidas a los clientes.

Cohen explica, “Uno de los desafíos principales a los que nos enfrentamos como negocio consiste en explicar cómo funciona nuestro negocio. La gente no se cree que ofrezcamos lo que ofrecemos por precios a partir de solo 20 libras. Para conseguirlo, los materiales de comunicación publicitarios para clientes y clientes potenciales desempeñan un papel fundamental. La WorkForce Pro ha resultado perfecta para este fin, creando materiales de marketing en color de alta calidad, para que no tengamos que pagar más subcontratando esta tarea a terceros”.

Cohen también ve en la impresión en color una ayuda importante a la hora de que Hughes y ella decidan las plantillas de diseño del nuevo sitio web. La empresa está rediseñando actualmente su sitio web y tener una copia impresa en color del diseño del nuevo sitio les ayuda a ver las opciones con claridad.

Añade, “Aproximadamente el 80% del negocio de Mazuma procede actualmente de personas que nos encuentran por Internet, por tanto es esencial que nuestra página web sea adecuada. Poder ver las copias impresas físicamente me ayuda a conseguir el aspecto deseado del nuevo sitio web de la empresa y analizarlo con Sophie. La precisión de color de la WorkForce Pro es esencial en este proceso”.

 

En todos los aspectos, desde su modelo de negocio a su material de papelería púrpura característico de la marca, Cohen y Hughes son pioneras en el sector de la contabilidad, un papel que aceptan encantadas. Esto se extiende a la elección de tecnología dentro del negocio, que creen que les está ayudando a forjar una ventaja competitiva. La elección de la impresora es otro ejemplo de ello.

“Mientras muchas otras empresas del sector siguen utilizando impresoras láser, nosotros nos decantamos por la impresión de tinta y hemos visto que ofrece resultados más económicos y de mejor calidad. Esto demuestra que siempre hay espacio para el cambio, incluso en un sector tradicional tan regulado como la contabilidad”, concluye Cohen.