Technologisch vorne zum Wohl des Kunden

Die Mandata Steuerberatungsgesellschaft mbH aus Hannover stellt sich seit 1978 Unternehmenskunden der Region als modernes Dienstleistungsunternehmen vor.

Sie begleitet ihre Kunden nicht nur in steuerlichen, betriebswirtschaftlichen und unternehmerischen Fragen, sondern berät auch in weitergehenden Angelegenheiten. „Eine individuelle Beratung ist aufgrund der Fülle geltender Steuergesetze sowie der Komplexität wirtschaftlicher Zusammenhänge sehr anspruchsvoll“, erklärt Torsten Urban, Steuerberater, Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Neben einem umfangreichen Know-how sorgt daher auch der Einsatz modernster Technologie für eine konstant hohe Qualität der Arbeit des Hauses. Zur zentralen IT-Ausstattung gehören sechs Epson Einzugscanner, mit denen eine Fülle Papierdokumente unterschiedlichster Natur schnell und sicher digitalisiert werden.

Insgesamt nutzt die Mandata im Sekretariat einen WorkForce DS-780N und zwei weitere dieser Geräte in der Buchhaltung. Dazu kommen noch drei DS-730N, die extern bei besonders wichtigen Mandanten stehen. Die Aufgaben der Scansysteme sind dabei sehr vielfältig. Während die WorkForce DS-780N sämtliche in der Kanzlei anfallenden Unternehmensunterlagen wie Briefe, Planungs- und Gesprächsprotokolle sowie Spesenrechnungen erfassen, werden die Geräte an den Standorten der Mandanten ausschließlich zur Digitalisierung steuerrelevanter Dokumente eingesetzt. Urban erklärt: „Wir überlassen den Mandanten unentgeltlich jeweils ein Gerät, denn dieses Arrangement schafft beiden Seiten spürbare Vorteile. Der Kunde scannt seine Dokumente selbst, und zwar dann, wenn sie anfallen und nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt auf einen Schlag. Außerdem muss er sie nicht mehr bei uns persönlich vorbeibringen und damit aus der Hand geben. Für uns ist dieses Abkommen vorteilhaft, weil auch wir nicht mehr einen Berg Dokumente aufwendig einscannen müssen – unser Zeitaufwand für die Digitalisierung entfällt. Diese Lösung stellt also für beide Seiten eine klassische Win-Win-Situation dar.“

Die Mandatenscanner erhalten bei der Mandata eine Vorabkonfiguration, die bei der Installation beim Kunden abgeschlossen wird. Dort werden dann auf Knopfdruck die per Duplexscan eingelesenen digitalisierten Papiere zu einer FTP-Adresse gesendet, die in einen individuell für diesen Mandanten angelegten Ordner im IT-Netz der Mandata mündet. Das sorgt dafür, dass alle Scans schnell, sicher an der richtigen Adresse landen. Weil sämtliche dieser Funktionen direkt in die Scanner integriert wurden, wird bei den Mandaten keine zusätzliche Software installiert, was dort sehr gerne gesehen wird. Zusätzlich werden Belege jetzt digital vorgehalten, sodass für jede Buchung des Mandanten ein digitales Schriftstück generiert wird, das sofort verfügbar ist und nicht erst aus einem Berg Papier hervorgekramt werden muss. Auf Mandata-Seite werden alle Dokumente nun ohne Verzug gesichtet und bearbeitet – einfacher und sicherer geht es nicht.

Das Haus nutzt für die Scanvorgänge die von Epson erhältliche Software „Document Capture Pro“, die neben den grundlegenden Steuerungen auch viele zusätzliche Funktionen bereitstellt. So werden in ihr je nach Dokumentenart feste Scanparameter und Dokumentenziele hinterlegt, sodass die Mitarbeiter:innen der Mandata jeweils nur einen spezifischen Knopf an der Vorderseite der Scanner betätigen müssen. Die Daten werden dann entweder an die in der Kanzlei verwendete Branchensoftware oder das ebenfalls genutzte Dokumentenmanagementsystem DocuWare übergeben. Die Scanner im Sekretariat und der Buchhaltung verarbeiten pro Monat rund 1.000 Seiten mit deutlich steigender Tendenz. Die extern installierten Systeme kommen, je nach Mandanten, auf monatlich etwa zweihundert bis vierhundert Scans.

Erfasst werden auf allen Geräten primär DIN-A4-Dokumente mit 80 bis 90 g/m² Flächengewicht aber es fallen auch Kassenbons und andere Formate und Papierstärken an. Von stärkeren Bögen bis hinunter zu feinen, teilweise zerknitterten Parkscheinen wird von den Epson WorkForce Scannern alles klaglos verarbeitet. Dabei gewähren sie der Kanzlei noch einen zusätzlichen Vorteil. „Sogar die neuen blauen Ökobons, die immer häufiger in den Geschäften und Märkten ausgegeben werden, sind mit den WorkForce eingescannt sehr gut lesbar“, schmunzelt Urban. „Das ist nicht bei allen Lösungen selbstverständlich. Wir sahen auch schon Geräte, die bei diesen Bons lediglich einen grauen, kontrastlosen Brei ausgaben.“

„Die Installation und Einweisung in die Bedienung der Scanner geht schnell und ist unkompliziert“, führt Urban weiter aus. „Ihre Bedienung und die der dazu gehörigen Software ist so einfach und intuitiv, dass man überhaupt kein Aufheben davon machen muss. Dass sie praktisch alle anfallenden Aufgaben wortwörtlich auf Knopfdruck am Gerät hin erledigen, ist auch für unsere Mandanten sehr wichtig.“

Ein weiterer Punkt, der für die Epson Scanlösungen spricht, ist ihre Zuverlässigkeit und Robustheit im Alltag. Besonders für die extern installierten Geräte ist ein langer, störungsfreier Betrieb essenziell. „Es macht keinen guten Eindruck auf den Mandanten, wenn eine von unserer Kanzlei installierte Lösung alle naselang einen Service braucht“, erläutert Urban. „Aber diesbezüglich habe ich keine Sorgen, denn obwohl einige der Scanner schon jahrelang ihren Dienst tun, hatte ich noch nie Probleme. Die Marke Epson genießt bei uns einen guten Ruf.“

Um technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben, testet das Haus gerade den letzten Vertreter der Epson Einzugscanner, den WorkForce DS-790N und die ersten Tests verliefen sehr vielversprechend. „Auch der neue Epson Scanner ist wie schon seine Vorgänger sehr einfach einzurichten und schnell zu installieren. Auch er arbeitet sehr zuverlässig und liefert eine durchgehend hohe gute Scanqualität.“

Erfolgreiche Unternehmen wie die Mandata Höhne und Urban Steuerberatungsgesellschaft mbH benötigen eine zu 100 Prozent auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene IT. Selbst wenn sich auf den ersten Blick die Ansprüche der Firmen ähneln, gibt es praktisch immer individuelle Punkte, die von den Fachhändlern umgesetzt werden müssen. Gürsel Sümer, Vertriebsleitung Office Produkte bei der Office Hoch 5 GmbH und die Mandata betreuender Spezialist, erklärt: „Gerade im Segment Dokumentenmanagement haben wir es oft mit sehr sensiblen Unterlagen zu tun, sodass jeder Workflow hohen Sicherheitsanforderungen genügen muss. Einen Scanner aufzustellen ist eine Sache, aber diesen einen Schritt weiter hin zu einer individuellen Lösung zu gehen, ist eine andere. Bei der OH5 bieten wir unseren Kunden daher neben einem hohen Grad an Know-how auch eine vielfach bewähre Strategie an: Wir arbeiten zusammen, wir lösen Probleme gemeinsam und wir erreichen das Ziel gemeinsam!“

Die Mandata Höhne und Urban Steuerberatungsgesellschaft mbH wird ausgerüstet von:

Office Hoch 5 GmbH
Alter Damm 3 
30419 Hannover
Fon: 05 11 / 69 60 30 – 64
E-Mail: gs@oh5.de
Web: www.oh5.de