Soziale Verantwortung und Digitalisierung

Mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden in über 200 Einrichtungen bietet Diakoneo Leistungen in den Bereichen Bildung, Gesundheit, Pflege, Wohnen, Assistenz, Arbeit und Spiritualität. Seit 2018 wurde die gesamte Drucker-Flotte auf Epson Inkjets umgestellt: ein wichtiger Schritt im Digitalisierungsprozess.

Das Unternehmen Diakoneo gibt es seit 2019. Hervorgegangen ist es aus dem evangelisch-lutherischen Diakoniewerk Neuendettelsau KdöR und dem evangelischen Diakoniewerk Schwäbisch Hall e.V. Hauptsitz von Diakoneo ist die fränkische Gemeinde Neuendettelsau, welche von den vielen Einrichtungen der 1854 gegründeten Diakonissenanstalt Neuendettelsau geprägt ist. Die Einrichtungen umfassen insgesamt sechs Kliniken, über 40 Schulen und Ausbildungseinrichtungen, Kindergärten, Kinderkrippen und -horte sowie ambulante und stationäre Dienste für Menschen mit Behinderung und Senioren.

„Zuverlässigkeit, einfache Bedienung und ein transparentes zentrales Management der Geräte sind die wichtigsten Kriterien“, sagt Andreas Andlauer, Leiter des IT-Managements von Diakoneo. „Der beste Drucker ist einer, der seinen Dienst tut und um den man sich nicht groß kümmern muss.“ Diesem Ziel ist man mit der Einführung des Output-Managements nun schon recht nahegekommen. Denn die rund 2.200 Geräte im Unternehmen werden zentral vom Consulting- und Service-Partner Kipp & Poffo Office Consulting GmbH aus Kulmbach betreut. Knapp Zweidrittel davon sind reine Schwarz-Weiß-Drucker oder werden ausschließlich als solche genutzt.

Kipp & Poffo kümmert sich dabei um Installation und Wartung der Drucker, Verbrauchsmaterial wie Tinte wird automatisch nachgeliefert. Ein „Klick & Pay“-Kontrakt hält die Kosten transparent und niedrig. Der IT-Dienstleister hat dafür die Epson Drucker an allen Standorten unter einer einzigen Benutzeroberfläche kombiniert, was die Betreuung der Systeme erleichtert.

Unternehmensweite Dienste wie IT-Infrastruktur und Support werden einheitlich aus dem zentralen IT-Management organisiert, so dass der Epson Roll-out über alle Standorte erfolgen konnte. Da das Projekt bereits Anfang 2018 in Angriff genommen wurde, übernahm Andlauer erst die Finalisierung der Projektes. Andreas Sesselmann, Geschäftsführer von Kipp & Poffo, erinnert sich: „Zunächst haben unsere Mitarbeiter alle Diakoneo-Standorte besucht und dort im Rahmen eines Energie-Audits eine Bestandsaufnahme gemacht. Damals waren vielfach noch Laserdrucker verschiedener Hersteller im Einsatz, außerdem zum Teil auch noch dezidierte Faxgeräte und Kopierer."

Ziel war es, die Funktionen und Installationen zusammenzufassen und durch aktuelle Drucker oder Multifunktionsgeräte mit Inkjet-Technologie von Epson zu ersetzen. Dadurch wurden Energiekosten sowie die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien zentralisiert und optimiert. Zudem ist bei den Tintenstrahldruckern die Akzeptanz der Mitarbeiter weitaus höher, da es keine Unsicherheiten wegen eventuell schädlicher Emissionen gibt.

„Die Fax- sowie Scanfunktionen der Epson Geräte aus der WorkForce-Reihe ist an manchen Standorten noch sehr wichtig“, erklärt Andlauer. „Gerade im Medizinbereich muss schnell gescannt, gefaxt, kopiert und ausgedruckt werden. Deshalb sind vielfach noch dezentrale Drucker oder Geräte für Kleingruppen, etwa aus der Epson WorkForce Pro WF-M5299-Serie, im Einsatz. Zum Teil ist das auch eine Frage des Datenschutzes. In Schulen und in der Verwaltung wurden dagegen Zentraldrucker installiert."

Diese bieten über die einheitliche Oberfläche von Kipp & Poffo auch alle aktuellen Funktionen wie Scan-to-PDF, PIN-Authentifizierung für Druckaufträge oder Zugriffsbeschränkungen an. In der Hauptverwaltung in Neuendettelsau steht seit Kurzem auch ein Epson WorkForce Enterprise WF-C21000. Als einer von dreien im Konzern wurde er in Vollausstattung komplett mit Heft-, Locher- und Booklet-Funktionalität für die Endverarbeitung installiert. Als zentrales Multifunktionsgerät schafft der WF-C21000 bis zu 100.000 Seiten in Schwarzweiß oder 50.000 Seiten DIN A4 in Farbe, ohne dass eine Kartusche gewechselt werden muss.

„Anfangs gab es eine Reihe von Skeptikern, die dachten, ein Inkjet könne niemals schnell genug sein. Der WF-C21000 hat sie vom Gegenteil überzeugt“, freut sich Andlauer.

Sesselmann ergänzt: „Mit einem Druckvolumen von bis zu 400.000 Seiten pro Monat ist dieser Drucker ideal für anspruchsvolle Installationen geeignet.“ Dank der bis zu 100 Seiten pro Minute ist ein Klassensatz Arbeitsblätter nur eine Frage von Minuten. Dabei war Home-Office für Lehrende schon vor der Corona-Krise kein Problem für Diakoneo. Die Epson WorkForce unterstützen zudem „Paper Cut“, eine der leistungsstärksten Druckmanagement-Lösungen weltweit. Für die Lehrkräfte bedeutet dies, dass sie daheim erstellte Materialien vom Arbeitstisch direkt an den Schuldrucker senden können.

„Der Roll-out der 2.200 Epson-Drucker an den Standorten ist nun beinahe abgeschlossen. In den nächsten Monaten sollen noch die letzten Abteilungsdrucker an verschiedenen Standorten getauscht werden“, so Andlauer. „Mit ihrer hohen Zuverlässigkeit und einfachen Bedienung, aber auch durch die präzise verzahnten Prozesse zum Management, stellen die Epson Drucker für uns einen wichtigen Schritt auf dem Weg auf unserer Digitalisierungsagenda dar. So bleibt unseren Mitarbeitern mehr Zeit für die Aufgaben, für die sie eigentlich brennen: der Dienst am Menschen.“