Franziskus-Apotheke Winterberg

Die Franziskus-Apotheke im Zentrum von Winterberg im Rothaargebirge sorgt sich seit rund 35 Jahren um die medizinischen Belange der Einwohner:innen des Umkreises.

Eine fachkundige, individuelle Beratung sowie eine breite Palette an Gesundheitsdienstleistungen machen sie zur zentralen Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Themen Gesundheit und Wohlergehen. Jürgen Schäfer, Inhaber der Franziskus-Apotheke, erklärt: „Insgesamt ist die Apothekenwelt in Deutschland noch sehr traditionell im Sinne von ‚nichtdigital‘. So gibt es sowohl hausintern als auch im Austausch mit externen Stellen wie Krankenkassen, Lieferanten und anderen noch eine Vielzahl an unterschiedlichen Papierdokumenten und -formularen. Dadurch sind manche Prozesse nicht so effizient und fehlertolerant, wie sie sein könnten. Um zumindest bei uns im Haus einen Schritt in Richtung effiziente, moderne IT zu gehen, nutzen wir verstärkt digitalisierte Prozesse.“

Der traditionelle, auf Papier beruhende Arbeitsvorgang in der Apotheke bedeutet: Dokument entgegennehmen, ausfüllen, prüfen, kuvertieren und zurückschicken. Schäfer meint dazu: „Wir wissen, dass das besser, schneller und vor allem robuster gegenüber Fehlern geht.“ Im Rahmen des üblichen Tagesgeschäfts fallen bei der Franziskus-Apotheke rund 100 einzelne Papierdokumente an. Hinzu kommen noch die Schriftstücke, die über das Fax eingehen. Schäfer sagt dazu: „Das Faxen ist in unserer Branche noch ein bekannter und häufig ausgeübter Vorgang – daher ist es sehr schwer, sich zeitnah davon zu verabschieden.“ Um die in der Firma anfallenden Papierdokumente effizient und fehlerfrei zu verarbeiten, haben sich die Winterberger:innen entschieden, einen Epson Einzugsscanner ES-C380W anzuschaffen, um dort hauptsächlich Firmendokumente zu digitalisieren. Bestellungen, Rechnungen und Briefe aber auch – trotz E-Rezept – Rezeptformulare werden schnell und mittels Knopfdrucks digitalisiert und dann archiviert oder sofort an einen externen Softwareservice gesendet. So arbeitet die Apotheke zum einen mit dem speziell auf die Bedürfnisse von Firmen des Gesundheitswesens zugeschnittene Warenwirtschaftssystem „ADG-Pharmacy“ und zum anderen mit „GetMyInvoices.com“.

„GetMyInvoices ist eine Software, die für uns den gesamten Prozess einer vorbereitenden Buchhaltung übernimmt. Wir scannen einfach unsere Belege, Quittungen und Rechnungen ein und senden sie dann per Knopfdruck über die Zwischenspeicherung auf dem Apotheken-PC oder direkt aus dem Scanner per E-Mail an das Portal“, erläutert Schäfer. Dabei kommt den Winterbergern:innen der flexible, solide Einzugsmechanismus des ES-C380W Scanners zugute, denn das Gerät verarbeitet problemlos eine Vielzahl unterschiedlicher Medien in vielen Formaten. Es scannt Umschläge, Plastikkarten, Banner, Pässe und sogar Broschüren mit einer Dicke von bis zu 5 mm. Für eine gute Lesbarkeit der erfassten Unterlagen sorgen dabei eine Vielzahl von Funktionen, mit denen die Schärfe von Text verbessert und Papierfalten, -risse und Schatten eliminiert werden. Auch etwaig vorhandene Stanzlöcher sind in den gescannten Dokumenten nicht mehr vorhanden. „Durch die Nutzung des Scanners sind die Arbeitsschritte deutlich vereinfacht worden“, so Schäfer. „Früher waren alle Unterlagen durcheinander in einem Ordner und mussten händisch sortiert werden, wobei es auch zu Beschädigungen kam. Heute gibt es einen klaren, einfachen Workflow, an dessen Ende hochwertige, gut verarbeitbare digitale Dokumente stehen.“

Der ES-C380W gehört dabei schon zu der zweiten Scanner-Generation, die in der Apotheke zum Einsatz kommt. „Wir haben die Epson Einzugsscanner länger als ein Jahr bei uns im Einsatz und konnten daher schon einige Erfahrung mit ihnen sammeln. Neben den Vorteilen, die uns der digitale Dokumentenprozess als solcher gibt, sind wir von den spezifischen Eigenschaften der Epson Scanner absolut überzeugt. Neben ihrem robusten Einzug, der auch unübliche Formate und Papierstärken bewältigt, schätzen wir an ihnen die gute Scanqualität, die einfache Bedienung und last, but not least auch den geringen Platzbedarf. Dank ihrer kleinen Abmessungen und dem nach oben weisenden Papierauslauf sparen wir wertvollen Platz auf dem Schreibtisch beziehungsweise der Theke. Mit den Epson Scannern haben wir sehr hilfreiche Werkzeuge für unser Unternehmen an die Hand bekommen.“

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