Die Einstellung zum Drucken ändert sich, doch Papier bleibt

Welche Rolle spielt das Drucken am digitalen Arbeitsplatz? Wie entwickeln sich unsere Anforderungen an Druckdienstleistungen angesichts des veränderten Verhaltens im Büro?

Diese Fragen stellen sich Unternehmen im Zusammenhang mit der Digitalisierung – insbesondere wenn sie nach neuen Wettbewerbsvorteilen suchen. Wie lässt sich das Drucken in neue Workflows integrieren, an deren erster Stelle digitale Dienstleistungen stehen?

Wer digitalisierte Workflows und Prozesse einführen möchte, sollte an die Worte des Managementpioniers Peter Drucker (die Namensverwandtheit ist tatsächlich Zufall) denken: „Die Kultur verspeist die Strategie zum Frühstück.“ Anders ausgedrückt: Menschen ziehen sich gern auf etablierte Verhaltensnormen zurück, auch wenn Sie versuchen, darauf Einfluss zu nehmen. Menschen drucken, wenn sie drucken möchten. Veränderungen stellen sich nur ein, wenn sich das Neue nahtlos in etablierte Verhaltensmuster eingliedern lässt.

Das moderne Büro

Das bedeutet nicht, dass das Büro der Zukunft genauso aussehen wird wie das Büro von heute – absolut nicht. Unternehmen richten Workflows und Prozesse an der Digitalisierung aus. Agilität, Zusammenarbeit und Leistung verbessern sich und alle Abläufe sind stärker auf den Kunden zugeschnitten. Doch diese schnelleren, flexibleren, vernetzten Workflows haben entgegen zahlreichen Prognosen nicht zu einem Rückgang des Druckvolumens geführt. Ganz im Gegenteil.

Genauso, wie das Streaming von Musik zu einer Renaissance der Vinyl-Schallplatte geführt hat und E-Books den Verkauf traditioneller gedruckter Bücher angekurbelt haben, erinnern uns die Möglichkeiten der digitalen Welt, Informationen auf zielgerichtete Weise zu senden, an den grundlegenden Wert des Dokuments auf Papier.

Am Arbeitsplatz läuft das Ganze über die Cloud, eine Technologie, die uns die Speicherung, Weitergabe und Nutzung von Dokumenten von jedem Ort aus gestattet. Je mehr wir gemeinsam nutzen, desto mehr Informationen haben wir – und umso mehr muss am Ende ausgedruckt werden. Der moderne Arbeitsplatz ist in zunehmendem Maße an Dokumenten ausgerichtet, weshalb das Drucken weiterhin eine wichtige Rolle spielt.

Natürlich gibt es einige Branchen – etwa die Bereiche Recht, Medizin und Finanzdienstleistungen –, in denen Papierdokumente weiterhin unverzichtbar sind. Insbesondere im Finanzbereich besteht das Risiko der Nichtkonformität, wenn eine digitale Datei beschädigt wird. Für Papier spricht, dass es nicht veränderbar ist. Gleichzeitig denken viele Banken darüber nach, wie sich ausschließlich digitale Technologien wie die Blockchain parallel zu bestehenden Prozessen verwenden lassen. Gleichzeitig haben sich viele Anwaltskanzleien darauf vorbereitet, weniger bedeutsame Aufgaben zu automatisieren und vollständig zu digitalisieren, integrieren jedoch neue Technologien in vertraute, herkömmliche Workflows.

Das ausdrucken, worauf es wirklich ankommt

Eine weitere Überlegung betrifft die sich verändernde Beziehung zwischen dem Druckvolumen und seinen Auswirkungen. Flexible Arbeit und der zunehmende Einfluss des Themas Nachhaltigkeit verändern unser Denken über den Wert und die Rolle des Druckens sowie die Art von Drucktechnologien, in die wir investieren.

Teilweise wird die Kultur des „Alles ausdruckens“ durch eine Kultur des „Das ausdrucken, worauf es wirklich ankommt“ ersetzt. In diesem Kontext geben Unternehmen der Tintenstrahltechnologie den Vorzug gegenüber Laserdruckern, denn es geht nicht mehr um die Druckmenge, sondern die Druckqualität. Gleichzeitig sollen Energieverbrauch und Abfälle minimiert und die Nachhaltigkeit sowohl in Bezug auf die Umwelt als auch auf die Finanzergebnisse verbessert werden.

In Bereichen wie Architektur, Design, Werbung und anderen kreativen Branchen ermöglichen digitale Workflows außerdem mehr Zusammenarbeit als je zuvor und verringern den Bedarf, große Mengen zu drucken. Gedruckt wird zunehmend nur noch in den Spitzenphasen eines Projektzeitplans – an den Meilensteinen, an denen Qualität wichtiger ist als alles andere.

Technologie sollte niemals als Treiber des Wandels eingesetzt werden. Sie ist am effektivsten, wenn sie sich in natürliches Verhalten integriert, als Problemlöser und Vereinfacher. Die Forschung zeigt, dass die Millennials (die Altersgruppe zwischen 28 und 35) mehr ausdrucken als jede andere erwachsene Altersgruppe. In einer Zeit, in der sich die Aufmerksamkeitsspanne der meisten Menschen verkürzt und fast alles online zugänglich ist, verstehen die Millennials nicht nur, dass gedruckte Medien stärker herausstechen und das Hintergrundrauschen durchdringen, sondern auch, dass sie am stärksten sind, wenn sie mit digitalen Medien kombiniertund nicht isoliert verwendet werden.

Dokumente als Kern des Prozesses

Kombinationen aus digitalen und Druck-Workflows werden zur Norm, und Unternehmen wünschen sich Drucker, die sowohl mit großen als auch mit kleinen Arbeitslasten gut zurechtkommen und die Qualität in den Mittelpunkt stellen. Daher müssen sie Prozesse entwickeln, die sich auch für die nächste Mitarbeitergeneration eignen und deren Kern das Dokument bildet – ausgedruckt wie digital. Denn wenn sie dies nicht tun, sind sie nicht in der Lage, die Talente von morgen zu rekrutieren.