Die GEMA setzt auf Inkjetdrucker von Epson

Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) ist eine weltweit agierende Verwertungsgesellschaft für Werke der Musik.

Die Generaldirektionen der GEMA befinden sich in München und Berlin. Die Rechte von etwa 95.000 in Deutschland ansässigen bzw. rund zwei Millionen Komponistinnen und Komponisten, Textdichterinnen und Textdichtern und Musikverlegern aus aller Welt werden durch sie verwaltet. In Angelegenheiten rund um das Thema IT wird die GEMA von ihrer Tochtergesellschaft IT4IPM betreut, die zuletzt auch den Roll-out von neuen Druck- und Kopiersystemen organisierte.

Philipp Nürnberger, Teamleiter IT-Arbeitsplatz Management bei IT4IPM GmbH, erklärt: „Zwischen Juni und Juli 2023 haben wir an acht Standorten der GEMA in Deutschland insgesamt 52 Epson WorkForce Enterprise AM-C4000 inklusive des nötigen Zubehörs wie Fax-Boards und Finishing-Optionen sowie einen WorkForce Pro WF-C579RDWF installiert.“

Die Geräte werden dabei in allen Abteilungen der GEMA im Rahmen der vielfältigen Aufgaben des Unternehmens für eine Vielzahl an unterschiedlichen Druck- und Scanaufgaben eingesetzt. Gedruckt werden dabei neben den traditionellen Bürodokumenten wie Verträge, Geschäftsberichte, Briefe und Kataloge auch technische Dokumentationen, Präsentationen und Archivmaterialien. Jährlich digitalisieren die Epson WorkForce der GEMA etwa 200.000 Dokumente und drucken zusätzlich rund 600.000 Seiten auf handelsüblichem Büropapier in den Formaten DIN A4 und DIN A3.

Um die Nutzung der Kopierer für die Anwender:innen so leicht und sicher wie möglich zu gestalten, kommen moderne Drucktechniken zum Einsatz. Nürnberger erklärt dazu: „Ein vertrauter Umgang mit den Druckern ist wichtig für eine hohe Effizienz. Die individuell konfigurierbare Benutzeroberfläche der Epson WorkForce ist hierfür in Verbindung mit dem bei der GEMA genutzten Managementtool SafeQ von YSoft unerlässlich. Funktionen wie Cloud-Printing beziehungsweise Pull-Printing und eine sehr hohe Datensicherheit werden auf diese Weise wortwörtlich auf Knopfdruck umgesetzt. Zusätzliche Dienste wie eine sichere Nutzerauthentifizierung über die individuelle Zugangskarte eines:r jeden Nutzers:in, die einfache Druckfreigabe sowie detaillierte Nutzungsberichte inklusive einer präzisen Zuordnung der anfallenden Kosten sind ebenfalls verfügbar. Da die Epson Geräte zudem vollständig kompatibel mit verschiedenen Softwarelösungen externer Anbieter sind, gibt es auch keinerlei Probleme bei deren Einrichtung und Wartung. Die GEMA besitzt dank des nahtlosen Zusammenspiels aller Komponenten heute eine sichere, effiziente Druckinfrastruktur.“

Sämtliche Druck- und Scanworkflows sind an das interne ERP-System gekoppelt, wobei die Drucker so konfiguriert wurden, dass jede:r Nutzer:in nur auf die für ihn:sie relevanten Funktionen zugreifen kann. Das vereinfacht die Nutzung zusätzlich und eliminiert mögliche Fehlerquellen. „Das individuell konfigurierbare Bedienfeld der Epson WorkForce Enterprise sorgte dafür, dass den Usern der Umstieg von den bislang genutzten Systemen eines anderen Herstellers auf die neuen Maschinen deutlich leichter fiel – das ersparte uns eine Menge an Serviceanfragen“, freut sich Nürnberger.

Neben der hohen (Daten-)Sicherheit, ihrer guten Zuverlässigkeit und des ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnisses sprach außerdem für die neuen Epson Inkjets, dass sie im Vergleich zu traditionellen Laserdruckern ausgesprochen genügsam im Umgang mit Strom sind. Testläufe erfüllten die hohen Erwartungen der Berliner vollkommen. So stellte sich heraus, dass die Epson Tintendrucker bis zu 83 Prozent weniger Strom benötigen als vergleichbare Lasersysteme. Der geringe Stromverbrauch senkt die Stromrechnung sowie die durch den Betrieb der Drucker entstehenden CO2-Emissionen - und reduziert so den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.

„Wir haben heute keine Laserdrucker mehr im Einsatz und setzen zu 100 Prozent auf Epson Business-Inkjets mit Heat-Free-Technologie“, sagt Nürnberger. „Ihr stabiler Betrieb, ihre leichte Bedienbarkeit, der geringe Stromverbrauch und das einfache Druckmanagement erleichtern den Arbeitsalltag enorm. Anwender:innen drucken und scannen mit ihnen einfach ihre Dokumente und wir als Dienstleister haben erheblich weniger Serviceaufwand. Ich hätte früher nicht gedacht, dass Inkjetdrucker das Leistungsniveau von Laserdruckern erreichen können, aber Epson hat mich hier eines Besseren belehrt. Die WorkForce Enterprise mit Heat-Free-Technologie eignen sich für eine Vielzahl von Anwendungen, von alltäglichen Büroaufgaben bis zu speziellen Druckanforderungen, und sind daher eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen jeder Größe.“

Serviceeinsätze aufgrund von Tonerwechseln:
Bei der alten Druckerflotte basierend auf Laserdruckern waren über 36 Monate insgesamt knapp 800 Eingriffe aufgrund des Austauschs von Tonerkartuschen nötig. Die hohe Kapazität der Tintenpatronen der Epson Inkjets verringert die Anzahl auf heute nur noch rund 400 Einsätze.

Summiert man sämtliche Vorteile und Ersparnisse auf, genießt die GEMA dank des Umstiegs auf Epson Heat-Free Technologie über 36 Monate hinweg pekuniäre Vorteile im sehr hohen fünfstelligen Bereich.

Selbst wenn es bei anderen Unternehmen Unterschiede in der Ausstattung mit Drucksystemen gibt, liegt das Sparpotenzial der Epson Heat-Free-Technologie gegenüber Lasern in vergleichbarer Höhe.

Realisierte Vorteile durch Epson Inkjet-Drucker:
Alte Druckflotte mit Laserdruckern:
Stromverbrauch / a: 8.300 kWh - CO2-Emissionen / a: 820 kg

Neue Druckflotte mit Inkjets:
Stromverbrauch / a: 3.300 kWh - CO2-Emissionen / a: 330 kg

Die GEMA wird über ihr Tochterunternehmen IT4IPM ausgerüstet von der:
GREEN IT Das Systemhaus GmbH
Joseph-von-Fraunhofer-Str. 15
44227 Dortmund
Telefon: 0231 286800
E-Mail: info@greenit.systems
Web: www.greenit.systems

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