Scannen rund um die individuelle Mobilität

Die Management-Holding Alphartis SE verbindet unter ihrem Dach zahlreiche Betriebsstätten und Geschäftsfelder rund um das Thema individuelle Mobilität heute und morgen.

Autohäuser, Fuhrparkmanagement, Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Online-Teilehandel, Fahrschulen und Immobilien sind dabei die wesentlichen Geschäftsfelder der Gruppe.

„Alles, was den Handel mit Fahrzeugen sowie begleitende Leistungen betrifft, wird von einer Vielzahl an Dokumenten begleitet“, erklärt Anton Kanarjow, Leiter IT bei der Alphartis SE. „Bei einer jährlichen Stückzahl von rund 40.000 Fahrzeugen (Neu- und Gebrauchtwagen) sehen wir uns einer enormen Dokumentenflut gegenüber, die zuverlässig, effizient und vor allem auch fehlerfrei bewältigt werden muss. So können beispielsweise für ein einziges Fahrzeug gerne mal rund 80 Seiten Papier anfallen. Daher setzt das Unternehmen seit einiger Zeit konsequent auf die Digitalisierung analoger Dokumente.“

In erster Linie profitiert der Vertrieb der Alphartis Autohäuser AHG mit den Marken BMW, MINI und anderen sowie die BHG mit der Marke Volkswagen und deren Töchter von dem flächendeckenden Einsatz der Scanner. Kanarjow weiter: „Aus einer Reihe von Gründen haben wir uns bei der Auswahl des Anbieters für Epson entschieden.“

Jede:r Vertriebsmitarbeiter:in der Autohäuser hat Zugang zu einem Scanner der Reihe Epson WorkForce DS-530II. Aktuell bewältigen die rund 250 Geräte pro Jahr eine Auflage von etwa 1,2 Millionen Seiten. Kanarjow sagt dazu: „Wir nutzen seit 2017 Epson Scanner und sind heute (2024) mit dem Epson WorkForce DS-530II bereits bei der dritten Gerätegeneration der DS-Scanner, wobei die jeweils genutzte Serie stets während des laufenden Betriebs von ihren Nachfolgern abgelöst wird.“ Das wird möglich durch die von Generation zu Generation hohe Kompatibilität der Geräte untereinander – sowohl bei der Software als auch der nötigen Standfläche. Der aus diesen Gründen machbare 1:1-Austausch beschleunigt den Wechselprozess und stört die Arbeitsabläufe nicht. Dabei übernehmen die Mitarbeitenden selbst einen Part in diesem Vorgang. Die aktuellen Treiber sind immer als Imagedatei verfügbar und werden einfach downgeloaded und weil auch die Bedienung der Gerätegenerationen untereinander sehr ähnlich ist, sind keine aufwendigen Einweisungen nötig. Jeder Nutzer definiert nur noch im Handumdrehen seine individuellen Scanprofile und schon kann es losgehen. „Aufwand gegen Null, aber bessere Funktionen und mehr Leistung – das macht Spaß!“, freut sich Kanarjow.

Angeschlossen werden die Geräte einfach über den USB-Anschluss an einen PC oder Laptop. Gescannt wird entweder mit der mitgelieferten Software Epson Scan 2 oder direkt am Gerät mittels einer im Scanprofil erreichbaren Scan-to-Folder-Funktion. „Sämtlicher Daten- und Dokumentenfluss funktioniert bei uns über unser Intranet“, erklärt Kanarjow. „Auf diese Weise werden Kauf- und Leasingverträge oder andere Dokumente mit einem Knopfdruck direkt in das entsprechende Verzeichnis des jeweiligen Mitarbeitenden abgelegt. Das vermeidet Fehler und verbessert die Robustheit des Dokumentenmanagements.“

Gescannt werden von den Epson WF DS-530II überwiegend DIN-A4-Dokumente auf normalem Büropapier, aber regelmäßig werden auch andere Unterlagen erfasst, wie beispielsweise Ausweise, die mit Zustimmung des Inhabers eingescannt werden, um bei Bank- beziehungsweise Kreditgeschäften den geltenden Vorschriften zu genügen. „Der Einzug der Epson Scanner ist sehr robust und macht überhaupt keine Probleme, egal wie dick oder dünn oder lang oder kurz eine Vorlage ist – einfach einlegen und scannen.“ Die zuverlässige Dokumententrennung, auch bei unterschiedlichen Papierstärken und -formaten, das (digitale) Geraderücken von etwas schräg eingezogenen Unterlagen und weitere Korrekturen geschehen dabei vollautomatisch und ohne die Qualität und Lesbarkeit der gescannten Dokumente zu beeinträchtigen.

Neben der Geschwindigkeit spielte auch die Scanqualität eine wichtige Rolle bei der Auswahl der Geräte. „Es versteht sich von selbst“, so Kanarjow, „dass auch Vorlagen wie Verträge mit kleiner Schrift beziehungsweise Fußnoten einwandfrei erfasst werden müssen, denn diese können bei später aufkommenden Unklarheiten eine wichtige Rolle spielen.“

Kanarjow weiter: „Zuvor hatten wir Scanner eines anderen Herstellers im Einsatz, aber mit diesen Geräten waren die Mitarbeiter gar nicht zufrieden. Einmal arbeitete der Einzug nicht so, wie wir es erwarteten, dann fielen die Geräte auch häufiger mal aus, was natürlich die Arbeitsabläufe stört und den Verwaltungsaufwand deutlich erhöht. Die Epson Scanner hingegen haben sich seit 2017 im harten Einsatz bei der Alphartis SE bestens bewährt und auch die Kollegen:innen sind mit den Geräten sehr zufrieden. Die Scanner sind schnell und leise, die Scanqualität ist ausnehmend gut und die WorkForce sind nicht zuletzt sehr zuverlässig. Mit diesen Epson Scannern haben wir für unser Unternehmen einen guten Griff getan!“, schließ Kanarjow.

Epson WorkForce DS-530II

Der Scanner bietet dank seiner USB 3.0-Schnittstelle und der Unterstützung von TWAIN-, WIA- und ISIS-Treibern eine hohe Kompatibilität zu allen gängigen DMS und ECM-Lösungen. Der DS-530II scannt beidseitig in einem Durchgang und verarbeitet klaglos eine Vielzahl an Medien wie beispielsweise dünnes Papier von nur 27 g/m² bis hin zu Karton mit bis zu 413 g/m².

Wichtige Produktmerkmale des Epson WorkForce WF-DS530II: