Die Henara GmbH setzt auf Epson Scanner

Die henara GmbH mit Sitz in Potsdam ist ein Dienstleister für Heilmittelerbringer:innen, dessen Leistungen die Praxen in ihrem täglichen Geschäft unterstützen.

Das Portfolio des Unternehmens reicht dabei von der Abwicklung sämtlicher Abrechnungsformalitäten mit den Krankenkassen über eine leistungsfähige, flexible Terminplanung und eine detaillierte Verordnungsübersicht bis hin zu einer umfassenden Patientenverwaltung. Die Praxen nehmen den Service des Unternehmens dabei entweder als reinen Abrechnungsdienst in Anspruch, indem sie ihre Verordnungspakete direkt an die henara GmbH senden, oder sie nutzen je nach gewünschter Option eines der verfügbaren Softwarepakete.

Raphael Schweda, Geschäftsführer der henara GmbH, erklärt: „Alle Heilmittelerbringer:innen sollen sich auf ihre Patienten und Patientinnen konzentrieren und nicht auf den leider notwendigen Papierkram – genau das war auch die Idee hinter unserem Unternehmen. Wir möchten die Praxen mit unseren Lösungen bestmöglich von den täglichen Verwaltungsroutinen entlasten. Da die Ansprüche der Praxen stark variieren, staffeln wir unsere Angebote von einfachen Apps, beispielsweise für die Terminplanung, bis hin zu einem Rundumservice.“

Trotz aller Hochtechnologie im Gesundheitswesen findet der Hauptteil des Informationsaustausches zwischen Praxen, Krankenhäusern, Kassen und Dienstleistern wie der henara auch heute noch über Papier statt. Um diese Unterlagen zu digitalisieren, sind leistungsfähige, schnelle Scanner nötig, denen auch feine Details auf den Dokumenten, wie beispielsweise QR-Codes, nicht entgehen. Die henara GmbH digitalisiert ihre eigenen Unterlagen und die ihrer Kunden deshalb mit den Epson Scannern WorkForce DS770II und DS410.

Schweda dazu: „Weil es für den Einsatz der Scanner bei uns zwei Szenarien gibt, haben wir uns auch für zwei unterschiedliche Modelle entschieden. Einerseits erreichen uns täglich rund 80 Pakete mit jeweils etwa 100 Verordnungen von Praxen, die sich entschieden haben, ihre Abrechnungen von uns machen zu lassen. Für diese Papierflut brauchen wir sehr leistungsfähige Geräte und so arbeiten unsere 25 Mitarbeitenden mit insgesamt zwölf WorkForce DS770II Scannern. Zusätzlich müssen die Geräte noch die intern anfallenden Dokumente verarbeiten, sodass wir pro Tag und Gerät auf rund 1.800 Scans kommen.“

Der Epson WorkForce DS770II ist ein Dokumenteneinzugsscanner, der mit seiner Scangeschwindigkeit von bis zu 45 Seiten (beidseitig) pro Minute bestens geeignet ist, auch mit großen Auflagen fertig zu werden. Um auch sehr empfindliche Dokumente schonend zu scannen, verfügt er über einen speziellen langsamen Modus. Die Verordnungen, Zusatzverordnungen und Abrechnungen für die Kostenträger liegen mehrheitlich in den Formaten DIN A4 und A5 vor. Aber es gibt auch Ausnahmen. Schweda dazu: „Wir scannen mit den Epson Scannern alles, was anfällt. Neben den Standartformaten müssen wir auch Notizzettel oder Quittungen für beispielsweise Spesenabrechnungen erfassen. Dazu kommt, dass die Art des Papiers variiert. Manche Praxen senden uns ihre Dokumente auf Umweltpapier, andere nutzen handelsübliches Officepapier, das entweder eine glatte oder gestrichene Oberfläche hat. Selbst wenn wir sie mit großen Stapeln füttern, verarbeiten die Epson Scanner das klaglos und ohne Papierstaus.“

Den Praxen, die mit der Praxissoftware von henara arbeiten möchten, empfiehlt das Unternehmen für den Einsatz vor Ort einen Epson WorkForce DS410. Dieser besonders kompakte Scanner verarbeitet pro Minute bis zu 26 Seiten und ist besonders robust und einfach zu bedienen. Die einfache Handhabung der Geräte ist wichtig, weil das Personal in den Praxen oft nicht sehr geübt im Umgang mit Scannern ist. Eine grobe Handhabung des Papiereinzuges und ein schiefes Einlegen der Blätter sind hier an der Tagesordnung. „Wir empfehlen Praxen nur dann ein Gerät, wenn wir von diesem auch völlig überzeugt sind“, so Schweda. „Stellen Sie sich vor, wir raten zu einem Gerät und die Praxis hat dann nur Ärger damit. Das fällt sofort auf uns zurück!“

„Alle Praxenbetreiber sind sehr kostensensitiv und auch der Platz für ein Gerät ist immer ein Thema“, erklärt Schweda. „Dass die Epson Scanner recht günstig in der Anschaffung sind und eine besonders kompakte Bauform haben, sind somit weitere Pluspunkte, die sie für den Einsatz in unserer Branche prädestinieren. Die Scanner eines anderen Fabrikats, die wir zuvor hatten, konnten unsere Ansprüche nicht so erfüllen. Das ist nun anders und wir sind froh, dass wir auf die Epson Scanner umgestiegen sind.“

Epson Businessscanner