Technologie, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter fördert

Wie gut ein Team wirklich ist, erkennt man an der Effektivität, mit der alle Beteiligten gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. Eine Grundvoraussetzung dabei stellt allerdings Effizienz in der Kommunikation dar.

Wir leben im Zeitalter effektiver Kommunikation: das Internet ist allgegenwärtig, Breitbandtechnologie und Smartphones treiben das enorme Wachstum von Kommunikation rund um den Erdball voran. Mit immer neuen Verhaltensmustern und Ideen loten wir die Grenzen von Produkten und Technologien aus.

Neue Geräte, wie beispielsweise Smartphones, machen unzählige Kommunikationsanwendungen gleichzeitig verfügbar. E-Mail, Telefonie, SMS, Facetime, Skype, WhatsApp – niemals war Arbeiten flexibler und von überall auf der Welt einfacher. Bis 2022, so prognostiziert der britische Diensteanbieter Virgin Media Business[1], werden 60 Prozent all derjenigen, die heute im Büro tätig sind regelmäßig von Zuhause aus arbeiten.

Allerdings birgt dies für Unternehmen auch Gefahren. Kommunikationskanäle drohen auseinanderzudriften und verschiedene Generationen nutzen unterschiedliche Plattformen. Auch die zurückgehende körperliche Anwesenheit in Meetings kann durchaus negative Effekte für die Kommunikation haben.

Deshalb stehen Unternehmen weltweit vor der großen Herausforderung, diese Technologien für eine optimale Kommunikation einzusetzen. Denn neben den zahlreichen Vorteilen stoßen sie unweigerlich auch auf Probleme:

• Fehlende Kompatibilität zwischen Software oder Geräten
• Übermäßig komplexe interne Kommunikationsprotokolle
• Kosten, um Werkzeuge flächendeckend verfügbar zu machen

Diese Punkte stellen Risiken dar, wenn Kommunikation mehr als herkömmliche E-Mail- und Telefon-Kommunikation sein soll.

Bessere Zusammenarbeit durch Unified Communication

Die Antwort darauf verspricht Unified Communications (UC = Einheitliche Kommunikation). Damit wird die Kombination von unterschiedlichen Werkzeugen beschrieben, etwa die Verbindung von Tools zur Echtzeit-Kommunikation mit solchen, die nicht in Echtzeit funktionieren.
Instant Messaging, Video-Konferenzen und Datenfreigaben auf interaktiven Whiteboards werden dank UC mit E-Mail, Fax und SMS kompatibel. Mit UC kann man eine Nachricht über ein Medium versenden und dieselbe über ein anderes Medium empfangen. Voicemails können beispielsweise genauso gut mit dem E-Mail-Programm wie mit dem Mobiltelefon geöffnet werden.

Unternehmen, die die Möglichkeiten der Unified Communication nutzen, helfen dabei, die kommunikativen Verwerfungen innerhalb ihrer Teams zu überwinden. Gleichzeitig stellt UC sicher, dass Teams bei jedem denkbaren Szenario optimal für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit gerüstet sind.

Die Vorzüge von UC für die Unternehmensleistung sind allgemein anerkannt. Die Tatsache, dass Ende 2013 mehr als 70 Prozent der führenden Großunternehmen zwischen fünf und sieben Tools zur Zusammenarbeit bereithielten, spricht für sich. Andererseits ergab eine 2014 von der Zeitschrift Information Week durchgeführte Studie auch, dass in 64 Prozent der Unternehmen nicht einmal die Hälfte der Mitarbeiter Zugriff auf UC hat. Es gibt also Nachholbedarf.

Das fehlende Bindeglied: Kostengünstige UC-Videokonferenzen
Der Investitionsbedarf in einheitliche Kommunikation steigt stetig. Einer der Hauptgründe hierfür ist die enorm praktische – aber oft aufwändige – Videokonferenztechnologie. Dabei wächst der Druck auf die Entscheidungsträger der Unternehmen, ihre Besprechungsräume mit UC und modernen Videokonferenzsysteme auszustatten.

Um maximale Effizienz zu gewährleisten, suchen Unternehmen deshalb nach Systemen, die wirtschaftlich und skalierbar genug sind, um in unterschiedlich große Besprechungsräume zu passen. Gleichzeitig müssen diese aber auch einfach genug sein, um die gewonnene Produktivität nicht durch komplizierte Bedienung zunichte zu machen. Solche Systeme könnten dem noch breiteren Einsatz von UC deutlichen Vorschub leisten. Experten rechnen damit, dass es die Kundenzufriedenheit um bis zu 23 Prozent und die Produktivität um bis zu 12,5 Prozent steigern wird.

Kompatibilitätsprobleme, komplizierte Benutzeroberflächen und die Notwendigkeit fortlaufender Personalschulungen haben die längste Zeit eine flächendeckende Integration von Videokonferenztechnologie in die UC-Systeme verhindert. Vor allem die damit verbundenen hohen Kosten sind hier als Ursache zu nennen.

Unsere Lösung sorgt für mehr Zusammenarbeit in Ihrem Team
Um ihre Effizienz zu erhöhen, müssen Teams geräteunabhängig und direkt mit Kollegen kommunizieren und arbeiten können – an einem oder mehreren Standorten gleichzeitig. Dazu braucht es ein System, das zahlreiche „Telemitarbeiter“ verwalten kann und das Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht: Gemeinsam genutzte Anmerkungen, Präsentationen und Informationen – über interaktive Bildschirme verteilt und nach Bedarf in verschiedene Abschnitte aufgeteilt. So können neben der Videokonferenz auch andere visuelle Inhalte dargestellt werden.

Mit der Epson EB-1400-Serie bieten wir eine durchdachte Kombilösung: ein interaktives Whiteboard auf der einen Seite, ein Projektor und Videokonferenzsystem auf der anderen. Sie vereint praktischen Nutzen mit den Möglichkeiten zur Renditesteigerung – ohne Interoperabilitätseinschränkungen oder komplizierte Benutzeroberflächen.

Die Epson EB-1400-Serie wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die ihre Videokonferenzen über den Besprechungsraum hinaus erweitern möchten. Die Geräte sind skalierbar und können von jedem Mitarbeiter benutzt werden – und das zu einem Bruchteil der Kosten herkömmlicher Lösungen für Besprechungsräume.

Unified Communication wird in Unternehmen aller Größenordnungen immer mehr zum Standard. Deshalb ist es entscheidend, Lösungen zu nutzen, die imstande sind alle Systeme miteinander zu verbinden.
Die Epson EB-1400-Serie löst praktisch alle Probleme, die viele Unternehmen vor einem vollständigen System zurückscheuen lassen. Dank geringerer Kosten, gesteigerter Produktivität und einfacher Verbindung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern unterstützt das System von Epson bereits vorhandene genauso wie zukünftige Anwendungen, die für ein kontinuierlich wachsendes Geschäft entscheidend sind.

Die Perspektive des Benutzers
„Der EB-1430Wi ist eine großartige Lösung. Er erlaubt uns, unseren Besprechungsraum ohne weitere Zusatzausstattung optimal zu nutzen“, so Mitchell Feldman, Gründer und CEO des Londoner Cloud-Service-Anbieters Cloudamour. „Und dank der überschaubaren Kosten der Technologie können wir sie all unsere Kunden zugänglich machen“, betont er die Bedeutung einer Konferenzlösung, die günstig genug ist, um auch jenseits der unternehmenseigenen Besprechungsräume eingesetzt zu werden. „Die Möglichkeit, das Videokonferenzsystem in verschiedenen Bereichen einzusetzen, hat zu einer Kultur der Zusammenarbeit geführt, die gerade für kleinere Unternehmen wie uns einen echten Vorteil darstellt.“
Außerdem weist Feldmann darauf hin, dass 87 Prozent der Nutzer von Videokonferenzen in seinem Unternehmen sagen, dass sie sich durch Lösungen von Epson besser an die Teams und Kollegen angebunden fühlen, mit denen sie zusammenarbeiten.