In die papierlose Zukunft mit Epson WorkForce DS-860

Inmitten sanfter Hügelketten liegt der beschauliche rheinland-pfälzische Winzerort Klingenmünster. Weit über seine Grenzen hinaus ist die Region an der Südlichen Weinstraße als eines der bedeutendsten Weinbaugebiete Deutschlands bekannt.

Klingenmünster lockt seine Gäste aber nicht nur mit idyllischer Rebenlandschaft oder mit einem Besuch der guterhaltenen Burganlage Landeck, sondern beherbergt auch den Hauptsitz des renommierten Pfalzklinikums AdöR. Das Klinikum stellt als Dienstleister für seelische Gesundheit an insgesamt 14 verschiedenen Standorten in der Region Pfalz vielfältige, wohnortnahe Behandlungs- und Hilfeangebote bei psychischen Erkrankungen, Störungen und Krisen zur Verfügung. Als einer der größten Arbeitgeber der Region beschäftigt das Kommunalunternehmen in öffentlicher Hand derzeit rund 2.300 Menschen unterschiedlichster Berufsgruppen: Ärzte, Therapeuten, Pflegekräfte, Verwaltungsangestellte und viele mehr. Jährlich werden etwa 30.000 Menschen ambulant, stationär oder teilstationär behandelt und betreut.

Im Jahr 2000 startete das Pfalzklinikum mit einem zukunftsweisenden Digitalisierungsprozess, um klinische Abläufe durch den Einsatz effizienter IT-Verfahren zu optimieren. Bis dahin war das Dokumentenmanagement noch überwiegend papiergebunden. Mittlerweile ist diese Entwicklung so weit fortgeschritten, dass nahezu der gesamte Behandlungsprozess von der Aufnahme über die Behandlung bis zur Entlassung über das Krankenhausinformationssystem digital unterstützt wird. Im Jahr 2016 wurde der Digitalisierungsprozess um das Projekt "Digitale Patientenaktenarchivierung" erweitert. Die Zielsetzung dieses Projekts bestand darin, die verbliebenen Papierdokumente wie beispielsweise externe Briefe aus Voraufenthalten und Konsilen sowie andere Papierformulare zeitnah während des Behandlungsprozesses dezentral zu digitalisieren, sodass nach der Entlassung eines Patienten kein Papierdokument mehr archiviert werden muss.

Das Projekt wurde in der Klinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie (KJP) gestartet. Mehrere Scanner-Modelle unterschiedlicher Hersteller wurden dabei einem eingehenden Praxistest unterzogen. Die Wahl fiel letztlich auf Epsons schnellsten doppelseitigen DIN A4-Einzelblattscanner WorkForce DS-860. Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten des Epson-Scanners war neben der benutzerfreundlichen Konfiguration und dem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem die reibungslose Einbindung in das bestehende Krankenhausinformationssystem. „Auch der Support von Epson bei der Einführung war sehr gut“ erläutert Michael Giebel, Leiter der Abteilung Datenverarbeitung und Prozessorganisation des Pfalzklinikums. In der KJP sowie im Bereich der Patientenadministration kommen derzeit circa 60 Epson-Scanner zum Einsatz.

„Seit wir die Scanner von Epson einsetzen, ist an jedem Ort und zu jeder Zeit ein schneller Zugriff auf die komplette Patientenakte möglich. Für die Daten-Archivierung benötigen wir damit wesentlich weniger Zeit“, erklärt Claudia Müller, stellvertretende Leiterin der Administration der KJP. Die Bereichsassistentinnen auf den verschiedenen Stationen scannen zeitnah alle vorliegenden Dokumente. „Der Einsatz der Scanner ist ohne Zweifel eine große Arbeitserleichterung für uns“ ergänzt Müller, „zumal die Bedienung der Geräte kaum Einarbeitungszeit benötigt und sich die Wartung auf eine wöchentliche Reinigung der Einzugsrollen bzw. Abstauben der Oberflächen beschränkt.“

Der WorkForce DS-860 passt dank seiner kompakten Abmessungen auf jeden Klinikschreibtisch. Er ist in der Lage, pro Minute bis zu 65 Seiten oder 130 Bilder bei einer Auflösung von 300 dpi bei Farbscans zu scannen. Durch die problemlose Einbindung der Scanner in die Systemumgebung können sie direkt aus dem Archivierungssystem angesprochen werden. Wenn IT-Leiter Michael Giebel ein Resümee der vergangenen Jahre seit Beginn des Digitalisierungsprozesses im Pfalzklinikum zieht, wird eines deutlich: Die Anschaffung der bislang 60 WorkForce DS-860-Scanner hat sich bezahlt gemacht. Auch in Zukunft wird das Klinikum auf Scanner der Marke Epson setzen. So kann davon ausgegangen werden, dass nach einem Rollout des Archivierungssystems an allen Standorten mehrere hundert Scanner im Einsatz sein werden.