Epson Scanner im Gesundheitswesen

Epson Scanner im Bereich Gesundheitswesen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen und Authentifizierung

Der Verein mit vier Psychotherapeutischen Ambulanzen (Ausbildungsambulanz, allgemeine klinische Ambulanz, Kinder- und Jugendambulanz, Neuropsychologie) bietet Erwachsenen psychotherapeutische Behandlungen nach dem neuesten Stand der Forschung. Die Psychologischen Psychotherapeuten:innen des Teams bieten Leistungen des gesamten Spektrums psychiatrisch-psychotherapeutischer Diagnostik und Therapie an und behandeln etwa 1.000 Patienten pro Jahr.

Auch im IT-Umfeld ist die Ambulanz sehr gut aufgestellt, denn bereits zwei der Ambulanzen verlassen sich bei der Ein- und Ausgabe ihrer vielfältigen Dokumente auf Epson Drucker und Scanner. So sind dort neben einem Kopierer Epson Enterprise WF-C17590 ebenfalls noch verschiedene WorkForce Pro WF-C579R und WorkForce Pro WF-C5790 im Einsatz. Die Digitalisierung der Unterlagen in Papierform übernehmen fünf Dokumentenscanner des Typs WorkForce DS-790WN.

Olliver Berg, IT-Verantwortlicher der „Poliklinische Institutsambulanz für Psychotherapie an der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz“, erklärt: „Wir haben seit Anfang 2024 fünf Epson Scanner DS-790WN in zwei unserer vier Häuser im Einsatz. Aktuell prüfen wir, ob wir die Geräte auch noch in den verbliebenen Gebäuden ausrollen, denn die bei uns arbeitenden Geräte haben sich im harten Klinikdienst des Backoffice, in den therapeutischen Arbeitsräumen und im Magazin mit den jeweils ganz unterschiedlichen Aufgaben sehr gut bewährt.

Im Backoffice verarbeiten die Epson Scanner die üblichen Bürodokumente für unsere Dokumenten Management System DokuWare. Das sind die Art Unterlagen, wie sie in allen Unternehmen anfallen, also beispielsweise Briefe, Personalakten, Rechnungen und anderes.

In den Arbeitsräumen der Therapeuten:innen, die bei uns als ‚Shared Workspace‘ organisiert sind, digitalisieren die Scanner vorwiegend therapeutische Zeichnungen, Kommentare oder handschriftliche Notizen, die während den Sitzungen angefertigt wurden. Dazu kommen noch externe Schriftstücke wie zum Beispiel Ärztebriefe, die selbst heute noch oft per Post verschickt werden.

In unserem Magazin schließlich werden mit den Epson Scannern die dort gelagerten papierenen Patientenakten für eine digitale Archivierung verarbeitet. Nach Einführung der digitalen Patientenakte (e-Akte) entschieden wir uns nämlich, zunächst die Akten der neu hinzukommenden Patienten:innen für die finale Archivierung zu digitalisieren und die älteren Bestände dann erst nach und nach zu erfassen.“

Über alle Scanner hinweg kommt so eine beachtliche Auflage zusammen. Während bei den Therapeuten:innen der übliche Durchsatz um die 1.000 Seiten pro Monat liegt, fallen im Magazin auch gerne einmal 3.000 Blatt und mehr an. Dabei werden mit allen Scannern überwiegende DIN A4-Dokumente gescannt, wobei aber hin und wieder auch DIN A5 und selbst DIN A6-Seiten digitalisiert werden müssen. Bei älteren Dossiers kann es aber auch vorkommen, dass für die heutige Zeit unübliche Format vorliegen. Berg dazu: „Aber das macht alles nichts, denn selbst unterschiedliche Formate bringen die Epson Scannern nicht aus der Ruhe. Nach unserer Erfahrung verarbeitet ihr Einzug alle anfallenden Formate in vielen Papierstärken schnell und problemlos.“

Safety first!

Das Thema Datensicherheit spielt im Gesundheitswesen eine sehr große Rolle. Weil es ein Ziel der Scanner-Installation in der Ambulanz war, dass unabhängig von der Anzahl der vorhandenen Geräte – die sich je nach Entwicklung noch ändern kann –, jede:r Anwender:in von jedem Gerät aus scannen kann, haben sich die Anforderungen weiter erhöht. Das Haus hat daher nach gründlicher Diskussion mit dem Epson Fachhandelspartner mittels des OpenLDAP-Standards[1] eine zentrale Benutzerverwaltung aufgebaut, sodass alle Nutzer:innen leicht administrierbar werden. Die Anwender:innen der Scanner identifizieren sich direkt an den Geräten über einen angebrachten Kartenleser[2] mittels ihrer RFID-Karte. Dabei wird die Chipnummer der Karte gescannt, im LDAP gespeichert und mit den entsprechenden Zugriffsrechten verknüpft. Bei den Geräten in den Therapiezimmern gehört dazu der Pfad zu den individuellen persönlichen Verzeichnissen, in denen die gescannten Daten automatisch gespeichert werden.

Berg dazu: „Die Scanner arbeiten bei uns praktisch nur im ‚Standalone‘-Modus – also ohne PC. Das große Display der Epson Scanner macht die Bedienung sehr einfach und wir wandeln auf Knopfdruck die gescannten Dokumente direkt ins Format PDF/A und speichern sie in dem mit der RFID-Karte assoziierten Verzeichnis, wo sie dann zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen. Dafür steht den Mitarbeitenden die Branchenlösung ‚PsychoWare‘ zur Verfügung, die unter unserer Mitwirkung entwickelt wurde und mittlerweile bundesweit besonders im Umfeld der Forschungsambulanzen gerne eingesetzt wird.“

Um die Datensicherheit der Patientendaten weiter zu erhöhen, werden alle Dokumente in den persönlichen Scanordnern täglich automatisch gelöscht. Auch sind die Daten bei der Übertragung über das Netzwerk verschlüsselt. Zusätzlich steht der „Scan-to-Print“-Dienst zur Verfügung, sodass die Scanner dann zusätzlich mit einem der im Netz verfügbaren Epson Drucker oder Kopierer ein Papierduplikat der Unterlagen anfertigen können.

Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit zählen im Ambulanzalltag doppelt!

Obwohl sich die Epson Drucker, Kopierer und Scanner im täglichen Einsatz als sehr zuverlässig und robust erwiesen haben, geht die Ambulanz auch beim Thema Service auf Nummer Sicher. So gibt es einen Wartungsvertrag, der neben den Scannern auch die im Einsatz befindlichen WorkForce Pro Drucker und Kopierer umfasst. Damit ist das Haus im Falle des Falles abgesichert und kann zum Wohle der Patienten:innen ohne Störung den täglichen Betrieb aufrechterhalten.

„Die Kollegen und Kolleginnen sind sehr angetan von der einfachen Bedienung, der Robustheit und Geschwindigkeit der Epson Scanner. Ihre leichte Handhabung hat jede Schulung überflüssig gemacht und gerade weil sie so zuverlässig arbeiten, bekomme ich von ihrer Existenz überhaupt nichts mit – und mehr kann man sich als verantwortlicher IT-ler von einem Gerät nicht wünschen“, schmunzelt Berg.

Die Poliklinische Institutsambulanz für Psychotherapie an der Universität Mainz wird ausgerüstet von:

LaserHOST GmbH

Edisonstraße 13
63512 Hainburg
Telefon: 06182-9272-0
E-Mail: info@laserhost.de
Internet: www.laserhost.eu

Epson WorkForce DS-790WN:

• Netzwerkscanner MIT erweiterte Authentifizierungsfunktionen Einrichtung mehrerer Benutzerkonten lokal oder remote (unterstützt LDAP)
• ScanWay – Standalone-Scannen Direkt in Netzwerk, Cloud, E-Mail oder USB-Stick scannen auch ohne Computer
• Anschlüsse: USB 3.0, Wi-Fi, Wi-Fi Direct, Gigabit Ethernet
• High-Speed Scan mit bis zu 45 Seiten/Min./90 Bilder/Min. (mit dem 100-Blatt ADF)
• Großes Display mit 10,9-cm-Farb-Touchscreen sowie anpassbaren Voreinstellungen und Layout

[1] Das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) ist ein Netzwerkprotokoll zur Abfrage und Änderung von Informationen verteilter Verzeichnisdienste. Seine aktuelle und dritte Version ist in RFC 4510 bis RFC 4532 spezifiziert, das eigentliche Protokoll in RFC 4511.

[2] TWN4 MULTITECH 2 LEGIC LF HF von Elatec.