Perifere hybridenheder til en hybridverden

Der er sket et større skift i arbejdsverdenen i retning af hybridmodeller. Mange har dog ikke erkendt, at farten på denne udvikling bliver stadig større. I henhold til Gartner accelererer ændringen. De anslår, at 39 % af verdens vidensmedarbejdere i 2023 vil være ansat under en hybridaftale i forhold til 37 % i 2022. ⁱ.

Dette seismiske skift har omdefineret måden, vi arbejder på, med organisationer, der kappes om at implementere tjenester og strategier, der støtter et blandet arbejdsmiljø. Fra investeringer i avancerede kommunikations- og samarbejdsværktøjer, f.eks. videokonferenceplatforme, til digitale transformationsinitiativer som Cloud-baserede systemer og dokumentstyringsløsninger.

Undervejs i dette hastværk for at tilpasse sig har mange organisationer dog overset nogle vigtige, dagligdagsteknologier. Nemlig: de perifere it-enheder, som vi alle tager for givet, f.eks. scannere og printere. Resultatet er, at der er nogle åbenlyse problemer forbundet med at indarbejde eksisterende teknologi i nye arbejdsmønstre. Investeringer i værktøjer og software til fjernsamarbejde er uden tvivl vigtige, og de fysiske værktøjer, som medarbejderne er afhængige af i forbindelse med vigtige, daglige opgaver, bør ikke tilsidesættes.

Ved at sikre, at perifere it-enheder er velegnede til hybridverdenen, kan organisationer udstyre deres medarbejdere med de rigtige teknologier til at arbejde effektivt, uanset hvor de arbejder.

Hybrid har ændret den traditionelle måde at arbejde på

Hybridarbejde har ændret det traditionelle kontormiljø på tre større områder. Først og fremmest er der færre skriveborde og mere samarbejdsplads. Årsagen til dette er, at når medarbejderne er på kontoret, er det oftere for at mødes med andre end for at udføre målrettet arbejde. Tiderne med faste fysiske arbejdspladser - kontormiljøerne og rækkerne af skriveborde - er forbi. Plads er derfor nu i høj kurs.

Dernæst bliver skrivebordene mindre og mindre. Næsten tre fjerdedele (74 %) af medarbejderne rapporterer, at de har mindre plads på skrivebordet ⁱⁱ. For det tredje har "hot desking" medført, at medarbejderne mangler lagerplads og ejerskab over deres arbejdsplads. Ideen om at have "sit eget skrivebord" at vende tilbage til, dag efter dag, er ved at forsvinde.

Eller sagt på en anden måde: Der er færre, mindre skriveborde, og hvor medarbejderne ikke har plads til deres værktøj eller teknologier. Virksomhederne har dog ikke nødvendigvis investeret i perifere it-enheder i overensstemmelse med denne ændring. Ofte er det sådan, at teknologi, som er egnet til et statisk kontormiljø, hvor medarbejdere havde adgang til det samme udstyr på deres skrivebord eller på faste placeringer i nærheden, er blevet presset ind i hybridverdenen.

For dem, der kun lejlighedsvis benytter en printer eller scanner, er dette muligvis ikke et stort problem. Men hvad med de medarbejdere, som er afhængige af disse enheder for at kunne udføre deres daglige opgaver på en effektiv måde? Det kunne f.eks. være medarbejdere, der arbejder administrativt inden for HR og økonomi.

Tænk et øjeblik på en juniormedarbejder i HR-afdelingen. De er meget afhængige af scannere for at kunne digitalisere og administrere medarbejderregistreringer, f.eks. kontrakter, CV'er og identifikationsdokumenter. På samme måde er scannere essentielle inden for økonomi for at kunne håndtere fakturaer, kvitteringer og regnskaber mhp. at behandle og spore transaktioner, forbedre nøjagtigheden og reducere fejl ved manuel indtastning af data.

I en hybridverden ender disse medarbejdere med at stå ved den fælles kontorscanner for at behandle hundredvis af dokumenter. Dette er hverken effektivt eller god kontoretikette, og det medfører forsinkelser og afbrydelser, der påvirker arbejdspladsens generelle produktivitet og effektivitet.

Behovet for alsidige, perifere it-enheder, der uden problemer kan tilpasses skiftende arbejdsdynamik, er blevet altafgørende. Nutidens medarbejdere har brug for fleksible løsninger, der giver dem mulighed for at håndtere deres udskrivnings- og scanningsbehov, uafhængig af deres kontoropsætning. Det betyder, at løsningerne skal være mere kompakte, fleksible og effektive.

Sikre, at perifere it-enheder er en del af en hybridmodel

Der er tre ting, som it-chefer skal have med i deres overvejelser, når de foretager ændringen. Først og fremmest har de brug for software til booking af ressourcer. Dette vil betyde, at medarbejderne kan reservere og tage fælles ressourcer, f.eks. mødelokaler, skriveborde, udstyr som scannere og endda parkeringspladser, med i planlægningen.

Med implementering af en sådan software kan organisationer garantere retfærdig adgang til ressourcer. En sådan teknologi kan f.eks. konfigureres til at give medarbejdere, der arbejder i HR- eller økonomiteamet, mulighed for at reservere en scanner til den tid, de er på kontoret. På den måde elimineres problemer og arbejdsgang og produktivitet optimeres.

Den vil også hjælpe organisationer med at spore og analysere ressourceforbrug, så det bliver lettere at træffe informerede beslutninger og planlægge ressourcer. Samlet set giver software til booking af ressourcer organisationer mulighed for at skabe et problemfrit og produktivt hybridarbejdsmiljø, hvor medarbejdere effektivt kan få adgang til og få mest muligt ud af vigtige ressourcer.

For det andet skal organisationer vurdere deres eksterne enheder ved at overveje faktorer som tilslutning, portabilitet og kompatibilitet. Med hybridarbejde skifter medarbejderne ofte plads mellem forskellige arbejdspladser, så perifere enheder, f.eks. scannere, skal udvikles for at være alsidige og kompakte. De skal ikke kun være pladsbesparende, især i mindre skrivebords- eller hot desk-miljøer. Medarbejderne skal også nemt og ubesværet kunne digitalisere dokumenter hurtigt og effektivt, selv når de arbejder fra midlertidige arbejdspladser. Med perifere hybridenheder, som er alsidige og praktiske, kan organisationer effektivisere deres processer og optimere produktivitet og fleksibilitet.

Endelig er det af afgørende vigtighed at etablere tydelige politikker og retningslinjer vedrørende indkøb af udstyr, vedligeholdelse og support, når der implementeres en hybridarbejdsmodel. Ved at definere en omfattende proces for indkøb af udstyr kan organisationer sikre, at medarbejderne har de værktøjer og enheder, der er nødvendige for at udføre deres opgaver på en effektiv måde, uanset der er tale om eksternt arbejde eller kontorarbejde. Dette involverer etablering af protokoller for anskaffelse af udstyr, fastsættelse af budgettildelinger og overvejelser vedrørende faktorer som kompatibilitet og pålidelighed.

Det er også vigtigt at implementere et solidt vedligeholdelsessystem for hurtigt at kunne håndtere eventuelle tekniske problemer. Dette inkluderer definition af procedurer for vedligeholdelse af udstyr, planlægning af regelmæssige kontroller og tilbud om tilgængelige kanaler, så medarbejderne kan give besked om problemer eller bede om hjælp. Ved at være proaktive omkring vedligeholdelse af udstyr kan organisationer minimere nedetid og fremme produktiviteten.

Arbejdet har uigenkaldeligt ændret sig og tvunget organisationer til at omvurdere deres strategier og foretage vidtgående ændringer. Måske er den sidste del af puslespillet at sørge for, at perifere it-enheder er velegnede til fremtiden. Ledere skal vende tilbage til det grundlæggende for at sikre, at deres arbejdsstyrke har det rigtige værktøj og udstyr.

Med perifere hybridenheder, som tilbyder den perfekte blanding af alsidighed og en rimelig pris, kan medarbejderne være produktive og organiserede uafhængigt af deres arbejdsmiljø.

Få mere at vide om vores hybridscannere her: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.