PERSONLIGE, KULØRTE NAVNESKILTE GIVER BESØGENDE EN BEDRE OPLEVELSE

Epson har lanceret en kompakt mærkatprinter beregnet til receptioner og gæsteområder, der kan fremstille kulørte navneskilte til de besøgende. Den digitale mærkatprinter ColorWorks C3500 samarbejder problemfrit med software til gæstedokumenthåndtering og hjælper derved med både at overholde GDPR-kravene ¹ og give gæsterne en mere sikker og personlig oplevelse. 

Efterhånden som gæstebøger fjernes fra receptionerne ²som et led i overholdelsen af GDPR, erstatter mange organisationer de eksisterende systemer til besøgsadministration med mere sikre digitale løsninger. Epsons digitale gæstemærkatprinter ColorWorks er designet til brug sammen med software til gæstedokumenthåndtering og bidrager til at give gæsterne en mere sikker, kulørt og imødekommende oplevelse.

Epsons kompakte C3500 ColorWorks-gæstemærkatprinter fremstiller skræddersyede og personlige navneskilte med forbedret visuel identifikation, såsom foto, stregkoder og virksomhedens farver.

HEMA Maschinen- und Apparateschutz GmbH, som producerer beskyttelsesudstyr til betjening af tungt maskineri, bruger Epsons ColorWorks-printer kombineret med avanceret software til besøgsadministration fra Pridento VMS, hvilket giver besøgende på virksomhedens kontor i nærheden af Seligenstadt i Bayern, Tyskland, en mere behagelig oplevelse.

HEMA modtager adskillige besøgende hver dag og havde brug for en effektiv, sikker og mere personlig løsning til besøgsadministration. Takket være Epsons digitale ColorWorks-printer kan virksomheden nu forberede navneskilte og gæstedokumentation i forvejen, hvilket får modtagelsesprocessen til at gå hurtigere. Gæsteregistreringssoftwaren kan også tilsluttes et kamera, så hver enkelt navneskilt kan udstyres med et foto af den pågældende gæst. Som en yderligere sikkerhed omfatter den nye registreringssoftware ansigtsgenkendelse til identificering af besøgende og udskrivning af personlige navneskilte med stregkoder. 

Nico Hechmann, der er systemchef hos HEMA, forklarer: "Vores gæster bliver budt velkommen i receptionen med kulørte, personlige id-skilte, der er fremstillet i forvejen og omfatter vores firmalogo, et foto af den besøgende samt en stregkode med det korrekte adgangsniveau for vedkommende."

 "Vi er særdeles tilfredse med vores nye løsning til besøgsadministration og med Epsons digitale ColorWorks-mærkatprinter, som vi har implementeret for nylig. Det er gået meget hurtigt med at få den indført – den er brugervenlig, sikker og sparer tid for både vores gæster og medarbejderne i receptionen."

Jacob Kallergis, produktchef for farvemærkatprintere, udtaler: "Epson arbejder sammen med en række udviklere med speciale i besøgsadministrationssoftware for at forbedre gæsternes oplevelse ved modtagelsen. Det er almindeligt anerkendt, at gæstebøger i receptionen udgør en alvorlig risiko for organisationer, ³og efterhånden som der indføres strammere kontrol af personoplysnings- og dataadministration i forbindelse med GDPR, ønsker virksomheder at forny deres procedurer og samtidig sikre, at deres gæster får en positiv, professionel og imødekommende modtagelse."

"Epson ColorWorks-printeren kan stå på skranken i receptionen. Den er nem at bruge, og når den kombineres med software til besøgsadministration og forbindes med f.eks. en tablet, kan den på sikker vis indsamle relevante oplysninger om de besøgende og udskrive kulørte og professionelle gæsteskilte med højopløsningsfotos af gæsterne samt firmalogoer og stregkoder." 

1. Generel forordning om databeskyttelse (GDPR) https://www.itgovernance.co.uk/data-protection-dpa-and-eu-data-protection-regulation
2. Gæstebøger udgør også en trussel mod fortrolighed og databeskyttelse. En gæstebog placeret på et offentligt tilgængeligt sted indebærer, at alle kan se andres personlige oplysninger. Hvis bogen skulle blive stjålet, udgør dette et brud på en organisations persondatasikkerhed. GDPR stiller skrappe krav med hensyn til datasikkerhed og -fortrolighed, herunder et krav om kryptering af personoplysninger og sikring af vedvarende fortrolighed af alle indsamlede personlige oplysninger. Organisationer, der ikke overholder bestemmelserne i GDPR, risikerer bøder på op til 20 mio. euro eller 4 % af den globale omsætning.
3. Papirbaserede gæstebøger medfører en række risici, herunder synligheden af navne på andre personer, hvem disse personer besøger, hvor de arbejder samt deres underskrift. Gæstebøger giver heller ikke gæsterne mulighed for give samtykke eller se vilkårene for indsamling af gæstedata. Ej heller giver de gæsterne nogen forklaring på, hvordan organisationen bruger de indsamlede data.